Top.Mail.Ru
Практические советы по общению в мессенджерах и групповых чатах, в социальных сетях: что принято, а что нет. При онлайн-общении стоит соблюдать элементарные правила кибербезопасности, о которых мы тоже предупреждаем.

Общение в мессенджерах и групповых чатах

Обмен сообщениями в мессенджерах 1 возник довольно давно, в конце 90-х годов прошлого столетия, и использовался чаще всего между друзьями через ICQ 2. Ему на смену пришли другие приложения, которыми многие из нас пользуются каждый день: WhatsApp, Telegram, Viber, Microsoft Teams, Skype, Slack и др.

С началом пандемии в 2020 году мессенджеры стали активно использоваться и в сфере делового общения, но, к сожалению, люди, которые ранее использовали их только для дружеского общения, так и не смогли осознать, что при общении в мессенджере с коллегой или деловым партнером следует придерживаться рамок делового этикета.

Чтобы не вызвать чувства обоюдного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил при переписке в мессенджерах.

Аватарка. Если вы используете мессенджер как рабочий инструмент, а не только для общения с друзьями, то лучше еще раз посмотреть на свою фотографию в профиле. Аватарка не просто передает внешний вид человека, но и является своего рода визитной карточкой. По аватарке пользователя можно судить о его интересах, убеждениях и даже профессии. Она способна выражать эмоции, настроение пользователя и его отношение к жизни. Аватарка производит первое визуальное впечатление в онлайн-мире, которое может сильно повлиять на восприятие вашей личности другими пользователями Интернета, в т.ч. если вы общаетесь в мессенджере или чатах.

Отсутствие аватарки может говорить о фейковом (поддельном) аккаунте либо о том, что его владелец от кого-то прячется, но при этом считает, что может следить за личной и общественной жизнью своих знакомых и коллег.

Интересный факт

Группа итальянских исследователей в 2014 году, проанализировав фотографии пользователей Facebook, пришла к выводу, что аватарка в социальных сетях несет много информации о пользователе и напрямую связана с его характером.

Так, экстраверты на фотографиях улыбаются и появляются с другими людьми. Интроверты на фотографиях в одиночестве. Невротики чаще всего используют изображения без людей или свое лицо очень крупным планом. А доминирующие люди используют очень яркие, запоминающиеся изображения 3.

Начало контакта и приветствие:

  • если это ваш первый контакт, начните с формального приветствия, затем необходимо представиться и желательно указать, кто вам дал номер телефона. Далее кратко изложите суть вопроса;
  • если вы уже знаете своего собеседника, то после приветствия сразу переходите к делу.

Форма приветствия в мессенджере зависит от стиля общения между коллегами или деловыми партнерами: от дружеского «Привет» до официального «Добрый день».

Если у вас к человеку конкретный вопрос или предложение, то сразу после приветствия (представления) напишите об этом. Не стоит писать только «Привет!» или «Добрый день!» и ждать на него ответа. Ваш адресат имеет право ответить и через 10 минут, и через час, а может вообще не ответить на такое сообщение, посчитав это нецелесообразным.

Избегайте сообщений, разбитых на отдельные слова: каждый раз, когда приходит сообщение, у человека срабатывает сигнал уведомления (если эта функция не отключена), что отвлекает, либо собеседнику придется оторваться от своих дел и уткнуться в экран смартфона, ожидая, когда же вы наконец доформулируете свою мысль. Такую коммуникацию не назовешь эффективной. Поэтому в одном сообщении должна быть полностью сформулированная мысль или четко поставленный вопрос.

Если в одно сообщение хотите «упаковать» несколько тем, то их можно нумеровать либо разделять пустыми строками, что облегчает усвоение информации и ответ на нее, причем может использоваться та же нумерация (только цифра и потом ответ).

Грамотность. Если в дружеской переписке мы можем не придавать значения опечаткам или допущенным ошибкам, то в деловом общении проблемы с орфографией и пунктуацией могут оттолкнуть собеседника: сообщения выглядят неряшливо, а собеседник – непрофессионально.

Всегда, прежде чем отправить сообщение, перечитайте его еще раз, отредактируйте и только после этого нажмите кнопку «Отправить».

Иногда автозамена текста или функции Т9 играют с нами злую шутку: хотели написать одно, а отправили другое. Хорошо, когда у наших собеседников все в порядке с чувством юмора и они правильно отреагируют на подобные недоразумения, но может быть и наоборот. Поэтому автозамену на своем смартфоне лучше отключить.

Если все-таки отправили неправильный текст, в котором явно странно смотрится какая-то фраза или слово, то есть несколько вариантов:

  • можно удалить ошибочное сообщение и направить корректный текст;
  • иногда можно изменить ранее направленный текст, не отзывая его (например, в WhatsApp);
  • в следующем сообщении после ошибочного ставят знак звездочки и после него вписывают правильный вариант фразы / слова (без повторения всего сообщения) – см. Пример 1.

Пример 1

Первое сообщение с ошибкой:

Здравствуйте, Елена Николаевна!
Травка мы можем упеть, но при условии получения данных от Вас сегодня. С нашей стороны гендиректор договор уже подписал.

Следующее сообщение с исправлением ошибки:

* Завтра мы можем успеть

Эмодзи и смайлы. Несмотря на то, что эмодзи и смайлы становятся все более популяры, минимизируйте их использование, особенно если главная цель вашей коммуникации – ясность и однозначность понимания информации.

Обычно смайл или эмодзи ставятся, чтобы выразить эмоции или отношение к событию. Однако эмодзи больше приближены к сленгу и разные люди (это связано с возрастными и национальными...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как потребителю доказать суду направление документов ответчику

Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?

Распространенные ошибки в оформлении служебных писем

Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.

Эффективное деловое общение по телефону

Предлагаем десятки оптимальных текстовых конструкций для ведения деловой беседы по телефону: как выстроить свой исходящий звонок; чего произносить не стоит и на какие фразы это лучше заменить; что говорить, если абонент оказался занят или его нет на месте; как вежливо уточнить данные о собеседнике; как организовать целый обзвон и систематизировать его результаты. Лучше всего люди запоминают начало и конец беседы – на это надо делать ставку. Даем готовые формулировки для приема входящих звонков: для переключения на специалистов и руководство организации, что говорить при их отсутствии, когда не расслышали человека, когда требуется время для уточнения информации, когда звонят сразу несколько телефонов, как разговаривать с конфликтным собеседником или излишне болтливым и многое другое. Взяв в свой арсенал эти фразы, секретарь станет более виртуозным, вежливым и «непробиваемым» :)

Процедура подачи документов в арбитражный суд

Показываем алгоритм действий при подаче документов в суд 3 способами: нарочным (при личной явке), по почте, в электронном виде через систему «Мой Арбитр». Объясняем, как заверить копии представляемых в суд документов, даем примеры ходатайств о приобщении материалов к делу (арбитражного суда и суда общей юрисдикции; от имени физлица и организации). Поясняем, как их подписать от имени организации в бумажном и электронном виде, как оформить доверенность на представителя. В каком случае сотрудник суда поставит на ваш экземпляр документа отметку о приеме.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.