Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий?
В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)
Как правильно оформить абзацы в тексте
Согласно п. 3.4 отечественного ГОСТ Р 7.0.97-2016 абзац начинается с красной строки с отступом текста 1,25 см от границы левого поля. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. Между абзацами текста дополнительных межстрочных интервалов не предусмотрено. Данный вариант применяется в организационно-распорядительных документах.
Но возможен и другой способ оформления абзацев, который принят в зарубежной практике, – блоковый. При таком способе оформления каждый абзац:
- начинается от границы левого поля без красной строки и
- отделяется дополнительными межстрочными интервалами.
Этот вариант часто встречается в переписке по электронной почте – дополнительными межстрочными интервалами отделяются каждый абзац или смысловые блоки из нескольких абзацев.
См. Схему 1. При оформлении документа следует придерживаться единого стилевого оформления текста. Смешивать разные стили оформления абзацев в одном документе не допускается.
Схема 1. Варианты построения абзацев текста
Фразы «Уважаемый... !» и «С уважением,»
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступительное обращение: «Уважаемый... !» и заключительная этикетная фраза: «С уважением,» относятся к реквизиту «текст документа», который оформляется при помощи свободно распространяемых бесплатных шрифтов с кеглем (размером) 12–14.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
На практике начали возникать вопросы:
- обязательно ли делать дубляж: писать не только в начале текста «Уважаемый... !», но и в конце «С уважением,»?
- можно ли «С уважением,» вписывать от руки над уже напечатанной подписью?
Четкие ответы на них дает другой документ, разработанный для государственных органов и органов местного самоуправления:
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
3.3.3. Общие требования к изготовлению документов
...Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту... отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля...
3.3.11. Деловое (служебное) письмо
...В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:
...в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма...
Напомним, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 реквизит «подпись» включает в себя:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Фраза «С уважением,» в деловых письмах печатается (а не пишется от руки) над должностью в подписи (сразу от границы левого поля документа).
Любые изменения, вносимые от руки в текст напечатанного нетрафаретного документа, должны заверяться в установленном порядке.
Мода на написание от руки заключительных фраз вежливости пришла из зарубежной практики составления деловых писем и призвана вызвать положительные эмоции по отношению к отправителю. Но в российской действительности написанная от руки фраза «С уважением,» в служебном письме вызывает противоположный эффект –...
