Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.
В 2016 году Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), в соответствии с которым Росархив получил функции:
- по выработке и реализации государственной политики и
- нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также
- по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере (п. 1).
Положением о Росархиве установлено, что он разрабатывает и утверждает нормативные документы в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. правила делопроизводства в государственных органах (подп. 3 п. 6), примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (подп. 5 п. 6) и ряд других документов.
На протяжении 2017 года велась разработка Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и в конце 2017 – начале 2018 года она прошла широкое обсуждение:
- в конкретных государственных организациях (в таких, как ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФГУП «Почта России», АО «Гознак» и др.),
- а также в профессиональной среде (проект документа был размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/).
В итоге Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях была утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрирована в Минюсте России 17.08.2018 (регистрационный № 51922) 1. Она вступила в силу 31.08.2018.
На кого распространяется
В самом названии нового нормативного правового акта указано, на кого он распространяется. Но в отечественном законодательстве нет определения «государственная организация». На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.
При разработке Примерной инструкции подразумевалось, что к государственным организациям 2 относятся:
1) коммерческие – государственные унитарные предприятия, представленные предприятиями двух видов:
- унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения: федеральное государственное предприятие и государственное предприятие субъекта Российской Федерации;
- унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления: федеральное казенное предприятие, казенное предприятие субъекта Российской Федерации;
2) некоммерческие:
- федеральные бюджетные учреждения, бюджетные учреждения субъектов Российской Федерации (создаваемые для осуществления полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах);
- государственные корпорации и компании;
- публично-правовые компании;
-
государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
-
автономные учреждения, созданные РФ, субъектом РФ для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления полномочий органов госвласти в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, СМИ, соцзащиты, занятости населения, физкультуры и спорта и пр.
Хозяйственные общества (акционерные компании), являющиеся коммерческими организациями, 100% акций которых принадлежит государству, под действие Примерной инструкции также подпадают.
Для перечисленных выше организаций новая Примерная инструкция является обязательной. Все остальные организации – негосударственные – вправе самостоятельно решать, применять ее или нет.
Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) независимо от вида носителя (бумажного и электронного) путем регламентации правил:
- подготовки документов,
- технологий работы с ними,
- организации их текущего хранения и
- подготовки к передаче в архив организации.
Таким образом, положения Примерной инструкции для государственных организаций должны (а для остальных могут) лечь в основу конкретных Инструкций по делопроизводству этих организаций. Однако заметьте, в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции отмечается, что особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иные виды конфиденциальной информации) должны регулироваться отдельными локальными нормативными актами (ЛНА), утверждаемыми руководителем организации: это может быть, например, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.
Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности в государственных организациях (далее – организации). На основе нее они должны разработать и утвердить своим руководителем как минимум индивидуальную Инструкцию по делопроизводству всей организации (она может дополнять положения Примерной инструкции). А в филиалах и обособленных структурных подразделениях могут быть введены свои инструкции, дополняющие индивидуальную Инструкцию по делопроизводству организации (п. 1.12 и 1.13).
Не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции и правила работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД) и в иных информационных системах (ИС) организации (п. 1.14).
Ответственность за документы организации
Установление ответственности за документацию организации – важная часть нормативного регулирования в сфере делопроизводства. Этот вопрос рассматривается в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции.
Служба делопроизводства организации определяется как структурное подразделение, ответственное:
- за ведение делопроизводства организации и
- его...
