Руководитель организации ответственен за сохранность бухгалтерских документов

Бухгалтерия – ​основной отдел организации, который всегда с неохотой расстается с документами, даже для сдачи их в архив. Однако ответственность за сохранность бухгалтерских документов несет руководитель организации, а значит, держать документы в бухгалтерии «вечно» нельзя. Надо сдавать их в архив. Аргументы в пользу этого – ​в нашей статье. Ведь речь идет не только об обычных административных штрафах, но и о дисквалификации, а субсидиарная ответственность и вовсе может привести к необходимости выплатить многомиллионные суммы.

Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 1). Не знает он и то, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что юристы, профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя. Рекомендуем с позиций управления рисками поговорить с председателем экспертной комиссии (ЭК) организации. На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она, как правило, и настаивает, или все-таки в архиве.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 2  подчеркивается, что:

  • хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
  • «экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
  • при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта » 3 (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – ​генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.

В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.

Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «…отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения… в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:

Фрагмент документа

Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ

Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Подписи нескольких директоров: проверяем полномочия

В организации одномоментно у власти может быть несколько директоров. Как вести себя с компанией, у которой в руководстве несколько «голов»? Как проверить, сколько подписей руководителей одной организации должно быть на документе (договоре, письме и пр.), подписанном вашим контрагентом, чтобы он имел полную силу? Как правильно оформляются подписи в этом случае? Как обезопасить себя при заключении сделки с такой организацией? В статье даем готовые формулировки для документов.

Когда правильно говорить: избран, назначен, утвержден или принят

Практика показывает, что далеко не всегда работодатель понимает, какой термин нужно использовать в документах при трудоустройстве лица в качестве руководителя: «избран», «назначен», «утвержден» или «принят»? В разных нормативных правовых актах используется своя терминология. Так как выйти из ситуации, когда юрист настаивает, что в корпоративных документах нужно писать «избран», специалист по кадрам пишет в кадровых документах – ​«назначен», а владелец бизнеса настаивает на «утвержден», при этом сам генеральный директор указывает в приказе в отношении себя «принят»?

Незаконное вознаграждение от имени юридического лица

При осуществлении предпринимательской деятельности некоторые недобросовестные участники гражданского оборота используют различные ухищрения и уловки. Делают они это для заключения выгодных контрактов с государственными (муниципальными) или частными компаниями, преодоления административных барьеров и извлечения иных необоснованных преимуществ, на которые они не вправе были рассчитывать при обычных условиях, конкурируя с другими коммерсантами. К таким уловкам можно отнести выплату незаконных вознаграждений, которая, кстати, преследуется по закону. В статье анализируем практику судов и делаем выводы, когда могут привлечь к ответственности по ст. 19.28 КоАП РФ за антикоррупционное правонарушение, какие смягчающие обстоятельства могут быть, когда от ответственности могут освободить, каков бывает размер штрафа и чем еще грозит привлечение к ответственности по данной статье, а также можно ли взыскать убытки с директора и/или участника в пользу общества из-за привлечения к такой ответственности. Эти обстоятельства нужно учитывать, особенно в преддверии традиционных подарков к 23 Февраля и 8 Марта.

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Как в договоре прописать ответственность подрядчика за привлечение к выполнению работ субподрядчика?

Как в договоре прописать ответственность подрядчика за привлечение к выполнению работ субподрядчика? Нужно ли увязывать с фактом выполнения работ и качеством? Может ли заказчик потребовать от подрядчика штраф в фиксированном размере или надо устанавливать какое-то соотношение?

Компания обезглавлена. Что делать, чтобы бизнес работал?

Любая небольшая организация держится на двух-трех ключевых фигурах. Эти люди принимают решения, их подписью эти решения претворяются в жизнь. Их отсутствие может привести к коллапсу принятия решений в рамках всей организации. Дадим ряд советов, как нивелировать последствия выбытия «ключевых фигур», если утрата контроля постоянная или временная. Расскажем, какие полномочия можно передать по доверенности, какие – ​невозможно. Когда потребуется нотариальная доверенность и как вернуть полномочия вернувшемуся директору. Приведем 8 различных образцов формулировок для документов, которые пригодятся на практике.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Какую ответственность по обязательствам юридического лица (ООО, АО) несут его учредители

Какую ответственность по обязательствам юридического лица (ООО, АО) несут его учредители? Отвечают ли учредители своим личным имуществом как физические лица?