В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело.
Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.
Когда документы прошли техническую обработку, описи дел составлены и утверждены, а документы по ним переданы в архив, казалось бы, можно выдохнуть с облегчением. Но иногда и на этом этапе работников архива могут поджидать сюрпризы. Например, в структурных подразделениях могут быть обнаружены отдельные документы, которые должны были быть включены в дела, уже принятые в архив.
Такое случается. Бывает, что при подшивке дел не находят некоторых приказов, либо отсутствуют приложения к документам, или нет лицевых счетов, а распечатать из компьютера уже нет возможности. Бывает, потерялись какие-то отчеты, которые должны храниться постоянно. А может быть обнаруживаются документы, о которых при подшивке дел вообще не знали. Словом, всех ситуаций не описать.
На вопросе, как оформлялось отсутствие документов, мы сейчас останавливаться не будем (об этом было написано в статье «Как не стать крайним, если в деле отсутствует документ»). А вот что делать архивисту 1, когда находятся «потеряшки», разберемся сейчас.
Итак, документы подшиты, описи составлены, дела переданы в архив. И вот спустя некоторое время в архив приходит работник некого структурного подразделения с известием, что обнаружены документы, подлежащие включению в дело, уже переданное в архив, и торжественно водружает их работнику архива на стол.
Что делать работнику архива? Не брать эти документы! Да-да, как бы странно это ни прозвучало, но работник архива должен вернуть эти документы в структурное подразделение. Почему? Потому что для начала необходимо убедиться в том, что это именно те документы, которые надлежит включить в хранящиеся в архиве дела. Ведь бывает так, и особенно это распространилось в век компьютеров, что документы печатаются в нескольких экземплярах и каждый из них подписывается / утверждается и выглядит «как настоящий». Поэтому архивист принимает полученную информацию к сведению и организует немедленный просмотр дел, в которые предполагается включить документы. Убедившись, что документов в деле действительно нет, работник архива сообщает об этом в структурное подразделение. И только теперь запускается процесс их «включения в дела».
Мы не будем рассматривать, каким образом может происходить обмен информацией. Все зависит от того, как построена схема взаимодействия между структурными подразделениями в конкретных организациях. А она может быть разной: где-то можно просто прийти в архив и сказать, что вот, мол, обнаружены документы, и архивист тут же посмотрит дело, а где-то необходимо писать служебную записку – в архив или даже на имя руководителя организации.
Структурному подразделению, обнаружившему документы, необходимо составить акт об обнаружении неучтенных документов (см. Пример 5). Никаким нормативным документом не предусмотрена форма такого акта, но за основу можно взять аналогичный акт из приложения 17 к архивным Правилам 2023 года...
