См. статью «Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством» в № 1’ 2018 и № 2’ 2018: когда документ считается полученным; когда надо ответить на запросы налоговой, финмониторинга, следственного комитета, прокуратуры, полиции, антимонопольного органа; сроки исполнения документов, полученных от потребителей и контрагентов
Все зависит от конкретной управленческой ситуации.
Дочерняя организация (не филиал) является самостоятельным юридическим лицом (при сохранении финансового и юридического контроля со стороны материнской компании). Она имеет свое наименование, адрес местонахождения, коды регистрации в налоговом органе, в отделении Социального фонда и органе статистики, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, которые оформляются на бланках организации. Граждане и контрагенты ведут переписку с дочерней компанией по тем реквизитам, которые официально опубликованы на ее сайте и оформлены на ее бланке письма, конкретно указаны в договорах и т.п.
Тем не менее для налоговых органов взаимосвязь материнской и дочерней организаций совершенно ясна и прозрачна. Поэтому:
Это может быть и технической ошибкой, и специально осознанным адресованием. В реквизите «адресат» в письме могут быть оформлены официальное наименование материнской компании, а почтовый адрес – дочерней организации как конкретной части определенной экосистемы, которую построила материнская компания.
Кроме того, на бланках дочерних организаций часто изображается эмблема или товарный знак материнской компании (не ее наименование), что иногда вводит в заблуждение часть ее корреспондентов, которые тоже могут адресовать письма в материнскую компанию, направляя их по почтовому адресу дочерней. Например, на бланке изображается известный товарный знак, зарегистрированный материнской компанией для всей своей организационной экосистемы, а наименование конкретной дочерней организации, которая является самостоятельным юридическим лицом, оформляется как наименование организации – автора документа, например:
В рамках взаимодействия со службой делопроизводства материнской компании рекомендуем инициировать разработку для всей экосистемы небольшого Регламента обмена корреспонденцией во всех случаях, когда документы (не только письма):
И в этом регламенте возможно четко закрепить один из самых распространенных вариантов, когда дочерние компании могут:
Если вы работаете в определенной системе хозяйственных и управленческих связей с материнской компанией, то не советуем возвращать или не принимать письмо по формальному признаку его ошибочного адресования другому юридическому лицу.
С юридической точки зрения дочерняя организация (общество) – это самостоятельное юрлицо, самостоятельный участник гражданско-правовых и иных отношений. Согласно п. 1 ст. 67.3 Гражданского кодекса РФ основное хозяйственное общество вправе лишь (в силу преобладающего участия в его уставном капитале, либо в соответствии с заключенным между ними договором, либо иным образом) определять решения, принимаемые таким дочерним обществом.
Поэтому каждая из организаций (и основное общество, и дочернее) должны регистрировать самостоятельно (как обособленные участники гражданского оборота) письма, которые им адресованы, не говоря уже о запросах, требованиях и пр. документах, поступающих от контрольно-надзорных органов. И отвечать на них тоже необходимо строго от имени уполномоченного лица.
Если же так случится, что основное общество получит письмо (запрос, требование и пр.), адресованное дочернему (или наоборот), то оно должно незамедлительно перенаправить его надлежащему адресату, оповестив об этом отправителя в обязательном порядке (потому что это влияет на срок ответа, когда он подразумевается).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
