Top.Mail.Ru

Налогообложение при возмещении работникам расходов

Несмотря на то что многие компании сокращают соцпакеты, полностью от них редко отказываются. Кто-то продолжает оплачивать лечение сотрудников, кто-то – питание и проезд к месту работы. Некоторые работодатели возмещают расходы за тестирование на коронавирус. Однако не стоит забывать про уплату с этих сумм установленных государством отчислений. Из статьи станет понятно, как правильно возмещать расходы, когда придется заплатить с них как НДФЛ, так и страховые взносы. В каких ситуациях возможно учесть произведенные работодателем платежи в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций. И как быть с НДС. Приводим образцы формулировок в трудовой и коллективный договоры о компенсации работникам разного рода расходов; заявления сотрудника о компенсации затрат на лечение и приказа работодателя о возмещении ему расходов на лечение.

Организация вправе установить работникам больший объем гарантий и компенсаций, чем это предусмотрено ТК РФ. Работодатели, сумевшие в текущие нелегкие для экономики времена сохранить соцпакеты, справедливо полагают, что это не только удерживает сотрудников, но и повышает их лояльность и вовлеченность. В зависимости от финансовых возможностей организации предлагают разные опции, входящие в соцпакет.

Ранее мы рассказывали об удержании НДФЛ с обязательных выплат работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, теперь поговорим о компенсации расходов, по которым работодатель самостоятельно принимает решение, быть им или не быть, о размерах и порядке выплат. В частности, обсудим расходы на питание, лечение, тестирование на коронавирус, оплату проезда к месту работы. Именно их наиболее часто компании и предлагают компенсировать работникам.

Также отметим, что, по нашему мнению, установление компенсационных выплат не всем работникам, а только отдельным категориям дискриминацией не будет. Ведь подобные дополнительные выплаты – ​это право работодателя, а не его обязанность, поэтому он может прописать в локальных нормативных актах разные условия мотивации для различных категорий работников. Однако, чтобы уйти от конфликтных ситуаций и минимизировать риски при предоставлении мотивационных льгот не всем категориям работников, рекомендуется обосновать такое решение и четко прописывать компенсационный пакет в локальном нормативном акте. Например, можно закрепить, что оплата питания компенсируется только при выполнении работы, связанной с тяжелыми физическими нагрузками. Факторами дифференцированного подхода к мотивации могут служить работа на улице зимой, в ночное и вечернее время, необходимость нахождения в подразделении, расположенном далеко от офиса, и т. п.

Компенсация или оплата расходов на лечение работников

Оплата расходов на лечение работников не является обязанностью работодателя и относится к выплатам социального характера. Отличие этой компенсации от добровольного медицинского страхования (ДМС) заключается в том, что не предполагает заключение организацией договора со страховой компанией.

Соответствующие положения должны быть предусмотрены в локальном нормативном акте организации (ЛНА). В частности, в нем прописываются:

  • порядок документального оформления выплат;
  • категории работников, которым будут предоставляться соответствующие льготы;
  • сумма компенсации / оплаты (частичная или полная, лимиты);
  • периодичность платежей и т. д.

Компенсируют расходы работникам на лечение обычно двумя способами:

  • в безналичном порядке лечение оплачивается работодателем напрямую медицинской организации;
  • компенсация расходов производится работнику после того, как он фактически их понес. Кстати, в последнем случае сумму компенсации нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Для исключения претензий со стороны проверяющих с работников придется запрашивать документы, подтверждающие соответствующие расходы и предъявление их к возмещению. Заявление работника с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (часть из них может быть в виде заверенных копий, тогда подлинники предъявляются на обозрение) будет являться основанием для выплаты, а также для освобождения компенсации от НДФЛ. Унифицированной формы для такого заявления нет. Поэтому написать его можно в произвольной форме. Указывается Ф.И.О. руководителя организации, Ф.И.О. работника, сумма денежных средств, потраченных на лечение (см. образец в Примере 1).

Пример 1. Заявление работника о компенсации затрат на лечение

Какие документы подтверждают расходы на лечение? Это могут быть договоры, акты приемки-передачи...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Могут ли организации учесть страховые взносы при расчете УСН за 2022 год?

Не все организации воспользовались годовой правительственной отсрочкой уплаты по страховым взносам за апрель, июнь, июль, сентябрь 2022 года. Многие продолжили их уплачивать, чтобы учесть их при расчете налога по УСН за 2022 год. Вскоре организации обнаружили, что налоговики отражают у себя эти суммы как переплату по страховым взносам и даже могут зачесть их в счет погашения налоговых долгов. Могут ли организации учесть страховые взносы при расчете УСН за 2022 год?

Как учесть в налоговом учете расходы на услугу по анализу состояния бухгалтерского учета?

Организация заключила договор об оказании услуг по анализу состояния бухгалтерского учета за три предыдущих года. Результаты оказания услуг предоставляются в одном экземпляре в виде письменного анализа состояния бухгалтерского учета и акта об оказанных услугах (аналог аудита, только без предоставления лицензии на аудиторскую деятельность). Как можно учесть эти расходы в налоговом учете? Включаются ли они в состав затрат по налогу на прибыль?

Что ждать от 2023 года?

Последние три года были не самыми простыми для бизнеса. Санкции, пандемия, СВО, мобилизация, еще больше санкций. Власти делают все, чтобы нивелировать проблемы, вводят антикризисные меры, разрешают параллельный импорт и временный перевод сотрудников к другому работодателю на период простоя, оперативно вносят изменения в законодательство, где-то ужесточая ответственность, а где-то, напротив, смягчая. Журнал «Юридический справочник руководителя» поговорил с экспертами, попросив их подвести итоги уходящего года и рассказать о том, на что нужно обратить внимание в наступившем 2023 году руководителям и юристам, к каким изменениям готовиться в налоговом, уголовном, корпоративном и трудовом праве.

Какие подарки можно подарить сотрудникам без обложения налогом?

В этом году руководитель вместо корпоративного мероприятия на Новый год принял решение сделать сотрудникам подарки. Как выбрать подарки, чтобы не было претензий налоговиков? Также не хотелось бы, чтобы с подарка работники платили налоги, а то подарок хоть и частично станет для них «платным».

Могут ли организации учесть страховые взносы при расчете УСН за 2022 год?

Не все организации воспользовались годовой правительственной отсрочкой уплаты по страховым взносам за апрель, июнь, июль, сентябрь 2022 года. Многие продолжили их уплачивать, чтобы учесть их при расчете налога по УСН за 2022 год. Вскоре организации обнаружили, что налоговики отражают у себя эти суммы как переплату по страховым взносам и даже могут зачесть их в счет погашения налоговых долгов. Могут ли организации учесть страховые взносы при расчете УСН за 2022 год?

Как учесть в налоговом учете расходы на услугу по анализу состояния бухгалтерского учета?

Организация заключила договор об оказании услуг по анализу состояния бухгалтерского учета за три предыдущих года. Результаты оказания услуг предоставляются в одном экземпляре в виде письменного анализа состояния бухгалтерского учета и акта об оказанных услугах (аналог аудита, только без предоставления лицензии на аудиторскую деятельность). Как можно учесть эти расходы в налоговом учете? Включаются ли они в состав затрат по налогу на прибыль?

Что ждать от 2023 года?

Последние три года были не самыми простыми для бизнеса. Санкции, пандемия, СВО, мобилизация, еще больше санкций. Власти делают все, чтобы нивелировать проблемы, вводят антикризисные меры, разрешают параллельный импорт и временный перевод сотрудников к другому работодателю на период простоя, оперативно вносят изменения в законодательство, где-то ужесточая ответственность, а где-то, напротив, смягчая. Журнал «Юридический справочник руководителя» поговорил с экспертами, попросив их подвести итоги уходящего года и рассказать о том, на что нужно обратить внимание в наступившем 2023 году руководителям и юристам, к каким изменениям готовиться в налоговом, уголовном, корпоративном и трудовом праве.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.