Как подвести итоги делопроизводственного года и подготовиться к новому?

Подводим итоги делопроизводственного года

Все в декабре подводят итоги уходящего года и, естественно, готовятся к новому. Службы делопроизводства здесь не являются исключением. Поделюсь собственным опытом и расскажу, как мы делаем это у себя в банке.

Проверка корректности заполнения всех учетных форм и журналов регистрации. В процессе работы, особенно в «авральном режиме», допускаются описки, опечатки, поэтому в конце года сотрудники нашей службы документационного обеспечения управления (далее – СДОУ) осуществляют проверку в СЭД и специальных программах учета того, что они заполняли в течение года. Если нужно, корректируют эти записи: исправляют описки, дополняют неточности. Делается это с целью ­корректного поиска информации в будущем.

В СЭД такая корректировка вносится без проблем (пока база данных не стала «прошлогодней» и не закрыта для редактирования). А вот если журналы ведутся на бумаге, то исправление необходимо будет заверить подписью руководителя СДОУ (см. Пример 2), разместить ее можно на полях журнала либо в последней графе «Примечание». На мой взгляд, если суть записи от исправлений кардинально не меняется (как в приведенном примере – другие реквизиты документа указаны верно), то ­зачеркивать всю строку нецелесообразно.

Если нам нужно дописать сведения, например, вместо укороченного содержания документа «Письмо о расторжении договора» добавить, какой именно договор расторгается, то заверять такое дополнение не обязательно.

Внесение итоговых записей в учетные формы и журналы регистрации производится в конце года сразу после последней регистрационной записи.

Если регистрация велась изначально в бумажном журнале, то итоговая запись о количестве записей в нем, сделанных в течение года, будет такой, как показана в Примере 3: она содержит подпись руководителя СДОУ (если у подразделения есть своя печать, то проставляется и ее оттиск), но не ­специалиста, который в течение года вел регистрацию в этом ­журнале.

Так как большинство регистрационных форм у нас ведется в СЭД и специальных программах, то проставление данной итоговой записи¹ у нас происходит автоматически в ночь с 31 декабря на 01 января. Также в этот момент блокируется возможность внесения каких-либо исправлений и / или дополнений. Делается это с целью соблюдения принципов достоверности и целостности информации с учетом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Для ряда документов² годовой раздел их электронного регистрационного журнала распечатывается на бумагу, эта распечатка прошивается и в конце оформляется итоговая запись аналогично показанной в Примере 3.

Проставление итоговых записей в номенклатуре дел. «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года рекомендуют «по истечении делопроизводственного года» (т.е. в начале следующего) произвести итоговые записи в своих номенклатурах дел о количестве заведенных дел за год. Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015, № 38830) подтверждают это: см. формы номенклатур дел организации и подразделения в приложениях 25 и 26.

В нашем банке по окончании года структурные подразделения сами заполняют итоговую запись к своим номенклатурам и далее пересылают соответствующие сведения в СДОУ по корпоративной почте. Сотрудником СДОУ полученные цифры математически суммируются и результат проставляется в сводную номенклатуру дел всей организации.

Сведения итоговой записи передаются не только из подразделений в СДОУ организации, но и далее – в архивное учреждение (если данное юрлицо является источником его комплектования). Ниже подписи ответственного за делопроизводство (см. отметку «!» в Примере 4) оформляется отметка о передаче таких сведений (в СДОУ или архивное учреждение):

Формирование итогового годового отчета по исполнительской дисциплине. Одной из главнейших функций службы делопроизводства является ведение контроля исполнительской дисциплины. Его формы и принципы у всех разные. У нас отчеты по контролю формируются ежедневно по исполнению писем Центрального Банка, еженедельно – по всем группам контроля и самые главные (сводные) – в конце года. Именно они являются главными в «разборе полетов», а также для определения Управлением по работе с персоналом результатов KPI и, как итог всему, – данных для начисления премии работникам по итогам работы за год. Образец одной из форм, которую мы используем, показан в Примере 6.

Формирование итоговых статистических отчетов. В конце каждого месяца мы в обязательном порядке формируем статистику: сколько и чего зарегистрировано, сколько было обработано документов в целом, сколько было поставлено на контроль, сколько времени было затрачено на работу с тем или иным документом и др. А в конце года мы в обязательном порядке формируем итоговый статистический отчет, в котором отображаются данные за весь год, более того, все его показатели сравниваются с 3 предыдущими периодами (например, в 2015 году сравниваем с 2014, 2013 и 2012 годами). Делается это в целях формирования планов работы на будущий год (об этом поясним в следующем разделе «Подготовка к ­новому делопроизводственному году»).

См. отчет в Примере 7. В графе 2 приводятся наши внутренние коды для каждой группы документов, которые использует СДОУ. В колонке 7.2 вычисляются коэффициенты согласно показателям прироста в колонках 7 и 7.1. Такой коэффициент помогает сделать вывод о том, что необходимо предпринять. Например, 1 означает, что изменения объема документов существенны, значит, требуется рассмотреть возможности расширения штата либо пересмотреть технологию работы. Но в нашем примере видно: среднее время регистрации документа при этом уменьшилось до такой степени, что компенсировало прирост документов. ­Поэтому дополнительных изменений производить не требуется.

Подготовка к сдаче дел подразделений СДОУ в архив. В течение года в подразделениях СДОУ (канцелярия, приемная, протокольная служба и др.) заводится огромное количество дел: это и входящая корреспонденция, оригиналы которой, как правило, остаются в канцелярии (а исполнители работают с электронными образами в СЭД), это и всевозможные протоколы совещаний, рабочих встреч, реестры и др. В конце года сотрудники окончательно подшивают все исполненные документы за год в соответствующие дела, а их подготовкой к передаче в архив занимаются уже в следующем году согласно графику сдачи дел из подразделений в архив.

Сами дела в подразделениях мы стараемся долго не хранить, во-первых, обычно в работе используем электронные образы этих ­документов, ­во-вторых, экономим место хранения в шкафах рабочих кабинетов.

Подготовка к новому делопроизводственному году

Ну а теперь рассмотрим мероприятия, которые мы проводим для того, чтобы начать новый делопроизводственный год.

Обратная связь с другими подразделениями. В конце года все сотрудники нашего банка имеют возможность отправить сообщение на специальную почту, ну а для тех, кто хочет остаться в тени, на первом этаже головного офиса на посту охраны мы оставляем коробку «для предложений», где любой сотрудник может внести свои предложения / пожелания о работе СДОУ, а также жалобы на работу конкретных сотрудников. Делается это для формирования планов работы СДОУ на будущий год, а также в целях повышения качества работы специалистов подразделения.

На первый взгляд, подобное может показаться странным, но на практике доказало свою эффективность и особенно в отношении внедрения новшеств, необходимых и часто удобных для бизнес-подразделений (а это, на мой взгляд, очень важная составляющая). Так, например, анонимный до сих пор для нас сотрудник в 2013 году предложил очень грамотную идею более быстрой системы передачи документов между ­дополнительными офисами, которую мы используем по сей день.

Формирование номенклатуры дел на следующий год. Одним из основных документов, позволяющих грамотно организовать делопроизводство, конечно, является номенклатура дел. Все организации составляют ее в конце года, так как уже с 01 января необходимо будет начать формировать дела по новой номенклатуре. Поэтому примерно в октябре мы издаем приказ, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои номенклатуры дел (см. Пример 8), а после сотрудники СДОУ формируют сводную по банку. В двадцатых числах декабря, как правило, у нас выпускается ­приказ с утверждением номенклатуры на будущий год (см. ­Пример 9).

Составление плана работ СДОУ на будущий год – это одна из главных задач, которая стоит перед руководителем СДОУ. У нас этот план представляет собой проект из конкретных целей, задач и необходимых финансовых ресурсов, с указаниями на возможные изменения (в штатном расписании, в технологии работы, в т.ч. автоматизации). При составлении подобного плана мы в первую очередь опираемся на информацию, которую нам дают статистические итоговые данные прошедшего года.

Для определения загруженности сотрудников и необходимого численного состава мы используем (как ориентир) «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные постановлением ­Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

Внесение изменений в регламенты по делопроизводству – так мы стараемся учесть свои «ошибки» и реализовать планы на будущее, учесть все произошедшие изменения в законодательстве.

Анализ контрагентов. В своей деятельности службы делопроизводства взаимодействуют с компаниями, которые оказывают услуги по отправке экспресс-отправлений (DHL, Pony Express, DIMEX и др.), по организации архивного хранения и др. У нас же принято в конце года производить мониторинг цен и в случае целесообразности договариваться о новых расценках и возможных скидках с прежними партнерами на следующий год, либо начинаем подготовительную работу по смене контрагента.

Новый делопроизводственный год – это подходящий повод что-то поменять в своей работе. Не бойтесь внедрять новое! Ведь порой от того, как в компании организована работа с документами, зависит скорость взаимодействия с партнерами, контрагентами и клиентами, а значит и ваше бизнес-лицо. Ваша главная задача – упрощать работу себе и ­окружающим… С наступающим!