В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД.
Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов.
Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела.
Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.
Что такое «гибридное» дело
Дело является единицей классификации и систематизации документов по определенным признакам и срокам хранения в документальном фонде организации. Носитель документов является принципиальным для учета дел в делопроизводстве и связан со спецификой обработки документов, поэтому дела в делопроизводстве разделяются:
- на содержащие документы только на бумажном носителе;
- электронные дела, содержащие только электронные документы;
- «гибридные» дела, которые включают и документы на бумажном носителе, и электронные документы.
Слово «гибридное» из этого понятия является скорее разговорным, нежели нормативным, и описывает любую ситуацию, в которой организации пришлось внести в номенклатуру дел и сформировать дело, включающее как бумажные, так и электронные документы, руководствуясь определенными классификационными признаками и сроками хранения, но не носителем информации.
Какой нормативной базой руководствоваться
Первое описание понятия «гибридных» дел нашло отражение в п. 6.26 Правил делопроизводства в органах государственной власти, местного самоуправления 2019 года, которые до сих пор действуют:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Эти Правила делопроизводства обязательны для исполнения только органами государственной власти и местного самоуправления.
При этом абсолютно для всех отечественных организаций обязательны обновленные Правила архивов организаций 2023 года 1. В них есть глава XI «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)» (мы процитировали ее далее), которая целиком посвящена тому, что в Правилах делопроизводства называется «гибридными» делами. В отличие от порядка, установленного только для органов власти, Правила архивов организаций 2023 года не содержат положения, запрещающего распечатку электронных документов и включение их копий в том на бумажном носителе, оставляя организациям право самостоятельно определять принцип формирования томов для «гибридных» дел.
Также стоит упомянуть статьи работников ВНИИДАД, разработчиков Правил архивов организаций 2023 года О.В. Ударовой и А.Г. Бороздиной, где тема «гибридных» дел поднималась ранее: «Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года» 2 и «Специфика организации хранения и учета “гибридных” дел» 3.
Учет и передача в архив «гибридных» дел
Основным отличием в механизме группировки документов в «гибридные» дела является разделение документов такого дела на тома по видам носителя.
В номенклатуру дел организации (см. отметки «1» и «2» в Примере 1 4) тома «гибридного» дела включаются под одним индексом и заголовком дела и обладают одним сроком хранения. Это происходит на этапе формирования дел в делопроизводстве. В примечании указывается, к какому виду носителя относится каждый из томов (в Примерах 1–3 цифрой «1» мы обозначаем электронные тома «гибридного» дела, а цифрой «2» – бумажные).
Какой из томов «гибридного» дела будет электронным? Раньше, пока действовали только Правила делопроизводства 2019 года, это определяли по ситуации – электронный том мог быть:
-
одним из множества в рамках хронологии формирования томов, если по той или иной причине электронные...
