Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Указом Президента от 21.07.2020 № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в т.ч. с построением корпоративных автоматизированных документных систем и внедрением безбумажных моделей документооборота.

Решение задачи перехода на безбумажную модель документооборота начинается с понимания отличия цифровизации документа от автоматизации документных процессов.

Цифровизация документа – это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат. А целевым показателем цифровизации документа считают формализацию документов и формирование массива структурированных данных (движение в сторону Big Data и оптимальных методов их обработки).

Автоматизация документных процессов – пока это чаще всего выражается в прохождении карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, т.е. оригинал – на бумаге, в СЭД – информация о документе.

Цифровая трансформация управления документами – это практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым подлинникам. По нашей экспертной оценке, цифровая трансформация будет происходить как постепенное перевнедрение всех имеющихся СЭД.

При автоматизации юридическую силу и юридическую значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее корректный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – цифровой документ, обладающий юридической силой и юридической значимостью, которые обеспечиваются иначе, чем у бумажного документа. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода к методологии организации документооборота, к разработке и внедрению информационных систем.

Сложившийся подход к автоматизации управления документами

В проектах по внедрению безбумажной модели документооборота можно выявить четырех участников:

1. Вендоры разрабатывают программные продукты;
2. ИT-компании проводят внедрение программных продуктов;
3. ИT-служба компании берет на себя решение задачи цифровизации на предприятии;
4. Служба ДОУ отвечает за ведение делопроизводства на предприятии.

Мы видим, что трое из четырех участников связаны с информационными технологиями. Они не обладают компетенциями в сфере управления документами. При этом справедливо отметить, что представители служб ДОУ на предприятии зачастую бывают некомпетентными в вопросе информационных технологий.

Перевести документ в цифровой формат методически и технически сложнее, чем автоматизировать процесс его обработки. Это связано с тем, что объектом системы становится цифровой документ, обладающий юридической силой. А при автоматизации документооборота юридическая сила обеспечена бумажным оригиналом.

Сложившийся подход к автоматизации документооборота характеризуется доминирующей позицией специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.

Нельзя не отметить, что разработка технологий работы с цифровыми документами большинства систем документации, в т.ч. и управленческой, происходит без опоры на делопроизводственную часть и без учета требований нормативно-методических актов, являющихся связующим звеном между ними. Специалисты по управлению документами обычно не участвуют в разработке технологических процессов, проектировании и внедрении корпоративных систем управления документами, несмотря на то что ГОСТ Р ИСО 15489-1 (в обеих своих редакциях) акцентирует внимание на том, что именно они должны стоять во главе данных процессов. Ибо именно теория предметной области содержит необходимый набор предопределенных компонент, процессов и данных, необходимых для проектирования безбумажной модели документооборота.

На сегодняшний день нет ни одной формализованной проектной технологии, которая предлагала бы инструментарий, как выполнить переход от автоматизации документных процессов к цифровой трансформации управления документами. Есть лишь верхнеуровневые рекомендации и дорожные карты.

К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит без участия специалистов по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функциональных возможностей информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.

За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, т.е. на логику документных процессов влияет:

• набор функциональности информационных систем;
• поверхностное знание методологии управления документами участниками проекта внедрения.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

Под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. Во внутреннем документообороте процент использования электронных оригиналов документов минимален, хотя законодательные ограничения уже сведены к минимуму.

Рассмотренная нами практика разработки и внедрения автоматизированных систем управления документами является одним из препятствий на пути тиражного внедрения безбумажной модели документооборота.

Нормативное регулирование области управления документами

Существует ошибочное мнение о том, что управление документами имеет достаточный уровень регулирования и не требует пристального внимания. Именно это заблуждение стало еще одним препятствием на пути перехода организаций на безбумажную модель корпоративного документооборота, т.к. регулирование касается:

• либо вопросов делопроизводства, являющегося лишь составной частью управления документами,
• либо узких вопросов работы с отдельными видами электронных документов.

Действующие нормативно-правовые и нормативно-методические акты в сфере делопроизводства описывают полный цикл работы с документами, но не охватывают вопросы проектирования и внедрения цифровой модели корпоративного документооборота. В них отсутствует методическая основа для работы с цифровыми документами – новым объектом информационных систем. Нормативно-методические документы направлены на работу преимущественно со сканированными копиями бумажных документов и автоматизацию процессов, но не на проектирование и внедрение цифровой модели документооборота. Эти нормативные акты не отражают современных подходов к цифровизации, а также практики работы с документами, изначально созданными цифровыми.

Помимо Росархива, ключевого регулятора области делопроизводства и архивного дела, нормотворчеством занимаются ФНС, Минцифры России и ряд других федеральных органов исполнительной власти.

Федеральная налоговая служба РФ создает нормативно-правовую базу электронного документооборота в части электронного взаимодействия с ФНС, создания форматов электронных документов, порядка обмена электронными документами и процесса хранения электронных документов.

Минцифры России создает нормативно-правовую базу в сфере использования электронной подписи.

Различные федеральные органы исполнительной власти создают нормативно-правовую базу в сфере использования электронных документов по отдельным предметным сферам и отраслям, используют наработки других регуляторов.

В итоге правила работы с документами зафиксированы более чем в 60 нормативных правовых и методических документах. Это огромный массив информации, который находится в постоянном движении. Такой объем изменяемой информации очень тяжело отслеживать непрофессионалам. В Таблице 1 мы не только собрали основной массив таких документов, но и отметили, какие сферы они в первую очередь регулируют.

Несовершенство сложившейся нормативно-правовой базы в области электронного документооборота подтверждается наблюдаемыми разрывами между теорией предметной области и практической реализацией в ходе внедрения автоматизированных систем управления документами. Например, до сих пор не ясен вопрос учета электронных документов по номенклатуре дел. Необходимо ли сохранять номенклатуру, как инструмент учета срока хранения документов? Все чаще звучит мнение экспертов о необходимости отказа от номенклатуры дел для электронных документов и переход на подокументный учет сроков хранения.

Проблемой является традиционное отнесение к предметной области управления документами только управленческой документации, которая на производственных предприятиях составляет не более 10–15% от общего объема документооборота. Автоматизация и цифровизация документирования других функциональных направлений деятельности происходит вне рамок проектов внедрения систем электронного документооборота, что приводит к информационным разрывам в деятельности предприятий. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.

Отдельного методического регулирования требует работа с бухгалтерской документацией.

Появилась новая точка входа документов в организацию – сервисы ЭДО и МЭДО. Эти сервисы должны быть интегрированы в корпоративную систему электронного документооборота для формирования единой системы управления документами.

Качественного пересмотра требует подход к организации внутренних корпоративных коммуникаций. Существующая практика привела к автоматизации информационного хаоса в корпоративных коммуникациях, а соответственно, и к повышению операционных рисков.

Эталонная модель упростит переход на безбумажный документооборот

Необходимо разработать и утвердить национальный стандарт, который опишет эталонную модель цифрового документооборота организации и объединит в себе положения законодательных актов, нормативно-методических документов в сфере управления документами и архивного дела, целого пула национальных стандартов, в т.ч. разработанных на базе международных стандартов ИСО, регулирующих вопросы управления документами, аспекты формирования и видения систем управления документами. При этом эталонная модель должна следовать мировым трендам цифровизации.

Она должна строиться на основе информационно-логической модели управления документами, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами предметной области управления документами.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Цель разработки эталонной модели – интеграция и систематизация сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов.

Такая эталонная модель должна быть понятна всем специалистам – участникам проектов внедрения. Преимущество формы эталонной модели в том, что неспециалистам и непрофессионалам проще работать с моделью, а не с правилами.

На наш взгляд, предлагаемый нормативно-методический документ должен обязательно содержать нормы об основах цифровизации документо­оборота: принципы его ведения, функции корпоративных систем цифрового документооборота, характеристики корпоративных систем цифрового документооборота, а также требования к информационным системам, интегрированным в корпоративную систему цифрового документооборота.

В связи с тем, что цифровизация предполагает появление нового объекта в информационной системе – цифрового документа, необходимо дать четкое описание этого объекта: условия обеспечения его юридической силы, факторы, на нее влияющие, структурные элементы цифрового документа, критерии отбора документов для перевода в цифровой вид.

Отдельное место следует отвести выбору вида применяемой электронной подписи. Законодательством установлено 3 вида подписи. Какую выбрать? Необходимо определить критерии выбора вида электронной подписи для разных документов и разных сфер применения (внутреннего и внешнего).

Требуется и эталонная модель хранения цифровых документов. На сегодня это самая острая тема для обсуждения. Цифровых документов становится все больше, появляются требования к хранилищам электронных документов, появляются программные продукты для долговременного хранения электронных документов, обеспечивающие эти требования. Однако внедрение систем хранения электронных документов оставляет много методических вопросов.

Так, например, производители программных продуктов допускают хранение всех электронных документов в специализированных системах хранения электронных документов, нарушая тем самым принцип раздельного хранения документов временного и долговременного / постоянного сроков хранения, что приведет к нерациональному использованию информационных ресурсов организаций. Эталонная модель хранения цифровых документов должна закрепить раздельное использование оперативной и архивной областей хранения.

Специалистам нужны инструменты, позволяющие реализовать предпроектную подготовку организации к внедрению системы электронного документооборота. Необходимо предоставить организациям простую и понятную методику обследования документооборота и методику проектирования целевой модели документооборота. Таких методик на сегодняшний день не существует на уровне нормативных актов или стандартов.

С потребностью внедрить в практику управления документами эталонную модель цифрового документооборота перекликается необходимость разработать и внедрить Федеральную государственную информационную систему (ФГИС) «Реестр видов документов». Реестр видов документов может быть рассмотрен как часть предлагаемой эталонной модели в виде одного из преднастроенных элементов систем электронного документооборота.

Значимым эффектом интеграции и систематизации сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов будет снижение трудоемкости работ за счет оптимизации ряда внутренних рабочих процессов организаций, а также снижение до 40% трудоемкости работ по внедрению систем электронного документооборота.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Например, к предопределенным объектам могут относиться виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения электронного документа определяет способ его создания и хранения:

• документы сроком хранения свыше 10 лет формируются в zip-архив, подписываются квалифицированной электронной подписью, конвертируются в архивный формат хранения (например, PDF/A-1A) и передаются в систему хранения электронных документов с предопределенным набором метаданных для каждого документа;
• документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.

Каждому виду документа должен соответствовать определенный поток операций, обеспечивающий заполнение реквизитов – постоянных информационных компонент, характерных для конкретного вида документа, и обработку документа для выполнения специальной функции.

Необходимо также сформулировать условия обеспечения юридической силы цифрового документа – какие требования при этом накладываются на информационные системы, а какие носят организационный характер.

Существующие системы электронного документооборота не готовы к цифровизации документов, поскольку спроектированы для автоматизации документных процессов. Гибкость информационных систем, на которую были ориентированы разработчики последние годы, будет препятствием на пути цифровизации. Большая вариативность в настройке информационных систем влечет риски ошибок при обеспечении ключевых свойств документов – юридической силы и юридической значимости. Такого риска при автоматизации нет, т.к. оригинал документа издается на бумажном носителе, и именно бумажный носитель с нужным набором правильно оформленных реквизитов обеспечивает юридическую значимость документа.

Значительный разрыв между знаниями ИТ-специалистов, документоведов и архивистов не позволяет приблизиться к решению задачи цифровизации документооборота без разработки специального нормативно-методического документа. Эталонная модель цифрового документооборота может стать работоспособной основой архитектуры соответствующих информационных систем.

Экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт» при участии Межрегиональной общественной организации «Союз ИТ-директоров» (МРОО «СоДИТ»), ведущего специалиста в области стандартизации управления документами Варламовой Л.Н. и эксперта в области ЭДО Еременко М.В., разработала проект национального стандарта «Эталонная модель цифрового документооборота организации». Проект стандарта включен в Программу национальной стандартизации на 2023 год (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726). Плановая дата утверждения стандарта – 2023 год. К работе над стандартом приглашены компании – лидеры рейтинга провайдеров методологии ЭДО 2022 года по версии издания CNews¹: ЗАО «Деловые Решения и Технологии» (ранее «Deloitte»), ООО «Директум», ООО «Элма», ведущие системные интеграторы ООО «ММК-Информсервис» (разработчик АТАЧ, группа ПАО «ММК») и ООО «Градум».