Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения (часть 1)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2018

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Расскажем вам об очередном нормативном документе, утвержденном Росархивом в этом году, – Примерном положении об архиве организации. В первой части статьи разберемся, на какие юрлица оно распространяется. А в следующем номере объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.

Начало статьи. Окончание в № 01 / 2019

Кто обязан иметь Положение?

26 августа 2018 г. вступило в силу Примерное положение об архиве организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 (далее – Примерное положение). Оно предназначено для организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Но к данному положению привлечено широкое внимание всех организаций (особенно крупных коммерческих структур), для которых документальный и архивный фонды являются собственными «активами».

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» все государственные органы, органы местного самоуправления, другие организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов со сроками хранения.

При этом государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 1 ст. 13), а организации и граждане вправе создавать архивы (п. 2 ст. 13).

Статус примерного не означает добровольности, а предусматривает вариативность применения Примерного положения с учетом конкретных особенностей...