Нередко компании оказывают работникам материальную помощь в сложных и/или приятных жизненных ситуациях. Однако во избежание конфликтных ситуаций с сотрудниками, а также претензий со стороны проверяющих, недостаточно просто выдать работнику на руки какую-то сумму, надо прописать оказание матпомощи в локальных нормативных актах. Предлагаем образцы формулировок и документов, которые помогут вам оформить выплату материальной помощи сотруднику. Даем шпаргалку с видами помощи и порядком обложения НДФЛ и страховыми взносами.
Фиксация порядка выплаты материальной помощи в документах
Материальная помощь – это разновидность социальной помощи, которую государство или различные организации предоставляют нуждающимся в виде денежных средств, продуктов питания, одежды, других материальных ресурсов. ТК РФ не обязывает работодателей материально поддерживать своих работников, поэтому в каждой организации руководитель самостоятельно решает, будет он помогать им в трудных (или радостных) ситуациях или не будет. Любое решение будет законным.
Предположим, работодатель не против оказывать денежную помощь работникам. Правила выплаты денег в этом случае целесообразно закрепить в локальном нормативном акте общего характера (ПВТР, Положении об оплате труда) или разработать отдельный ЛНА по этому вопросу (образец Порядка оказания материальной помощи – см. Пример 2). Это поможет избежать конфликтов как с работниками, так и с проверяющими, в частности налоговыми инспекторами.
При заключении коллективного договора порядок оказания работникам материальной помощи, как правило, прописывают в нем. Если в колдоговоре подробно указаны условия и случаи оказания матпомощи, размер выплат, порядок обращения за ними, то нет необходимости дублировать эти положения в ЛНА. Но часто в колдоговоре перечисляют только случаи оказания матпомощи, и в этой ситуации всю конкретику целесообразно перенести в ЛНА. Учтите, что положения ЛНА не должны противоречить договоренностям, которые закреплены в коллективном договоре.
В трудовом договоре, как правило, не фиксируют порядок выплаты работнику материальной помощи. Статья 57 ТК РФ не указывает это условие в качестве обязательного. Но некоторые работодатели все же переносят правила, установленные в ЛНА или колдоговоре, в трудовые договоры. Мы не рекомендуем этого делать, потому что в случае пересмотра условий оказания матпомощи придется вносить изменения в договор с каждым работником. Если хочется сделать трудовой договор более привлекательным, сделайте отсылку к ЛНА или колдоговору, например, как показано в Примере ...
