Очень серьезным является вопрос о составе метаданных, сохранность которых необходимо обеспечить вместе с электронными документами. Каждая из функциональных возможностей СЭД/ECM/ERP-систем обычно поддерживается своим набором метаданных. Ключевыми являются метаданные:
В самих информационных системах метаданных может быть очень много, и далеко не все они необходимы для обеспечения архивного хранения и использования документов. Из них следует отобрать для сохранения разумный минимум.
Электронные документы включают в себя контент и неразрывно связанные с ним метаданные. Обязательным условием авторитетности документов является наличие следующих метаданных:
К сожалению, проблема обеспечения сохранности документов, подписанных усиленными электронными подписями, во всем мире пока еще не решена. Тем временем в России сфера применения электронной подписи все время расширяется, охватывая и документы длительного и постоянного срока хранения!
В первую очередь нужно...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – кто будет формировать реестры документов электронных дел.
Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно придать официальный характер электронной переписке сторон при заключении договора?
С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить бумажную копию электронного оригинала?
Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.
С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – кто будет формировать реестры документов электронных дел.
Визуализация электронных подписей на документе позволяет его читателю понять, кто и когда подписал документ (либо визировал его, утвердил, заверил копию и т.п.). Визуализировать можно по-разному. Мы предлагаем вам ознакомиться не с теоретическими изысканиями, а с анализом сложившейся практики: как это начали делать отечественные банки, как сейчас это делается на сайте госзакупок, что придумали в Минкомсвязи РФ, в Роскомнадзоре, в правительстве Санкт-Петербурга, для нотариального удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Кроме того, мы знакомим вас с европейским опытом.
Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно придать официальный характер электронной переписке сторон при заключении договора?
Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
