Новый ГОСТ с 1 января 2020 года сменит ныне действующий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. У нас с вами еще есть время к этому подготовиться. Объясняем, как новый ГОСТ увязан с иными стандартами серии ИСО, в т.ч. системы менеджмента качества, каким организациям придется ему соответствовать.
Показываем принципиальные положения нового стандарта. Обратите внимание на корректировку значения понятия «система управления документами».
«Откуда ветер дует»
Создание единого экономического пространства привело к тому, что государства отказываются от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в т.ч. и от национальных систем управления документацией, переходя на единые, общие для всех принципы. Этому способствует тот факт, что деятельность многих современных компаний давно вышла за пределы национальных границ. Свободному перемещению капитала нужна большая прозрачность систем управления организациями. Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации 1 проблему выработки единого международного стандарта по управлению документацией.
И такой стандарт был принят в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General» 2. Он был разработан на основе 6 австралийских стандартов по управлению документами с учетом опыта других стран. ISO 15489:2001 активно применялся во многих странах мира и, безусловно, сыграл огромную роль в формировании общих принципов и подходов к управлению документами. В частности, терминология этого стандарта была использована разработчиками Типовых функциональных требований к управлению официальными электронными документами 3 – европейского стандарта, предназначенного для тестирования и сертификации информационных систем управления документами.
Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» 4 и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.
В 2016 году ISO приняла новую версию стандарта – ISO 15489:2016 5, при разработке которого был учтен опыт применения стандарта 2001 года за весь период его функционирования. Вот на его базе и был подготовлен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» 6, который вводится в действие с 1 января 2020 г. и заменит собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Новый российский стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2016. Оба международных стандарта ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 состоят из двух частей:
- первая устанавливает общие принципы управления документами;
- вторая часть (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта.
Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2019 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.
Система отечественных стандартов серии ИСО на системы управления документами
За период с 2005 года в России практически ежегодно утверждались стандарты в сфере управления информацией и документами, разработанные на базе стандартов ИСО:
- ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
- ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
- ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
- ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
- ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
- ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
- ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».
Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» 7, а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» 8. В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском: «Информация...
