Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.

На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, где тоже описывается данный реквизит, но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.

Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его потом сами.

Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.

Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.

А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.

Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТа следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него экземпляре (если такой обязанности нет в Инструкции по делопроизводству конкретной организации).

Выше мы описали делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа», который упоминается в нормативных правовых актах и ГОСТе. Но есть еще отметка о получении (о вручении), которую просят оформить грамотные юристы, чтобы им потом легче было доказать факт передачи документа. Состав ее элементов выработала практика – см. Пример 4. В ней видно, какой сотрудник какой организации и когда получил документ. Ее обычно просят заверить печатью для пущей убедительности. Но получатель вполне может отказаться ее оформлять! Или оформить частично на экземпляре отправителя. В этом случае некоторой страховкой становится заполнение получателем графы в ведомости доставки курьера (но потом будет сложно доказать, что именно доставил курьер).

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Чтобы ответить на поставленные читателем вопросы, на наш взгляд, стоит начать с самого начала. В Гражданском кодексе РФ есть очень интересная норма: «Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю» (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Эти положения показывают, насколько для нас важно точно определить, когда документ был передан контрагенту. Однако рассмотрение проблемы должно отталкиваться от ответа на вопрос «зачем доказывать?». Он встает только в случае возникновения спора между сторонами. Причем спора, уже перешедшего в «формальную стадию». А следовательно, доказательства предъявлять надо будет либо вашему оппоненту в претензионном порядке, либо судье в рамках рассмотрения дела.

Норма, которую мы привели (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ), имеет продолжение: «Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним». Здесь появляется еще один интересный термин – «доставлено».

В качестве примера такой доставки Пленум Верховного Суда РФ приводит следующее: «…сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения»¹. По сути вместо доказывания факта вручения сообщения нам достаточно доказать факт его направления адресату почтой.

Сделать это просто – заказное письмо, направленное «Почтой России», можно отследить, начиная с даты его передачи отправителем почтовой службе и по дату передачи или не передачи его адресату. Чтобы подтвердить, что в письме направлено определенное юридически значимое сообщение (документ), а не чистый лист бумаги, оформляется опись вложения. В нее можно вписать идентифицирующие реквизиты документа: его вид, заголовок к тексту, дату и номер.

Отметим, что «Почта России» запустила еще один достаточно удобный сервис – «заказные электронные письма». Имея кабинет на ее сайте, можно отправлять электронный образ письма (в формате PDF). В том случае если ваш получатель к этой системе не подключен, письмо будет распечатано сотрудниками почты и уйдет ему в обычном формате. Отслеживание доставки так же можно будет производить по трек-номеру отправления. Этот сервис пока не приобрел широкого распространения, да и с точки зрения доказательной работы в суде проще предъявить «почтовый чек» и опись, чем проводить ознакомление суда с электронными страницами личного кабинета. Однако такой подход представляется прогрессивным и в будущем может значительно облегчить работу. В этом варианте доказывается доставка документа определенного содержания, а не только с определенными названием, номером и датой (как в предыдущем варианте).

Еще одним случаем, когда отправителю достаточно доказать только сам факт отправки письма, является электронная почта и аналогичные ей программы взаимодействия, например мессенджеры. Так уж сложилось, что доставка электронных сообщений адресату постулируется самим фактом их отправления. Да, адресат может физически не получить такое сообщение, но в контексте абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ будет предполагаться, что произошло это по «обстоятельствам, зависящим от получателя» (например, у него был выключен телефон). Однако чтобы доказать доставку корреспонденции, должна быть четкая привязка получателя и электронного адреса / номера телефона, на который сообщение было отправлено. Самый простой вариант – адреса / телефоны взаимодействия должны быть зафиксированы в договоре. Например:

• «заявки направляются в электронной форме на электронный адрес: zakaz@pochta.ru или в мессенджере WhatsApp на телефонный номер: +7 (919) 123-45-67» либо
• «взаимодействие сторон, за исключением случаев прямо оговоренных в настоящем Договоре, осуществляется посредством электронной почты. Адрес Подрядчика: prodavec@pochta.ru. Адрес Заказчика: zakazchik@pochta.ru».

В этом случае возможны определенные технические сложности при предоставлении доказательств суду, однако они будут носить формальный характер и достаточно легко преодолимы.

Подводим итог – сейчас самый простой способ для отправителя доказать, что документ доставлен, это направить его через «Почту России» заказным письмом с описью вложения. Можно добавить и уведомление о вручении, но в связи с возможностью отслеживать заказные отправления по трек-номеру, подписание получателем уведомления утратило свое значение.

Следующим по доступности способом является отправление электронных сообщений через «Почту России» или по согласованным сторонами (в идеале в письменной форме) каналам и адресам для электронной связи.

Итак, со стороны отправителя ситуация с этими способами доставки понятна. Но так ли она проста и со стороны получателя? К сожалению, нет. Как отмечает Пленум ВС РФ, «риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат»², а значит, именно получателю необходимо организовывать систему сбора корреспонденции.

Для начала разберемся с почтовой доставкой. В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ)должен быть указан адрес юрлица для связи с ним. При этом компания несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя. Более того, организация не вправе ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем³. Это создает множество проблем и рисков для получателя корреспонденции.

Прежде всего, практика «юридических адресов» по-прежнему активно используется. Часто реальное местоположение офиса и адрес, внесенный в ЕГРЮЛ, различаются. Причин этому может быть много, начиная с привычки выбирать не офис, а налоговую инспекцию, в которой хочет обслуживаться организация, и заканчивая отсутствием денежных средств на этапе открытия бизнеса для полноценной аренды офисных помещений.

С «Почтой России» тоже не все гладко. Арендаторы помещений в бизнес-центрах постоянно сталкиваются с тем, что письма до них не доходят. Обычная практика, когда собственники недвижимости устанавливают специальные почтовые ящики на первом этаже, не всегда находит отклик у почтальонов. В результате письма в лучшем случае оставляют на входе в здание (на ресепшене или у охраны), а в худшем они оказываются где-то рядом с ним, что называется «на крылечке». Суды в подобных случаях однозначно возлагают негативные последствия неполучения корреспонденции на адресата.

К сожалению, в большинстве случаев данную проблему приходится решать «в ручном режиме». Варианты могут быть разные:

• от аренды абонентского ящика в почтовом отделении юрадреса
• до «прикармливания» почтальонов шоколадом.

С организацией сбора официальной электронной корреспонденции все немного проще. Вариантов обычно два:

• можно централизовать потоки писем через 1–2 официальных ящика с обязательной регистрацией и жестко контролировать, чтобы юридически значимая переписка велась только через них;
• обязать всех лиц, полномочных осуществлять внешние контакты, вести регистрационные журналы для собственной переписки либо проводить ее через единую централизованную систему регистрации входящей корреспонденции (которую обычно осуществляет служба делопроизводства).

Читатель, задавший вопрос, «на автомате» считает, что в организации существует специализированное лицо / подразделение, ответственное за обработку входящей корреспонденции. Это подводит нас к, казалось бы, элементарному вопросу – а кто же тогда должен получать корреспонденцию от имени компании? С точки зрения п. 1 ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. ГК РФ и профильные законодательные акты определяют только один орган юридического лица, представляющий его интересы без доверенности – единоличный исполнительный орган (генеральный директор, директор). Соответственно по умолчанию единственным, кто может принять корреспонденцию, является именно руководитель организации. Но ему некогда этим заниматься, и данные полномочия делегируются нижестоящим структурам (отдел делопроизводства, экспедиция, секретарь). Такая передача оформляется через локальные нормативные акты и / или должностные инструкции (т.е. внутренние документы, как правило, не доступные посторонним). Хотя на практике вдобавок выдают доверенность на право приема корреспонденции от имени организации (этот вариант более верный, т.к. оформляет по сути право работника представлять интересы своей организации во взаимоотношениях с третьими лицами (курьерами и пр.), как того требует п. 1 ст. 185 ГК РФ). Соответственно, вручая письмо любому лицу, кроме генерального директора, курьер не может знать, есть ли у него полномочия на получение корреспонденции. В рамках сложившихся в прошлом веке деловых традиций, эту проблему решали дополнительным удостоверением – кроме подписи ставились штампы и печати. Отметим, что это именно традиция, не подкрепленная нормативными актами.

В действующем ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет прямого указания о том, как должна выглядеть отметка о поступлении на экземпляре, остающемся у отправителя. Там речь идет об отметке с номером и датой, которая точно должна быть на поступившем к адресату документе, она может быть проставлена при помощи штампа (см. цитату п. 5.27 выше) – это регистрационный механизм, позволяющий по входящему номеру отслеживать документ в системе внутреннего делопроизводства.

Аналогично обстоят дела в п. 3.23 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71): «Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер». Далее под этим номером документ «движется» в электронной системе, именно по этому номеру отслеживаются сроки и наличие ответа.

Все это не позволяет спутать данную делопроизводственную отметку (Пример 1) с отметкой о вручении (Пример 4). Это совершенно разные вещи, имеющие разное назначение. Регистрационная метка – внутренний шифр организации, позволяющий контролировать делопроизводство по входящему документу. Отметка о вручении – однозначный способ подтвердить для отправителя фактическую передачу документа.

Обязана ли организация-получатель оформлять отметку о вручении на входящем документе?

В законодательстве отсутствуют требования к порядку принятия документов «нарочным» для всех организаций.

Существующие требования относятся к специфическим сферам деятельности, связанным, прежде всего, с взаимодействием между государственными органами и иными лицами. Так, требования о порядке проставления отметок о получении документа содержатся в Инструкциях по судебному делопроизводству, например:

• в районном суде: «лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю»⁴;
• в арбитражном суде: «в случае доставки документов сотрудником суда документы вручаются уполномоченному сотруднику экспертного учреждения, о чем делается отметка в реестре отправки корреспонденции с описью вложения; отметка о вручении удостоверяется подписью уполномоченного сотрудника экспертного учреждения и скрепляется печатью экспертного учреждения»⁵.

Как должна выглядеть отметка о вручении (о получении) документа, чтобы убедить в этом факте суд? Единых требований к содержанию такой отметки нет. Поэтому при определении «достаточности» реквизитов необходимо исходить из здравого смысла и судебной практики.

Здравый смысл подсказывает, что для того чтобы подтвердить вручение документа, нам нужно подтверждение доставки в ту организацию, в которую документ адресован, и желательно лицу, полномочному получать корреспонденцию. Соответственно, в идеале в отметке должны быть:

• название организации,
• должность и Ф.И.О. лица, получившего документ, его подпись и
• дата вручения.

Вместо названия компании возможно проставление ее печати (там есть вся идентифицирующая информация о ней).

При этом внутренний регистрационный номер как доказательство вручения документа для отправителя вторичен!

Судебная практика поддерживает здравый смысл.

В ряде дел, рассматриваемых арбитражными судами, исковые заявления были оставлены без рассмотрения (ст. 129 АПК РФ) на том основании, что на представленных документах отметки с входящим номером не содержат наименования адресата и должностного лица, получившего корреспонденцию, что не позволяет достоверно установить лицо, получившее письмо (а это было необходимо для соблюдения обязательного досудебного претензионного порядка урегулирования спора)⁶.

Печать сама по себе обязательным атрибутом не является. Так, ФАС Центрального округа при рассмотрении одного из дел указал, что возврат искового заявления на том основании, что отметка о получении документов ответчиком (индивидуальным предпринимателем)⁷ не была заверена его печатью, является незаконным⁸.

Двадцатый арбитражный апелляционный суд также обратил внимание на то, что отсутствие на претензии⁹ печати и входящего регистрационного номера ответчика не является доказательством неполучения последним претензии при том, что на претензии имеется отметка о получении ее представителем ответчика, действовавшим на основании доверенности¹⁰.

Однако печать может помочь в идентификации. Так, в деле № А80-83/2019 Арбитражный суд Дальневосточного округа посчитал достаточным для подтверждения факта вручения претензии подписи принявшего претензию лица (без расшифровки и указания должности), заверенной печатью¹¹.