Правила работы архивов организаций: методические решения некоторых вопросов

В 2023 году Росархив утвердил Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях¹ (далее – Правила). Принятие новых Правил было ожидаемым:

• во-первых, в связи с изменившимися полномочиями Федерального архивного агентства,
• а во-вторых, в связи с необходимостью более детальной регламентации работ по передаче, хранению, учету и использованию электронных документов в архивах организаций.

Следует отметить, что данный нормативный правовой акт был достаточно подробно представлен в публикациях разработчиков² и получил оценку профессионального сообщества³. Методические рекомендации к нему являются весьма важным документом в практике работы, чуть ли не более значимым, поскольку призваны дать в руки архивистам реальные понятные и доступные рабочие инструменты, применение которых будет обеспечивать выполнение норм Правил. Как показал анализ применения Методических рекомендаций к Правилам 2015 года⁴, новый методический документ должен стать востребованным работниками архивной отрасли, специалистами служб делопроизводства.

Целью разработки Методических рекомендаций является создание на основе нормативных требований Правил единой методической и методологической основы организации работы с архивными документами в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций. Методические рекомендации к Правилам являются документом очень обширным в содержательном отношении, поскольку отражают многие аспекты основных архивных технологических процессов:

• хранения,
• комплектования,
• учета и
• использования.

При их разработке опирались на:

• законодательные и иные нормативные правовые акты;
• методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в рамках отдельных аспектов деятельности архивов;
• предложения органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

С учетом положений Правил, некоторые из которых носят инновационный характер, важнейшим разделом в Методических рекомендациях стал раздел экспертизы ценности документов (который, кстати, отсутствовал как самостоятельный раздел в прошлых Методических рекомендациях), включая все этапы экспертизы ценности с создания номенклатуры дел и ее использования в качестве справочника в СЭД, завершая выделением документов к уничтожению.

Отдельные разделы посвящены работе с электронными и аудиовизуальными документами, включая определение классификационной схемы их метаданных.

Впервые в Методических рекомендациях будут раскрыты вопросы:

• об оформлении результатов рассекречивания архивных документов;
• как передать на хранение дела, содержащие и бумажные, и электронные документы;
• как заполнить опись электронных документов и
• еще целый ряд частных вопросов, возникших в основном в связи с передачей на хранение электронных документов.

Остановимся на некоторых из вышеперечисленных разделов более подробно.

Когда документ становится архивным?

Итак, оттолкнемся от важного вопроса: когда документ становится архивным? Ответ на него на первый взгляд очевиден: документ становится архивным, когда попадает на хранение в архив. Именно так ответят многие наши коллеги. Такая позиция имеет ряд преимуществ, поскольку позволяет четко определить, что:

• отнюдь не все документы, которые хранятся в организации, становятся архивными;
• хранение документов осуществляется не только в архиве, но и в делопроизводстве, это называется текущим или оперативным хранением. За текущее хранение документов отвечает служба делопроизводства и структурные подразделения.

При таком подходе в зависимости от физического места хранения четко проведена граница ответственности за документы между делопроизводством и архивом. Это вполне соответствует методологии жизненного цикла документа, поскольку определяет работу с документом в делопроизводстве и в архиве отдельными фазами жизненного цикла. У большинства документов «жизнь» в делопроизводстве и заканчивается.

В Правилах (п. 12) впервые установлено, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (исполнены). Необходимо уточнить, на каком основании сделано это утверждение. Разработчики Правил поясняют, что данная норма вместе с Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов⁵ дает однозначный ответ на вопрос о том, с какого момента должны исчисляться сроки хранения архивных документов⁶. Между тем еще ранее это положение было закреплено в Законе об архивном деле⁷, который в 2017 году был дополнен ст. 21.1 «Установление и исчисление сроков хранения архивных документов»⁸. Именно в ней закреплена формулировка о документах, «законченных делопроизводством». В связи с вышесказанным необходимо отметить несколько важных с методологической точки зрения аспектов.

В Правилах произошел перенос законодательной нормы о начале исчисления срока хранения архивного документа (причем закон говорит «независимо от места их хранения») на определение статуса документа.

Получилось, что документ становится архивным «де-юре», не являясь таковым «де-факто». Такая позиция принципиально отличается от традиционного подхода и вызывает неоднозначную реакцию специалистов. Данное утверждение порождает существенную коллизию между делопроизводством и архивом, поскольку позволяет отнести все документы организации к архивным. В этом случае служба делопроизводства и структурные подразделения могут отказаться нести ответственность за сохранность документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, на что уже обратили внимание специалисты.

Следует пояснить, что разработчики Правил введением этой нормы всего лишь подчеркнули, что документ в организации попадает под действие Закона об архивном деле с данного момента – момента, когда начинает исчисляться срок хранения документа. Никаких изменений в части ответственности за сохранность документов в организации данная норма не несет.

Здесь, на наш взгляд, уместно обратить внимание на формулировку «законченный делопроизводством (исполненный) документ», которая технологически связана с помещением документа в дело.

Комментарии по поводу того, что «законченный делопроизводством документ» и «исполненный документ» – это не синонимы, неоднократно давала В.Ф. Янковая⁹. Она отмечает, что завершенным делопроизводством на практике считается подписанный, зарегистрированный, помещенный в дело документ вне зависимости от того, требует он исполнения или нет. Данная позиция в нормативных и методических документах не закреплена. Однако в них четко указано, что в дела включаются исполненные документы.

Почему архаичный речевой оборот, возведенный до уровня понятия, – «законченные делопроизводством документы» – был актуализирован в современных условиях? Причина, очевидно, кроется в изменившейся технологии работы с документами в делопроизводстве. В условиях применения СЭД полученный оригинал документа на бумаге может быть сразу помещен в дело, а далее до исполнителей будет доведена его копия.

Что касается электронных документов в информационной системе, то там действует совсем иной принцип: документ сохраняется на сервере или в облачном хранилище и доступ к нему открывается для заинтересованных лиц. Учитывая, что в соответствии с Типовыми функциональными требованиями (ТФТ) к СЭД¹⁰ связь документа с номером дела по номенклатуре дел должна осуществляется в момент включения документа в информационную систему, т.е. при его регистрации¹¹, может возникнуть понимание, что документ сразу помещается в дело, что не совсем так. ТФТ говорят нам о необходимости зафиксировать связь документа с номером дела, а о завершении работы с ним необходимо сделать специальную отметку в карточке документа в СЭД, что он исполнен. Только при наличии этой отметки документ будет считаться помещенным в дело.

Как бы то ни было, введенная норма о законченных делопроизводством документах ведет к небезобидным последствиям для методологии и технологии реализации очень важного кроссфункционального процесса передачи документов из делопроизводства в архив организации, когда документ становится архивным фактически. Поскольку эта norma порождает желание у специалистов отобрать из дела в СЭД часть «завершенных делопроизводством» документов для передачи на хранение в архив, которые могут сохранять свою актуальность в делопроизводстве.

Возникшие коллизии между нормами Правил потребовали детального анализа и фиксации на уровне Методических рекомендаций:

• отдельных операций по отбору документов на архивное хранение,
• включения их в дела и
• последующей передачи в архив организации.

В частности, в Методических рекомендациях определено, что факт завершения работы с документом в делопроизводстве должен быть подтвержден проставлением отметки на документе «В дело № …». Это справедливо как для бумажных документов, так и для электронных, поскольку такая отметка должна содержаться в карточке документа в СЭД.

Процесс передачи дел на хранение в архив и составление описей

В Методических рекомендациях:

• описан процесс передачи дел на хранение в архив;
• раскрывается порядок составления:
  • описей дел структурных подразделений, а также
  • актов о выделении архивных документов к уничтожению,
  • годовых разделов описей дел, документов отдельно:
    • для организаций, являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов и
    • не являющихся таковыми.

Особое внимание было уделено составлению годовых разделов описей в условиях применения информационных систем в организации, когда при условии невозможности обеспечить сквозную нумерацию дел в годовых разделах описи для удобства идентификации предложено дополнять порядковый номер описи годом, например:

• годовой раздел описи документов постоянного срока хранения за 2020 год будет иметь номер 1-2020;
• архивный шифр при этом может формироваться следующим образом: Ф. 1, Оп. 1-2020, Д. 1.

Отдельные положения Методических рекомендаций раскрывают особенности хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов.

Большой интерес вызывает порядок заполнения описи электронных документов и реестра файлов к нему. Данные затруднения во многом связаны с отсутствием возможности в используемых системах сформировать эти описи и реестры автоматизированным способом.

При этом заполнение описи электронных документов и реестра файлов в отсутствие информационной системы представляет собой чрезмерно трудоемкий процесс и практически не может быть реализовано вручную в условиях, когда применение электронных документов представлено не единичными случаями, а используется массово. Если количество электронных документов не уступает объемам бумажного документооборота, «ручной» учет электронных документов вне системы становится фактически невозможен.

В условиях массового применения электронных документов автоматизация их учета в архиве необходима и позволяет в полной мере использовать выгоды и потенциал применения информационных систем. Кроме того, часть показателей (таких как наименование файлов, их объем, хеш-суммы и другие технические характеристики) в условиях применения информационных систем нецелесообразно включать в состав показателей архивных учетных форм, предназначенных для распечатки и хранения на бумаге, достаточно, чтобы система позволяла выводить их в виде выходных экранных форм при необходимости. В связи с этим в ходе работы над подготовкой Методических рекомендаций принято решение предложить изменения в текст Правил и в рекомендуемые учетные формы:

• отказаться от формирования реестра файлов в предложенном варианте и
• ограничиться описью электронных документов;
• при этом сведения о файлах сохраняются в файле описания электронного документа и могут быть просмотрены в карточке документа в СХЭД.

В Методических рекомендациях предложен также проект описи дел электронных документов, поскольку это обеспечивает преемственность в учете, а также привычный и удобный инструмент поиска документов. Возможно, со временем будет возможность отказаться от формирования описи дел электронных документов, однако на данном этапе ее создание является целесообразным.

Решение вопроса о подготовке к передаче на хранение так называемых гибридных дел содержится в отдельном разделе Правил, и предложенное решение только конкретизируется в Методических рекомендациях. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в электронной форме, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Основной документ и приложения к нему оцифровываются отдельно, составляя разные файлы. Формат файла не зависит от формы документа (текст, таблица и т. д.). На каждую копию заполняется описание, возможно также использовать электронные регистрационные карточки документа (при наличии в СЭД). Электронные копии документов включаются в СЭД и связываются с индексом дела по номенклатуре. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

В Правилах впервые были закреплены требования к работе с аудиовизуальными документами в архивах организаций, в настоящее время такие документы в организациях создаются исключительно в электронном виде. Методические рекомендации уделяют основное внимание именно электронным аудиовизуальным документам, расширяя и дополняя положения Правил.

Отдельного исследования и разъяснения потребовали вопросы, связанные с использованием документов ограниченного доступа, к которым относятся:

• архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иную информацию ограниченного распространения:
  • служебную тайну (служебную информацию ограниченного распространения);
  • коммерческую тайну;
  • различные виды профессиональной тайны (врачебную, нотариальную, адвокатскую и др.);
• архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
• архивные документы, содержащие персональные данные работников.

Работники архива организации, являющейся источником комплектования государственного архива, должны обращать внимание на наличие грифов ограничения доступа к документам при подготовке их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и осуществлять рассмотрение документов на предмет:

• рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, в случае истечения сроков, установленных законодательством Российской Федерации;
• снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения.

В Методических рекомендациях представлены только те аспекты организации работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, содержащих государственную тайну, которые являются общедоступными и уточняют положения пунктов Правил. Архивистам следует учитывать, что после рассекречивания архивных документов доступ к ним может быть ограничен уже в виду наличия в них иных видов тайн, сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающих угрозу его безопасности, информации для служебного пользования.

Подготовка и передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив были представлены отдельно:

• для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов и
• не являющихся источниками их комплектования.

В Методических рекомендациях было решено раскрыть процессы подготовки и передачи последовательно:

• от определения статуса организации как источника комплектования,
• соблюдения сроков передачи,
• подготовки дел (проверки описей, сверки наличия, оценки физического состояния, оформления единиц хранения),
• проведения экспертизы на предмет рассекречивания или снятия режима ограничения доступа к документам
• до оформления акта приема-передачи и
• собственно передачи архивных документов.

Передача архивных документов при смене руководителя архива и/или ликвидации или реорганизации организации рассмотрена в контексте раскрытия процессов, обеспечивающих сохранность архивных документов в условиях кадровых и структурных изменений. Отдельное внимание уделено:

• формированию комиссии по приему-передаче,
• порядку проверки наличия и состояния документов, учетной документации, оборудования и условий хранения;
• подробно раскрыта последовательность передачи научно-справочного аппарата и архивных дел, а также
• оформление результатов передачи архивных документов актом установленного образца.

* * *

Таким образом, в основу разработки Методических рекомендаций был положен синтез практико-ориентированных разработок и теоретических исследований по различным аспектам работы архивов организаций, а также современные нормативно-правовая и методическая базы архивного дела в Российской Федерации.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, местного самоуправления и организациями –
источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

В случаях, обусловленных содержанием отдельных нормативных положений Правил, Методические рекомендации адресованы организациям, не являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, которые хранят документы АФ РФ. Положения Правил должны, а Методические рекомендации к ним могут использоваться всеми (государственными и негосударственными) организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов.

Методические рекомендации к действующим Правилам были одобрены решением комиссии по НИМР Росархива от 10.12.2025. Их публикация на сайте разработчика (ВНИИДАД) ожидается в начале марта 2026 года¹².