Закрытие делопроизводственного года

Закрытие делопроизводственного года – трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля. А крупные организации начинают разработку или уточнение своей номенклатуры дел еще раньше – в ноябре.

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год

Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса (изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.п.). Поэтому в большинстве случаев ее не разрабатывают «с нуля» для нового года, а просто уточняют ранее действующую номенклатуру. Итак, ежегодно в конце текущего на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого вам нужно:

• проверить разделы номенклатуры дел. В зависимости от ранее выбранного способа классификации ими могут быть:
  • структурные подразделения организации (чаще всего используется этот вариант),
  • направления деятельности или
  • выполняемые функции.
    Возможно, что при появлении новых видов деятельности состав подразделений не изменится и наоборот. Т.е. нужно проверить, что изменилось за прошедший год и планируется изменить в будущем. И если нужно, отразить реалии в номенклатуре дел путем переработки ее разделов;
• внести в разделы дела, возникшие в уходящем году (это неизбежно приведет к тому, что индексы «съедут» на один или несколько номеров вперед);
• удалить индексы дел, которые не планируется вести в следующем году и которые не удалось занять новыми делами (из-за этого нумерация запросто может вновь «съехать», но уже в обратном направлении);
• проследить, чтобы после всех «движений» в нумерации индексы дел были последовательными, без пропусков и повторений.

Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

Внесение в разделы новых дел

Конечно, заниматься этим должны в течение года работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Как только в отделе заводится новое дело, они должны вписать его от руки в рабочий экземпляр номенклатуры дел подразделения на текущий год, присвоить очередной индекс и срок хранения, после чего оперативно сообщить в службу ДОУ о внесенных дополнениях. К сожалению, в реальности встретить такую идиллию автору этой статьи пока не удавалось. Чаще всего дополнения вносятся в конце года сотрудником службы ДОУ после личного опроса коллег из всех отделов на предмет заведения новых дел.

Как бы то ни было, новые дела помещаются на резервные строки номенклатуры дел на 2016 год. Вписываются они от руки в ее рабочий экземпляр. Индексы новым делам присваиваются очередные внутри раздела:

Обратите внимание: в Примере 2 по общему правилу на резервные строки после изначально планируемого дела 21-45 помещено новое дело 21-46, но вот следующее дело имеет индекс не 21-47, а выбивается из этой стройной логики своей трехкомпонентностью (выделено «!»). В данном случае в номенклатуре изначально под индексом 21-10 шли арбитражные дела и было принято решение каждое из судебных дел учитывать отдельно, причем крайним было дело 21-10-27, потому новому мы можем присвоить номер 21-10-28, но вписать его сможем только внизу соответствующего раздела номенклатуры дел. А далее будем добавлять дела по общему правилу: 21-47, 21-48 и т.д.

При подготовке проекта номенклатуры дел на 2017 год вновь внесенные в 2016 году дела будут перемещены внутри раздела в соответствии с правилами расположения заголовков дел и потому получат новые индексы.

Исключение из номенклатуры «вымерших» дел

Если какое-то дело так и не было заведено, то в рабочем экземпляре номенклатуры дел на 2016 год его ни в коем случае не вычеркивайте, а в графе «Примечание» напишите «Дело не заведено» и проставьте рядом подпись руководителя соответствующего подразделения с расшифровкой и датой (в номенклатуре отдела распишется его руководитель, а в сводной – руководитель службы ДОУ). В следующую номенклатуру дел 2017 года вы это дело уже не перенесете.

Уточнение индексов подразделений и дел

Индексы разделов и дел внутри них в номенклатурах дел за два разных года могут отличаться. Это нормально. Но некоторые делопроизводители буквально боятся поменять индекс делу. А часто без этого не обойтись. Чтобы не загонять себя в тупик, нужно помнить следующие правила:

• не состав дел подгоняют под индексы, а индексы под состав дел;
• у нас есть графа «Примечание», в которую можно вписывать необходимые комментарии, в т.ч. об изменении индексов;
• если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то можно составить таблицу соответствия переходящих дел.

Итак, в течение уходящего года в организации могла поменяться структура. Любой отдел мог появиться, расформироваться, поменять подчиненность… Все это отразится на составе его дел и принципах индексации. Ничего страшного нет в том, что дело, «живущее» в 2016 году под индексом 12-15, в 2017 году будет иметь индекс 10-22. Только не забудьте отразить изменение индекса на обложке дела.

Разве что переходящим делам нужно до последнего стремиться сохранить индексы. Переходящие – это дела, которые не были завершены делопроизводством в этом году и переходят в следующий. Например, Положение об архиве, утвержденное в 2015-м, будет переходящим уже второй год подряд, т.к. на момент утверждения номенклатуры-2017 является действующим. Если переходящему делу все же пришлось поменять индекс, то в 5-й графе «Примечание» нужно поставить отметку: