В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу.
Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения.
Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.
Договоры в Перечне научно-технической документации
Если в предыдущих двух частях статьи (в № 5 и 6’ 2022 г.) мы в основном говорили о Перечнях управленческих документов со сроками хранения: о действующем Перечне УД 2020 г. 1 и о его предшественнике Перечне УД 2010 г. 2, то в этой части статьи подробнее разберем сроки хранения договоров в Перечне научно-технических документов. Полностью он называется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142), для краткости именуем его Перечень НТД 2022 г. 3
Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельность, то рекомендуем внимательно проработать его. В нем есть список договоров по вышеуказанным направлениям деятельности. Мы собрали статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов), разбросанные по всему Перечню НТД 2022 г., в одну Таблицу 2. В нее вошли наименования тех разделов и подразделов, где есть найденные по нашей теме статьи.
Следует обратить внимание на особенности Перечня НТД 2022 г.
Во-первых, срок хранения указанных документов будет зависеть от того, к какому звену 4 относится ваша организация (у одного и того же документа в разных типах организаций срок хранения может быть разным). Причем состав звеньев (т.е. типов организаций) в разных разделах Перечня НТД 2022 г. тоже несколько отличается. Поэтому и наша Таблица 2 имеет «подтаблицы» с разными составами граф.
Вот возможные роли организаций, в зависимости от которых срок хранения документа может отличаться:
- организация-заказчик;
- организация-застройщик;
- организация-исполнитель работ;
- организация-разработчик / автор документа;
- согласующая или экспертная организация;
- лицензирующая организация;
- организация, утверждающая документы;
- организация, осуществляющая внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР;
- эксплуатирующая организация;
- контрольная / надзорная организация.
Сроки хранения одного и того же договора, в зависимости от функций, выполняемых организацией, могут варьироваться от 5 лет до постоянного срока хранения (до ликвидации организации).
Во-вторых, во многих статьях Перечня НТД 2022 г. (так же как и в Перечне УД 2020 г.) есть небольшое уточнение о том, что указанный срок хранения начинает течь после определенного события, например:
- истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (ст. 18) или
- только истечения срока действия договора (ст. 373);
- окончания действия разрешения на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия (ст. 556) и др.
Поэтому работая с Перечнем НТД 2022 г., следует внимательно изучать графу «Примечание».
В-третьих, есть и такие статьи, где не указан момент (событие) для начала отсчета срока хранения договора.
Таблица 2. Статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне НТД 2022 г.
Раздел 1. Научная (научно-исследовательская) деятельность
| № п/п |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
| в органи-зациях-заказчиках |
в органи-зациях – разработ-чиках / авторах документов |
в согласовы-вающих организа-циях; экспертных организа-циях |
в органи-зациях, утвержда-ющих документы |
в органи-зациях, осуществля-ющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1.1. Организация, планирование и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью |
| 18 |
Договоры (контракты, государственные контракты) и технические задания к ним: |
|
|
|
|
|
(1) После истечения срока действия договора, контракта; после прекращения обязательств по договору, контракту |
| а) о создании исследовательских, инженерно-производственных консорциумов, кластерных форм бизнеса; научно-образовательных центров, о совместной научной и научно-технической деятельности органов государственной власти Российской Федерации с инновационными и научными организациями, предприятиями |
5 лет (1) |
15 лет ЭПК (1) |
5 лет (1) |
15 лет ЭПК (1) |
5 лет (1) |
| б) на выполнение, внедрение НИОКТР, выполнение научно-технических программ и проектов |
15 лет ЭПК (1) |
15 лет ЭПК (1) |
5 лет (1) |
5 лет ЭПК (1) |
Постоянно |
| 1.4. Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров |
| 72 |
Документы (приказы, договоры, протоколы, информации) о приеме в аспирантуру, докторантуру, о прикреплении для подготовки диссертации, о сдаче кандидатских экзаменов |
– |
10 лет |
– |
– |
– |
|
| 79 |
Документы о деятельности лабораторий в образовательных организациях высшего образования, кафедр на базе научных организаций: |
|
|
|
|
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| а) программы, планы, отчеты |
– |
Постоянно |
– |
– |
– |
| б) договоры |
|
