При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что есть «одноименные», каждый из которых не отменял действие предыдущего. Как навести порядок и актуализировать приказы?

Вопрос связан с предыдущим, поэтому продолжим. Бессрочных приказов не бывает, и несмотря на то, что в них не оформляются сроки действия и исполнения, они все равно подлежат пересмотру и актуализации с периодичностью 1 раз в 3-5 лет. Это управленческий цикл развития любой организации – считается, что через 3-5 лет существенно изменяются и направления деятельности, и технологии, и оргструктура, и продуктовый ряд / предоставляемые на рынке услуги, и штатный состав.

Поэтому раз в 3-5 лет правильно было бы осуществлять проверку актуальности и срока действия «нормативных» приказов за весь период деятельности организации. После этой проверки, которая является работой по кодификации нормативной базы организации, считаем возможным одним приказом оформить отмену нескольких ранее изданных и фактически утративших силу приказов с указанием их дат, номеров и заголовков к тексту.

А чтобы окончательно разобраться с «устаревшими» приказами, можно их список направить руководителям подразделений, главным специалистам и в юридический отдел, чтобы они под расписку подтвердили:

• какие приказы необходимо признать утратившими силу / отменить,
• какие необходимо доработать / актуализировать,
• а также указали сроки актуализации приказов, за исполнение которых они отвечают, являются инициаторами, ответственными исполнителями или «владельцами» бизнес-процессов и процедур.

В небольшой организации это может сделать секретарь, осуществляющий контроль исполнения. А в крупной организации необходимо даже издание приказа об актуализации нормативной базы / локальных нормативных актов, в котором дается поручение руководителям подразделений («владельцам» бизнес-процессов) представить план актуализации с указанием конкретных сроков и ответственных за подготовку, согласование и представление на подписание или утверждение.

Но к приказам о допуске к самостоятельному проведению работ на высоте рекомендуем подходить осторожно. Совместно с инженером / службой охраны труда сначала установите нормативный срок действия этих приказов, т.е. срок действия допуска, который регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами об охране труда и специальных / тяжелых условиях труда. Допуск не может быть бессрочным, как правило, он должен подтверждаться ежегодно. Поставьте данные приказы на контроль, чтобы примерно за 2 месяца до истечения срока допуска можно было предупредить непосредственных руководителей работников и службу охраны труда о том, что им пора актуализировать приказы. Подготовьте проекты новых приказов о допуске с указанием профессий, специальностей, квалификационных разрядов и фамилий сотрудников (это будет первый пункт приказа), и в этих же приказах оформите пункты о признании утратившими силу ранее действовавших приказов о допуске к самостоятельным работам на высоте (аналогично приказу, показанному в Примере 2). Новые приказы должны будут действовать в течение нормативного срока, поэтому их необходимо опять поставить на контроль.

Все приказы, касающиеся регламентации условий труда в отношениях работника и работодателя, должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Кроме того, в работе с приказами как правовыми актами организации необходимо помнить об общем правиле (юридической технике): если вводится в действие новая правовая норма или изменяется или дополняется действующая, то в момент ее утверждения старая норма должна быть отменена.