В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических документов. Рассмотрим два из них:
1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения?
2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?
Номенклатура дел в холдинге и на крупном предприятии
С точки зрения процедуры составления, номенклатура дел организации должна разрабатываться на основе номенклатур дел ее структурных подразделений. Но в крупных корпорациях, в холдингах, на промышленных предприятиях подразделения иногда по объему и значимости деятельности и документов могут представлять собой самостоятельные и большие территориально обособленные структуры. Составление «сводной» номенклатуры дел в этих условиях становится чрезвычайно трудоемким процессом, а сам документ может достигать объема в 500 листов и более. Часто задают вопросы:
- можно ли не составлять номенклатуру дел всей организации?
- возможно ли управлять документами документального фонда только за счет правильной разработки конкретных номенклатур дел структурных подразделений?
В последнем вопросе содержится и ключевое слово ответа. При правильной разработке номенклатур дел структурных подразделений, действительно, возможно обойтись без составления и оформления сводной номенклатуры. Но служба делопроизводства и архив организации должны методически обеспечить эту «правильность» и качество номенклатур дел подразделений. Обратим внимание на опыт крупных промышленных предприятий и холдингов / корпораций:
- на предприятиях служба делопроизводства и архив, как правило, централизованно организуют процедуру ежегодного утверждения номенклатур дел на производствах, в цехах, отделах и других подразделениях, которые не являются самостоятельными юридическими лицами;
- А в корпорациях / холдингах, в которые входят юридические лица, управляющая компания оказывает услуги по систематизации и формированию документальных и архивных фондов, действуя на основании соответствующих договоров.
Но алгоритм управления процессом разработки номенклатур дел остается в описанных случаях универсальным. Служба делопроизводства и архив крупного предприятия и такие же службы в управляющей компании выполняют фактически одинаковые функции. Если будут качественно составлены индивидуальные / конкретные номенклатуры дел подразделений предприятия (и компаний – юридических лиц, входящих в холдинг), то на их основе при необходимости всегда можно будет «собрать» сводную номенклатуру дел крупного предприятия (или корпорации).
На уровне руководства корпорации / холдинга / предприятия необходимо принять соответствующее решение, закрепив его как принцип в инструкции по делопроизводству, соответствующих правилах или стандартах (СТП), касающихся разработки номенклатур дел и иных классификаторов.
Необходимо также обеспечить образование экспертных комиссий:
- в каждом структурном подразделении:
- экспертной комиссии подразделения (ЭК),
- возможно и специальной экспертной комиссии для научно-технических и производственных документов,
- а также центральной экспертной комиссии (ЦЭК) в статусе совещательного органа при руководителе (единоличном исполнительном органе, отвечающем за документальный фонд предприятия, или в управляющей компании корпорации / холдинга).
Конечно же, необходимо разработать положение о ЦЭК и типовое положение об ЭК (обязательного характера), на основании которого распоряжениями или приказами руководителей структурных подразделений могут быть образованы соответствующие комиссии.
Далее, служба делопроизводства с целью закрепления принципов систематизации документов должна разработать и ежегодно актуализировать классификатор, который может стать главной...
