Когда документы прошли техническую обработку, описи дел составлены и утверждены, а документы по ним переданы в архив, казалось бы, можно выдохнуть с облегчением. Но иногда и на этом этапе работников архива могут поджидать сюрпризы. Например, в структурных подразделениях могут быть обнаружены отдельные документы, которые должны были быть включены в дела, уже принятые в архив.
Такое случается. Бывает, что при подшивке дел не находят некоторых приказов, либо отсутствуют приложения к документам, или нет лицевых счетов, а распечатать из компьютера уже нет возможности. Бывает, потерялись какие-то отчеты, которые должны храниться постоянно. А может быть обнаруживаются документы, о которых при подшивке дел вообще не знали. Словом, всех ситуаций не описать.
На вопросе, как оформлялось отсутствие документов, мы сейчас останавливаться не будем (об этом было написано в статье «Как не стать крайним, если в деле отсутствует документ»). А вот что делать архивисту 1, когда находятся «потеряшки», разберемся сейчас.
Итак, документы подшиты, описи составлены, дела переданы в архив. И вот спустя некоторое время в архив приходит работник некого структурного подразделения с известием, что обнаружены документы, подлежащие включению в дело, уже переданное в архив, и торжественно водружает их работнику архива на стол.
Что делать работнику архива? Не брать эти документы! Да-да, как бы странно это ни прозвучало, но работник архива должен вернуть эти документы в структурное подразделение. Почему? Потому что для начала необходимо убедиться в том, что это именно те документы, которые надлежит включить в хранящиеся в архиве дела. Ведь бывает так, и особенно это распространилось в век компьютеров, что документы печатаются в нескольких экземплярах и каждый из них подписывается / утверждается и выглядит «как настоящий». Поэтому архивист принимает полученную информацию к сведению и организует немедленный просмотр дел, в которые предполагается включить документы. Убедившись, что документов в деле действительно нет, работник архива сообщает об этом в структурное подразделение. И только теперь запускается процесс их «включения в дела».
Мы не будем рассматривать, каким образом может происходить обмен информацией. Все зависит от того, как построена схема взаимодействия между структурными подразделениями в конкретных организациях. А она может быть разной: где-то можно просто прийти в архив и сказать, что вот, мол, обнаружены документы, и архивист тут же посмотрит дело, а где-то необходимо писать служебную записку – в архив или даже на имя руководителя организации.
Структурному подразделению, обнаружившему документы, необходимо составить акт об обнаружении неучтенных документов (см. Пример 5). Никаким нормативным документом не предусмотрена форма такого акта, но за основу можно взять аналогичный акт из приложения 17 к архивным Правилам 2023 года...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
