Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Построение эффективно функционирующей системы управления документацией организации является одной из важных задач управления. Ведь качество управленческих процессов напрямую зависит от того, насколько четко отлажены механизмы информационно-документационного обеспечения деятельности компании. Эти механизмы подразумевают своевременное получение достоверной и полной информации, обработку этой информации, ее документирование, работу с документацией, ее использование и хранение.

Функции по обеспечению этой деятельности в первую очередь возложены на такое структурное подразделение, как служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Ее деятельность должна быть правильно организована. В большинстве компаний ответственность за постановку этой работы возложена на руководителя службы ДОУ. В его задачи входит определение цели, функций и методов работы подразделения, планирование его деятельности, определение потребностей подразделения в оборудовании и программном обеспечении, определение эффективности деятельности службы, разработка мер по ее повышению, а также внедрение новых технологий и методов работы.

Как правило, все эти задачи решаются в рамках уже существующего подразделения, однако возможна ситуация, когда есть необходимость в создании ранее отсутствующей в организации службы ДОУ. И в первом и во втором случае руководитель должен владеть теоретическими основами построения служб делопроизводства.

Служба ДОУ – управление делами – канцелярия – секретариат

Служба ДОУ – это обобщенное наименование структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства в организации ¹.

Также это подразделение может называться: служба делопроизводства, управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п. Выбор названия зависит от многих факторов. Объективных, таких как, например, масштаб подразделения и специфика деятельности организации, территориальная разобщенность ее структурных подразделений. И субъективных, например сложившиеся традиции в компаниях с длинной историей, подход к применению цифровых технологий.

В современных условиях наименование «канцелярия» имеет несколько устаревшее звучание. Однако оно продолжает использоваться в организациях, имеющих исторически сложившуюся структуру и подход к ведению делопроизводства.

«Общий отдел» образуется в средних по масштабу организациях и имеет достаточно ограниченный функционал, нацеленный на решение обеспечивающих управленческие процессы задач. Как правило, такое подразделение имеет простую структуру, а функции распределены между небольшим количеством его сотрудников.

«Секретариат» больше призван обеспечивать деятельность руководства. В этом контексте функции по ДОУ не являются первичными для секретариата, а реализуются наравне с информационным и организационным обеспечением деятельности руководителя.

Наименование «Управление делами» чаще всего используется в крупных государственных органах и организациях. Такое подразделение предполагает сложную внутреннюю структуру, обширные задачи, в т.ч. методическое руководство сферой ДОУ в организации, ее контроль и совершенствование.

Крупные коммерческие организации предпочитают называть подразделения, обеспечивающие управление документацией организации, непосредственно «Службами ДОУ».

В этом делении есть достаточно большая условность. Лишь для государственных органов и органов местного самоуправления в Правилах делопроизводства 2019 года ² установлено, что «организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами» в них «возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства)». Но даже и в этой формулировке заложено, что данное подразделение может называться иначе.

Учитывая, что никаких других современных нормативных или методических документов, в которых был бы прописан точный и однозначный подход к наименованию и формированию этого структурного подразделения нет, каждая организация вправе самостоятельно решать, как именно называть эту службу.

Место в структуре управления организации

Традиционно считается, что служба ДОУ должна быть самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Самостоятельным считается подразделение, не включенное ни в какую другую управленческую структуру. В этом случае служба ДОУ:

• может не только самостоятельно осуществлять функции по документационному обеспечению управления, но также
• методически руководить и при необходимости корректировать деятельность других подразделений и сотрудников, задействованных в делопроизводственных процессах;
• будет в упрощенном порядке взаимодействовать с руководством в ходе рассмотрения, согласования, подписания документов, контроля за их исполнением (это повышает статус службы).

Вместе с тем следует отметить, что в крупных современных компаниях руководство этой деятельностью может быть выведено на второй уровень управления – на уровень заместителей генерального директора. Это может быть...