1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Информатизация в деятельности организаций преодолевает новый этап развития, эволюционируя и достигая новых задач, поставленных экономикой, и используя новые технические средства и программные продукты. Результаты анализа предыдущих периодов имплементации информационных технологий в процессы управления документами приводят к необходимости внедрения решений, которые будут востребованы в дальнейшем. Цифровая трансформация – направление информатизации, в котором большое внимание уделяется выработке эффективных механизмов управления данными – в работе с документацией она тесно связана с созданием основы для классификации и систематизации метаданных об информационных активах организации с целью оптимизации процессов документирования и сохранения юридически значимой информации.
Метаданные документов, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» 1 – это структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.
Проще говоря – это любые сведения о документе, о процессах, которые с ним происходили, о лицах, которые были с ним связаны и об условиях, которые определяли его статус. Практически это любая информация о документе, которая включается или генерируется в информационных системах, в которых он обращается.
Однако информационных систем, в которых образуются и регистрируются документы, причем не только электронные, в организации может быть много: системы электронного документооборота являются источником информации и оперативным хранилищем для организационно-распорядительной документации, аналогичную функцию по отношению к другим системам документации выполняют кадровые, бухгалтерские, планово-отчетные и иные информационные системы. В 2023 г. с началом действия новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) обязательным для обеспечения сохранности электронных документов временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения стало наличие в организации...
