Top.Mail.Ru

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

Приступаем к подробному анализу рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дадим советы по реальному внедрению положений стандарта, а потом перейдем к анализу оформления отдельных реквизитов, попутно отмечая, какие огрехи стандарта методические рекомендации выправили, а какие нет и что делать в этом случае (покажем лучшую практику). В августе читайте первую часть статьи.

Спустя почти год после вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» на сайте Росархива были опубликованы методические рекомендации по его применению, но без грифа утверждения или согласования, одобрения.

Эту новую разработку ВНИИДАД специалисты отрасли уже и не ждали. Потому что, во-первых, в самом ГОСТ Р 7.0.97-2016 прослеживается некоторая методическая составляющая за счет применения формулировок: «…по усмотрению организации…», «…закрепляется в локальном нормативном акте организации…», «…может проставляться…, включать…, дополняться…» и т.п. А во-вторых, ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан с учетом преемственности правил, закрепленных в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, и не вносит каких-либо коренных изменений в оформление реквизитов организационно-распорядительных документов и разработку бланков. А предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 за почти 15 лет можно считать практически внедренным.

Тем не менее специалисты надеялись, что в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» будут разъяснены и фактически исправлены прежде всего небрежность разработки и технические ошибки, допущенные и в тексте, и в приложениях к самому стандарту. Анализ текста и приложений к Методическим рекомендациям показывает, что, к сожалению, формальный подход и небрежность разработки проявились и в них. А самое главное – сам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации оказались практически не ориентированными на актуальную цифровизацию, на решение задач создания документов в статусе электронных оригиналов, что является проблемой для всех специалистов служб делопроизводства.

Зачем разрабатываются рекомендации по внедрению и применению стандартов

Обратим внимание на методику, которая применялась на общегосударственном уровне в процессе разработки унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации:

  • разрабатывается стандарт на соответствующую систему документации;
  • одновременно разрабатываются и внедряются методические указания по внедрению и применению стандарта;
  • утверждается альбом унифицированных форм соответствующей системы документации, реализующий требования конкретного стандарта.

Результатом применения данной методики является такой всем известный «долгожитель», как Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, электронные шаблоны которого поддерживаются информационной системой «1С:».

Наибольших успехов в разработке типовых унифицированных форм документов достигли ФНС России, Росстат, Минфин России, Пенсионный фонд РФ и Банк России, сформировавшие унифицированные системы документации, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации, и поддерживающие в актуальном состоянии альбомы форм. Именно типовые унифицированные формы и их электронные шаблоны (как форма представления документов) позволили этим организациям обеспечить переход на реальный публичный электронный документооборот в зоне их ответственности и в рамках стандартизации электронной отчетности.

В настоящее время на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) каждый федеральный орган должен самостоятельно разрабатывать и утверждать Альбом шаблонов унифицированных форм документов в пределах своей компетенции. Для их разработки большое значение имеют единые требования к оформлению документов и, как следствие, единообразные формы представления и оформления реквизитов, атрибутов и метаданных электронных документов. Пока неизвестно, будет ли разработан Альбом форм унифицированных организационно-распорядительных документов, которым, кстати, в ОКУД присвоены соответствующие коды форм.

Для практической деятельности служб делопроизводства организаций из этой методики можно сделать конкретные выводы:

  • Если правила составления и оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентируются в Инструкции по делопроизводству вашей организации, то для ее лучшего соблюдения можно разработать рекомендации:
    • по составлению и оформлению этих документов
    • с примерами и вариантами оформления,
    • порядком согласования и маршрутизацией рассылки и ознакомления.

Эти рекомендации могут представлять собой один или несколько локальных нормативных актов, они станут вариативными правилами, их легко актуализировать, публиковать на внутреннем сайте, доводить до сведения, обучать исполнителей, на их основе методически руководить составлением и оформлением документов исполнителями и осуществлять нормоконтроль их качества. А самое главное – разрабатывать на их основе типовые формы документов соответствующих видов.
Типовые унифицированные формы утверждаются приказом первого руководителя, постепенно включаются в Классификатор форм документов организации, а затем на их основе проектируются «входные» формы в СЭД и необходимые электронные шаблоны для создания документов в статусе электронных оригиналов или проектов и копий.

  • Если составление и оформление организационно-распорядительных документов регламентируется стандартами предприятия (СтП), в рамках которых утверждены унифицированные формы документов и шаблоны, в т.ч. и состав атрибутов электронных форм, то для успеха применения СтП также необходимы конкретные рекомендации по их применению. Поскольку на практике СтП создаются на процессы разработки, составления и оформления раздельно по подсистемам документации (организационные, распорядительные, внутренние справочно-информационные, переписка, обмен электронными сообщениями и т.п.), то и рекомендации необходимо разрабатывать на каждый стандарт.
  • Утверждать и вводить в действие рекомендации по составлению и оформлению документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству возможно постепенно в соответствии с планом работы службы делопроизводства. А рекомендации по применению СтП необходимо утверждать и вводить в действие одновременно с утверждением и введением в действие каждого СтП.
  • Вносить необходимые изменения и дополнения в рекомендации в рамках применения и уточнения требований Инструкции или СтП можно...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Обучение сотрудников компании работе с документами

Описан опыт крупного предприятия по обучению своих сотрудников делопроизводству и грамотному оформлению документов: кого стоит обучать, масштаб группы, частота мероприятий, форматы обучения, используемые материалы и приемы, организационный аспект.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.

Через тернии ГОСТа об оформлении документов

Руководитель службы ДОУ делится своим опытом преодоления несовершенств нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов при его внедрении на крупном предприятии: какой стратегии придерживаться, как отвечать на вопросы подразделений о промахах стандарта (бухгалтерии, службе безопасности, техническим подразделениям и др.).

Как адресовать письмо?

На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.