Как подвести итоги делопроизводственного года и подготовиться к новому?

Что необходимо сделать службе документационного обеспечения управления в конце года, чтобы плавно перейти в новый? Статья поможет вам не забыть важные вещи в тех сферах, за которые традиционно ответственно именно ваше подразделение; а также понять, что делается в конце года, а что в самом начале следующего. Вы разберетесь с журналами регистрации (электронными и бумажными), с номенклатурами дел (уходящего и наступающего года), подготовите необходимую отчетность и сделаете на ее основе своевременные выводы (для себя и руководства). Сможете организовать обратную связь с другими подразделениями, чтобы собрать ценные идеи для ­улучшения работы своей службы в следующем году.

Подводим итоги делопроизводственного года

Все в декабре подводят итоги уходящего года и, естественно, готовятся к новому. Службы делопроизводства здесь не являются исключением. Поделюсь собственным опытом и расскажу, как мы делаем это у себя в банке.

Проверка корректности заполнения всех учетных форм и журналов регистрации. В процессе работы, особенно в «авральном режиме», допускаются описки, опечатки, поэтому в конце года сотрудники нашей службы документационного обеспечения управления (далее – СДОУ) осуществляют проверку в СЭД и специальных программах учета того, что они заполняли в течение года. Если нужно, корректируют эти записи: исправляют описки, дополняют неточности. Делается это с целью ­корректного поиска информации в будущем.

Пример 1

В регистрационной карточке была описка в номере письма контрагента: вместо № 13-00611 был указан № 1300611. Эту описку и исправляют путем добавления дефиса.

В СЭД такая корректировка вносится без проблем (пока база данных не стала «прошлогодней» и не закрыта для редактирования). А вот если журналы ведутся на бумаге, то исправление необходимо будет заверить подписью руководителя СДОУ (см. Пример 2), разместить ее можно на полях журнала либо в последней графе «Примечание». На мой взгляд, если суть записи от исправлений кардинально не меняется (как в приведенном примере – другие реквизиты документа указаны верно), то ­зачеркивать всю строку нецелесообразно.

Если нам нужно дописать сведения, например, вместо укороченного содержания документа «Письмо о расторжении договора» добавить, какой именно договор расторгается, то заверять такое дополнение не обязательно.

Пример 2. Заверение верности исправления в бумажном журнале регистрации документов

Внесение итоговых записей в учетные формы и журналы регистрации производится в конце года сразу после последней регистрационной записи.

Если регистрация велась изначально в бумажном журнале, то итоговая запись о количестве записей в нем, сделанных в течение года, будет такой, как показана в Примере 3: она содержит подпись руководителя СДОУ (если у подразделения есть своя печать, то проставляется и ее оттиск), но не ­специалиста, который в течение года вел регистрацию в этом ­журнале.

Так как большинство регистрационных форм у нас ведется в СЭД и специальных программах, то проставление данной итоговой записи1 у нас происходит автоматически в ночь с 31 декабря на 01 января. Также в этот момент блокируется возможность внесения каких-либо исправлений и / или дополнений. Делается это с целью соблюдения принципов достоверности и целостности информации с учетом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Для ряда документов2 годовой раздел их электронного регистрационного журнала распечатывается на бумагу, эта распечатка прошивается и в конце оформляется итоговая запись аналогично показанной в Примере 3.

Пример 3. Итоговая запись в бумажном журнале регистрации

Проставление итоговых записей в номенклатуре дел. «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года рекомендуют «по истечении делопроизводственного года» (т.е. в начале следующего) произвести итоговые записи в своих номенклатурах дел о количестве заведенных дел за год. Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015, № 38830) подтверждают это: см. формы номенклатур дел организации и подразделения в приложениях 25 и 26.

Фрагмент документа
Пункт 3.4.10 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется ­отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Пример 4. Итоговая запись в номенклатуре дел

В нашем банке по окончании года структурные подразделения сами заполняют итоговую запись к своим номенклатурам и далее пересылают соответствующие сведения в СДОУ по корпоративной почте. Сотрудником СДОУ полученные цифры математически суммируются и результат проставляется в сводную номенклатуру дел всей организации.

Сведения итоговой записи передаются не только из подразделений в СДОУ организации, но и далее – в архивное учреждение (если данное юрлицо является источником его комплектования). Ниже подписи ответственного за делопроизводство (см. отметку «!» в Примере 4) оформляется отметка о передаче таких сведений (в СДОУ или архивное учреждение):

Пример 5. Отметка о передаче итоговых сведений

Формирование итогового годового отчета по исполнительской дисциплине. Одной из главнейших функций службы делопроизводства является ведение контроля исполнительской дисциплины. Его формы и принципы у всех разные. У нас отчеты по контролю формируются ежедневно по исполнению писем Центрального Банка, еженедельно – по всем группам контроля и самые главные (сводные) – в конце года. Именно они являются главными в «разборе полетов», а также для определения Управлением по работе с персоналом результатов KPI и, как итог всему, – данных для начисления премии работникам по итогам работы за год. Образец одной из форм, которую мы используем, показан в Примере 6.

Пример 6. Справка по исполнительской дисциплине

Формирование итоговых статистических отчетов. В конце каждого месяца мы в обязательном порядке формируем статистику: сколько и чего зарегистрировано, сколько было обработано документов в целом, сколько было поставлено на контроль, сколько времени было затрачено на работу с тем или иным документом и др. А в конце года мы в обязательном порядке формируем итоговый статистический отчет, в котором отображаются данные за весь год, более того, все его показатели сравниваются с 3 предыдущими периодами (например, в 2015 году сравниваем с 2014, 2013 и 2012 годами). Делается это в целях формирования планов работы на будущий год (об этом поясним в следующем разделе «Подготовка к ­новому делопроизводственному году»).

См. отчет в Примере 7. В графе 2 приводятся наши внутренние коды для каждой группы документов, которые использует СДОУ. В колонке 7.2 вычисляются коэффициенты согласно показателям прироста в колонках 7 и 7.1. Такой коэффициент помогает сделать вывод о том, что необходимо предпринять. Например, 1 означает, что изменения объема документов существенны, значит, требуется рассмотреть возможности расширения штата либо пересмотреть технологию работы. Но в нашем примере видно: среднее время регистрации документа при этом уменьшилось до такой степени, что компенсировало прирост документов. ­Поэтому дополнительных изменений производить не требуется.

Подготовка к сдаче дел подразделений СДОУ в архив. В течение года в подразделениях СДОУ (канцелярия, приемная, протокольная служба и др.) заводится огромное количество дел: это и входящая корреспонденция, оригиналы которой, как правило, остаются в канцелярии (а исполнители работают с электронными образами в СЭД), это и всевозможные протоколы совещаний, рабочих встреч, реестры и др. В конце года сотрудники окончательно подшивают все исполненные документы за год в соответствующие дела, а их подготовкой к передаче в архив занимаются уже в следующем году согласно графику сдачи дел из подразделений в архив.

Подготовка к новому делопроизводственному году

Ну а теперь рассмотрим мероприятия, которые мы проводим для того, чтобы начать новый делопроизводственный год.

Обратная связь с другими подразделениями. В конце года все сотрудники нашего банка имеют возможность отправить сообщение на специальную почту, ну а для тех, кто хочет остаться в тени, на первом этаже головного офиса на посту охраны мы оставляем коробку «для предложений», где любой сотрудник может внести свои предложения / пожелания о работе СДОУ, а также жалобы на работу конкретных сотрудников. Делается это для формирования планов работы СДОУ на будущий год, а также в целях повышения качества работы специалистов подразделения.

На первый взгляд, подобное может показаться странным, но на практике доказало свою эффективность и особенно в отношении внедрения новшеств, необходимых и часто удобных для бизнес-подразделений (а это, на мой взгляд, очень важная составляющая). Так, например, анонимный до сих пор для нас сотрудник в 2013 году предложил очень грамотную идею более быстрой системы передачи документов между ­дополнительными офисами, которую мы используем по сей день.

Формирование номенклатуры дел на следующий год. Одним из основных документов, позволяющих грамотно организовать делопроизводство, конечно, является номенклатура дел. Все организации составляют ее в конце года, так как уже с 01 января необходимо будет начать формировать дела по новой номенклатуре. Поэтому примерно в октябре мы издаем приказ, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои номенклатуры дел (см. Пример 8), а после сотрудники СДОУ формируют сводную по банку. В двадцатых числах декабря, как правило, у нас выпускается ­приказ с утверждением номенклатуры на будущий год (см. ­Пример 9).

Пример 8. Приказ о подготовке номенклатуры дел
Пример 9. Приказ об утверждении сводной номенклатуры дел на 2016 год

Составление плана работ СДОУ на будущий год – это одна из главных задач, которая стоит перед руководителем СДОУ. У нас этот план представляет собой проект из конкретных целей, задач и необходимых финансовых ресурсов, с указаниями на возможные изменения (в штатном расписании, в технологии работы, в т.ч. автоматизации). При составлении подобного плана мы в первую очередь опираемся на информацию, которую нам дают статистические итоговые данные прошедшего года.

Для определения загруженности сотрудников и необходимого численного состава мы используем (как ориентир) «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные постановлением ­Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

Внесение изменений в регламенты по делопроизводству – так мы стараемся учесть свои «ошибки» и реализовать планы на будущее, учесть все произошедшие изменения в законодательстве.

Анализ контрагентов. В своей деятельности службы делопроизводства взаимодействуют с компаниями, которые оказывают услуги по отправке экспресс-отправлений (DHL, Pony Express, DIMEX и др.), по организации архивного хранения и др. У нас же принято в конце года производить мониторинг цен и в случае целесообразности договариваться о новых расценках и возможных скидках с прежними партнерами на следующий год, либо начинаем подготовительную работу по смене контрагента.

Новый делопроизводственный год – это подходящий повод что-то поменять в своей работе. Не бойтесь внедрять новое! Ведь порой от того, как в компании организована работа с документами, зависит скорость взаимодействия с партнерами, контрагентами и клиентами, а значит и ваше бизнес-лицо. Ваша главная задача – упрощать работу себе и ­окружающим… С наступающим!

Сноски 2

  1. Правда в случае автоматического проставления в этой записи отсутствует подпись руководителя СДОУ (гарантом «закрытия» становятся возможности защиты самой СЭД от несакционированного доступа и исправлений). Если журнал регистрации велся, например, в Excel, то в него стоит вручную внести итоговую годовую запись, а потом закрыть его для редактирования силами ИТ-специалиста (например, установив пароль). Вернуться назад
  2. Обычно это делается с журналами регистрации приказов, локальных нормативных актов, обращений граждан и других ценных документов со сроком хранения свыше 5 лет. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить доверенности?

Какие виды доверенностей бывают? Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как определить их сроки хранения? Что остается в организации при выдаче доверенности: достаточно ли подписи поверенного в журнале учета? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности? Обязательно ли ­требовать оригинал или можно согласиться на копию? Поводом для написания статьи стал подробный вопрос читателя.

Договоры: предновогодние хлопоты

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Доверенности в конце года – советы юриста

Какие мероприятия необходимо провести в конце года в рамках плановой деятельности службы делопроизводства в отношении доверенностей? Надо ли организации собирать выданные доверенности, у которых истек срок действия, если к поверенным нет претензий? В случае возникновения проблем как отозвать доверенность раньше записанного в ней окончания срока действия? Как его определить, если он прямо в тексте не указан? Когда и как забирать у поверенных оригиналы доверенностей? Какие упущения можно исправить в конце года?

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства

Если вы уже твердо знаете правила разработки, составления и оформления номенклатуры дел и применяете их, то организационный алгоритм, который рассматривается в данной статье, поможет вам учесть все процедурные аспекты создания этого документа. Вы поймете, как организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения!