Напомним, что речь идет о Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Безусловно, важное практическое значение имеет п. 1.1.1 Рекомендаций, в котором достаточно подробно рассматривается и закрепляется методика разработки номенклатуры дел и даже упоминается понятие «сводная номенклатура» (оно отсутствует в Правилах 2015 г.). Рекомендации предусматривают, что требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству организации. Рассматриваются следующие этапы разработки номенклатуры дел:
См. статью «Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы» журнала № 10′ 2018
Чтобы часть работы переложить на подразделения, читайте статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» журнала № 10′ 2013
Необходимо обратить внимание, что каждый этап в Рекомендациях изложен подробно, с соответствующими примерами, и если руководствоваться ими, то в организации вполне возможно на данной основе разработать самостоятельный локальный нормативный акт – Регламент (или Правила) разработки номенклатуры дел. И в этом случае считаем необходимым дать совет об изменении последовательности этапов:
Вызывает вопрос и положение о систематизации организационно-распорядительных документов внутри раздела номенклатуры дел (п. 1.1.1.4), т.к. организационные и распорядительные документы – это разные подсистемы документации, поэтому приказы, протоколы, распоряжения и локальные нормативные акты также должны быть систематизированы по принадлежности к подсистеме и степени значимости. При этом Рекомендации допускают, что правила, положения, инструкции, которые утверждаются в качестве самостоятельных документов (т.е. имеют собственные номер и дату), формируются в отдельные дела с организационными документами перед делами с распорядительными документами.
Рекомендации подчеркивают, что при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом (п. 1.1.2), что исключает до сих пор встречающиеся заголовки «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».
В том же пункте кратко сформулированы методические положения о формировании документов по личному составу:
Пункты 1.1.1.3-1.1.1.5 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018)
1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («материалы», «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих:
Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, справки, аналитические записки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например:
Переписка об организации семинаров по повышению квалификации.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчѐты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр):
Годовой отчет о работе цехов по форме Б-38.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например:
Штатное расписание общества и изменения к нему. Копии.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела.
1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел
В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода – к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.). После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа. Далее – переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после – переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).
Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий.
Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов. В графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), (приложения № 25, 26 Правил)…
Индексы дел, включенных в номенклатуру дел, проставляются в графе 1 «Индекс дела». Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового) структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например: 11-05, где:
11 – код структурного подразделения;
05 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например:
02-03 (03-03, 04-03 и т.д.) Приказы по основной деятельности. Копии
Электронные документы систематизируются в информационной системе… в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. К индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы). В конце номенклатуры дел (перед итоговой записью) рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований.
1.1.1.5. Определение сроков хранения дел
Сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел (п. 4.17. Правил). Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.
При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Сроки хранения дел проставляются в графе 4 номенклатуры дел. Под сроком хранения в графе 4 указывается номер статьи по перечню, а также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока.
Внимательное изучение Рекомендаций позволит также выявить состав документов (своеобразный комплекс) по архивному делу, который необходимо вести в организации и предъявлять при проверках. Начинается формирование комплекса с Положения об архиве (или Положения об архивном хранении), включаются в него книги и журналы учета по видам архивных работ, акты фиксации фактов управления архивными документами (уничтожения, обследования физического состояния, проверки, передачи и т.п.) и заканчивается обязательными формами, составляющими научно-справочный аппарат к документам архива, и необходимыми итоговыми записями к ним. А среди актов в соответствии с Рекомендациями следует обратить внимание на необходимость:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
