Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение.
Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.
Раздел 7 «Анализ деловых процессов»
Здесь, фактически, идет речь о документировании деловых процессов. Их необходимо проанализировать, чтобы определить:
- какие документы должны быть созданы и введены в документную систему,
- сроки их хранения.
При этом особое внимание нужно обратить на роль документов для подтверждения деловой деятельности и снижения рисков.
Результаты такого анализа фиксируются в соответствующих документах, которые при необходимости могут быть утверждены руководством.
Далее формулируются требования к документам. Они могут быть установлены для отдельного документного процесса и включать в себя описание:
- контента и
- метаданных,
- связей документа с другими документами,
- формы или структуры документов.
Важно! Требования к документам и решения о том, как они должны быть выполнены, следует зафиксировать в регламентирующих документах и регулярно пересматривать.
Раздел 8 «Средства управления документами»
В связи с тем, что деловая среда и рабочие процессы изменчивы, средства управления документами должны регулярно пересматриваться. Отмененные версии средств управления документами следует сохранять и управлять ими как документами. Посмотрим, что новый ГОСТ относит к таким средствам.
Для каждого вида документов должна быть разработана своя схема метаданных (их состав). Однако она может быть:
- не только у документов,
- но и у иных объектов:
- агентов (включая отдельных лиц, организации, технологии, а также деловые и документные системы);
- функций, операций и рабочих процессов;
- нормативных документов, регулирующих деловую деятельность, а также процессы создания и управления документами;
- взаимосвязей между субъектами и совокупностями документов.
Метаданные документов необходимы:
- для их идентификации и поиска;
- связи документов:
- с изменяющимися нормативными требованиями деловой среды;
- агентами (в т.ч. для обеспечения их прав доступа к документам);
- с деловой деятельностью;
- отслеживания процессов, относящихся к документам (например, таких как изменение правил доступа или перемещение документов в новые системы).
Стандарт выделяет 6 классов информации, которая может быть использована для построения метаданных:
- об идентификации объекта;
- определении характера объекта;
- текущем и долгосрочном использовании объекта;
- управлении объектом;
- прошедших событиях как в отношении объекта, так и в отношении...
