Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: перевод на другую работу у того же работодателя

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 1 / 2021

Мария Смольянинова

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

За время работы по найму в отношении работника могут производиться разные кадровые мероприятия: переводы на другую работу, переименования должности и структурного подразделения. Он может пройти повышение квалификации, получить вторую профессию и быть награжден за успехи в работе. Да и сам работодатель может претерпеть изменения, начиная от переименования и заканчивая реорганизацией. Как понять, какие записи надо обязательно вносить в бумажные трудовые книжки, а от каких лучше отказаться? Все ли из привычных нам записей имеют аналоги в подаваемых работодателем сведениях о трудовой деятельности в электронном виде? С помощью первой статьи из цикла вы проверите ранее внесенные в трудовые книжки работников записи и убедитесь, все ли правильно делаете в связи с переходом в этом году на электронный формат сведений о трудовой деятельности. Поймете, в чем разница между записями о переводах на другую должность и в иное структурное подразделение (как внутреннее, так и обособленное); когда запись о фактически измененном подразделении можно не вносить; нужно ли дублировать в записи о переводе название структурного подразделения, если оно не меняется, а меняется только должность; как отразить трансформацию временного перевода в постоянный и пр.

Продолжение статьи. Начало в № 11 / 2020, окончание в № 02 / 2021, № 03 / 2021

Записи в процессе работы в трудовой книжке

В период трудовой деятельности сотрудника в его бумажную трудовую книжку в обязательном порядке необходимо вносить:

изменения, касающиеся его трудовой функции, а также в ряде случаев – структурного подразделения, если они осуществляются без ограничения срока (перевод на другую работу у того же работодателя)¹ ;
данные о реорганизации, переименовании, смене собственника имущества работодателя (если это влечет изменение наименования работодателя), изменении типа государственного или муниципального учреждения – работодателя;
сведения о присвоении нового разряда, иной квалификации работника;
информацию о времени военной и иной установленной службы работника;
запись о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
сведения о награждении (поощрении) работника;
данные о работе по совместительству (по желанию работника);
запись о подаче заявления работником о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

При этом в трудовой книжке не надо отражать:

совмещение должностей (профессий);
расширение зон обслуживания и увеличение объема работ;
исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором² ;
дисциплинарные взыскания (кроме случаев, когда речь идет об увольнении в качестве меры дисциплинарной ответственности);
данные об отсутствии трудового стажа до поступления на работу и об обучении до приема на первую работу.

Неактуальным по сути стало внесение записей:

о восстановлении непрерывного трудового стажа;
периодах, которые не засчитываются в непрерывный трудовой стаж.

Отражение данных о кадровых мероприятиях в сведениях о трудовой деятельности тоже имеет свою специфику.

Начнем подробный анализ этих ситуаций и приведем примеры записей в бумажную трудовую книжку и электронную версию сведений о трудовой деятельности.

Записи о переводе на другую работу у того же работодателя

Изменение трудовой функции и/или структурного подразделения, в котором трудится сотрудник, называется переводом (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Перевод может быть временным или постоянным. В трудовую книжку следует вносить записи о переводе работника только на другую постоянную работу (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил ³).

Перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может быть в нескольких случаях:

1. При изменении трудовой функции работника (т. е. изменении должности, профессии, специальности с указанием квалификации; поручении иного вида работы). Например, переводом на другую работу у того же работодателя будет повышение работника в должности.

Роструд⁴ , отвечая на вопрос, нужно ли дублировать запись в трудовой книжке о подразделении при переводе на другую должность, отметил, что нормами действующего законодательства описанная ситуация не урегулирована. По мнению ведомства, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на структурное подразделение ⁵.