Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.
От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.
Единичная утеря трудовой книжки
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.
Оформляем дубликат
Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат.
Получаем заявление от работника
Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).
Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной
Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления.
Документы, подтверждающие стаж
По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров).
Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку.
Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы:
- трудовые договоры;
- справки с предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа.
Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:
- за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы;
- с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета.
При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.
Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).
Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы. Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате.
Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли. В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы.
Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде.
Заполняем дубликат
Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:
1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).
3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):
Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства.
Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:
- в графе 2 – дата приема на работу;
- в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела (Пример 3).
4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).
5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении.
6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении.
Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки
Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки
Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет (п. 47 Правил).
Если ошиблись при заполнении стажа
На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку
при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения
в дубликат трудовой книжки.
В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем
признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку
правильной записи.
Дубликат на вкладыш к трудовой
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем
в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при
утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче
дубликата трудовой книжки.
Ответственность
За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен
к административной ответственности. В данном случае будет
нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек.
За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть
наложен штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц и предпринимателей – в размере
от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение –
от 10 000 до 20 000 руб.);
- на организации – от 30 000
до 50 000 руб. (за повторное нарушение –
от 50 000 до 70 000 руб.).
Если работодатель отказывается выдать дубликат
Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку
(в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно
лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату.
В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.
О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя,
а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная
запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил).
Работодателю придется возместить работнику не полученный
им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ). Также
работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков
выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда
(ст. 234 и 236 ТК РФ).
Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая
книжка по причине ее потери предыдущим работодателем
и отказа сделать дубликат, то на новой работе
по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка
(ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если предыдущим работодателем
будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую
книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.
Решение по данному вопросу работодатель должен принимать
по согласованию с работником.
В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки
работник может обратиться в суд по месту нахождения или
регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению
необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой
договор, письменные доказательства (в частности, заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя
о получении и т.п.).
Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю
предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам,
принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым
имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким
образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность
защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции.
Если работник не забирает дубликат
Трудовую книжку может получить лишь сам владелец. Родственникам книжка
отдается только в случае смерти работника (п. 37 Правил).
Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу
на основании нотариально заверенной доверенности от работника.
Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует
так же, как и с оригиналом трудовой книжки. Направляет
работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой
книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие
на отправление ее по почте. После направления такого
уведомления работодатель освобождается от ответственности
за невыдачу трудовой книжки (ст. 84.1
ТК РФ и п. 36 Правил).
Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует
хранить до востребования либо не менее чем 75 лет
(п. 43 Правил и ст. 664 Перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае
порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин
пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления
дубликата обычная.
Книга учета трудовых книжек
Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге
движения трудовых книжек
в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты
Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано
с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать
«Утрачена»
(Пример 4).
Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?
Специалисты Роструда рекомендовали действовать следующим образом:
- если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано
только структурное подразделение, в котором гражданин работал,
то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться
к работодателю по адресу его местонахождения;
- если организация находится в процессе банкротства,
то можно обратиться к конкурсному управляющему;
- если организация ликвидирована, то можно обратиться
в уполномоченный орган в сфере архивного дела
на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель,
куда должны были быть сданы документы при ликвидации.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек
работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил,
Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате
чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ
от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях,
экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках
и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально
организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти
субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители
работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками
представительных органов, а также других заинтересованных
организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов,
имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка
члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае
их отсутствия – на основании показаний двух и более
свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности
у одного работодателя или в одной системе. Если документы
не сохранились, стаж работы, в том числе установленный
на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден
в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже
работал, комиссия принимает меры к получению документов,
подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется
акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность)
и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта
работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи
работнику дубликата трудовой книжки не установлен.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении
в размере заработка за период, в течение которого работник
не мог устроиться на работу, организация будет нести только
в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату
трудовых книжек, незаконными.
