Во второй части статьи, которая публикуется в июньском номере журнала, показываем на примерах, как оформить описи передаваемых дел по личному составу, историческую справку, как отразить изменения наименования организации (если таковое было). Все это с учетом требований государственных и муниципальных архивов.
Составление описей дел по личному составу
Пожалуй, самый непростой и ответственный этап подготовки дел по личному составу к передаче на хранение, требующий достаточно высокой квалификации, это описание сформированных дел.
Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Рекомендуется составлять ее в соответствии с номенклатурой дел организации, а при ее отсутствии располагать дела по степени значимости включенных в них документов. Однако начиная с 18.02.2020 сроки хранения надо определять по новому Перечню 2019 г., поэтому сроки придется перепроверить по нему.
Обратите внимание на новый вариант срока, который появился у важных кадровых документов – «50/75 лет»:
Фрагмент документа
Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает…:
срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Как применять срок 50/75 лет? 1 Например, для личного дела датой окончания делопроизводством будет дата увольнения.
Если у ликвидируемой организации была разветвленная (давняя или изменчивая) структура, то для построения описи дел более целесообразно использовать структурно-хронологическую схему (как в Примере 6).
В случае стабильной структуры или при ее отсутствии стоит использовать номинально-хронологическую систему (сначала – по видам документов, а затем по годам, см. Пример 5), например, в таком порядке:
- приказы по личному составу,
- личные карточки,
- личные дела,
- трудовые договоры,
- акты о несчастных случаях на производстве,
- протоколы заседаний квалификационных комиссий,
- документы о награждениях,
- документы по начислению заработной платы и др.
При общем объеме документов более 1 000 единиц хранения желательно составлять отдельные описи по каждому виду документов, предварительно согласовав это с соответствующим архивом.
Каждая опись обязательно содержит элементы справочного аппарата:
- титульный лист и оглавление (аналогично оглавлению печатной книги),
- список сокращений,
- предисловие к описи,
- указатели (при необходимости).
Титульный лист описи дел по личному составу содержит полное название гос- или муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи 2. См. Пример 7.
При изменении названия организации или ее подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее ее название, а затем все изменения в ее названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием (Пример 8). Если переименований было очень много (например, с десяток), то возможно составление листа переименований (Пример 9), который подшивается первым после титульного листа еще до оглавления описи.
Пример 5. Опись передаваемых дел, составленная по номинально-хронологическому принципу
