Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.
Вопрос в тему
Прошу уточнить, почему все-таки надо ставить в известность руководителя организации, если бухгалтерия по-прежнему не хочет сдавать бухгалтерские документы в архив? И руководитель тоже ничего не хочет знать об этом.
Подобную ситуацию мы обсуждали в мартовском номере журнала. Но говоря о нежелании бухгалтерии передавать свои документы в архив организации, сосредоточились на взаимоотношениях с подобными подразделениями-«отказниками»:
- когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации, где это установлено и каковы санкции за нарушения;
- что делать с «отказниками» – как их переубедить;
- а если переубедить не получилось, то как легализовать такую практику.
Новый вопрос читателя, видимо, созрел в результате прочтения предыдущей статьи. И теперь он касается взаимоотношений с руководителем организации в подобной ситуации. Вы правы, тут важно дать дополнительные пояснения.
Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Не знает также, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя. Рекомендуем с позиций управления рисками говорить с юристами, бухгалтерией и заместителем руководителя, который назначен председателем экспертной комиссии (ЭК) организации. На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она настаивает, или все-таки в архиве.
Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркивается, что:
- хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
- «экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
- при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта» (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.
В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер, (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.
Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «...отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения... в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:
Фрагмент документа
Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ
Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать руководителю, что служба делопроизводства и архив, соблюдая правила работы с архивными документами, фактически контролируют риски руководства.
Не советуем сосредотачиваться на санкциях и нарушениях, переводите все ситуации на служебно-товарищеский и технологический уровень. Начните все-таки со служебной записки руководителю организации и председателю ЭК, которые должны принять решение о передаче бухгалтерских и налоговых документов на архивное хранение в установленном порядке (или сознательно отказаться от этого, понимая риски).
Мнение эксперта
Сергей Слесарев, частнопрактикующий юрист, эксперт Экспертного центра «Общественная Дума»
Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Руководитель организации, как правило, выступает в качестве единоличного исполнительного органа (см., например, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ). Таким образом, по смыслу приведенных норм именно на руководителе юридического лица лежит ответственность за приобретение прав и исполнение юридическим лицом гражданских обязанностей (которое, по нашему мнению, подразумевает в широком смысле и организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации в течение установленного срока).
Теперь давайте обратимся к профильному Закону о бухучете и посмотрим, что там сказано о сроках хранения: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29). Сроки хранения таких документов более развернуто представлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, например, в нем сказано, что:
- годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) должна храниться постоянно,
- а промежуточная – в течение 5 лет.
Если руководитель не исполняет требования к обеспечению сохранности бухгалтерских документов, то для него могут наступить негативные последствия. Выделим 2 наиболее распространенных:
-
привлечение к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за отсутствие документов бухотчетности в течение установленного срока хранения:
- на первый раз штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
-
привлечение к субсидиарной ответственности по долгам организации в случае ее банкротства по ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)». При банкротстве организации отсутствие в архиве бухгалтерской документации может затруднить проведение соответствующих «банкротных» процедур, выявление активов, дебиторской задолженности, оспаривание кредиторской и т.п. В такой ситуации руководителя организации и ее владельца могут привлечь к субсидиарной ответственности по долгам организации (в законе используется формулировка «контролирующее должника лицо», под которую эти лица попадают) – т.е. долги обанкротившейся организации через суд попытаются погасить за счет имущества этих людей.
Судебная практика. Постановление Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2020 № 16-3968/2020
При налоговой проверке организация не смогла предоставить первичные учетные документы, за что директора оштрафовали на 5 500 руб. по ст. 15.11 КоАП РФ.
Судебная практика. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.2019 № Ф02-2724/2019 по делу № А33-20099/2014, определением Верховного Суда РФ от 26.11.2019 № 302-ЭС18-17912(2) отказано в передаче дела для пересмотра
Суд удовлетворил требование конкурсного управляющего и привлек к субсидиарной ответственности в размере более 198 млн руб. солидарно бывших руководителей Д. и К., которые контролировали обанкротившееся ООО. В соответствии с Законом о бухучете они обязаны были обеспечить хранение бухгалтерских документов, но вопреки этому не передали их все конкурсному управляющему (и это существенно затруднило проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве, в т.ч. формирование и реализацию конкурсной массы). При этом Д. был привлечен к субсидиарной ответственности не как участник ООО, а именно как единоличный исполнительный орган, ответственный за ведение бухучета и сохранность документов.
Обратите внимание на важный для сотрудников службы ДОУ момент. Пленум Верховного Суда РФ постановлением от 21.12.2017 № 53 дал разъяснения судам о том, как надо применять положения Закона о банкротстве. В нем сказано, что лица, не признанные контролирующими должника, но на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации, несут солидарно с бывшим руководителем субсидиарную ответственность за доведение организации до банкротства как соучастники, если будет доказано, что они по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершили действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений. Таким образом, даже рядовые сотрудники службы делопроизводства, архива, ИТ, бухгалтерии могут поплатиться своим имуществом. Поэтому они тоже кровно заинтересованы в сохранности бухгалтерских документов в течение надлежащего для них срока хранения.
Наличие документов и фактов, свидетельствующих о том, что данные специалисты своевременно выполняли все работы с бухгалтерскими документами, направленные на их сохранность, важно и для этой «аудитории». Ведь никто заранее не знает, когда какая организация прекратит свою деятельность и по какой причине. А банкротств в последнее время становится все больше.
Фрагмент документа
Статья 61.11 «Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов» Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
1. Если полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица, такое лицо несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника.
2. Пока не доказано иное, предполагается, что полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:
...2) документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством РФ... отсутствуют или не содержат информацию об объектах, предусмотренных законодательством РФ... либо указанная информация искажена, в результате чего существенно затруднено проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве...;
...4) документы, хранение которых являлось обязательным в соответствии с законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами... отсутствуют либо искажены;
...6. Положения подпункта 4 пункта 2 настоящей статьи применяются в отношении единоличного исполнительного органа юридического лица, а также иных лиц, на которых возложены обязанности по составлению и хранению документов, предусмотренных законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами...
Мнение эксперта
Наталия Сараева, эксперт журнала
В этой статье мы подробно рассмотрели ответственность, которая может грозить сотрудникам организации в случае проблем с ее бухгалтерской документацией. Но не будем забывать, что в КоАП РФ есть еще 2 статьи, по которым ответственность полагается за проблемы с архивными и «обычными» документами (не только с бухгалтерскими) и даже с базами данных!
В чем разница между статьями 13.20 и 13.25 КоАП РФ, которые карают за необеспечение сохранности документов? Штраф по ст. 13.20 за проблемы с архивными документами сначала был от 300 до 500 рублей и только в 2020 году его «дотянули» до 10 000 руб. А по ст. 13.25 он сейчас доходит до 300 000 руб. – эта статья распространяется на документы, предусмотренные законодательством об АО, ООО, унитарных предприятиях и ряда других «специализаций».
Но обратите внимание: 300 000 руб. – это не предел. Например, в 2015 году Банк России оштрафовал АО за отсутствие запрошенных документов по страховому случаю:
- не на 300 000 руб. по ч. 3 ст. 13.25,
- а на 500 000 руб. по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ «за невыполнение в установленный срок законного предписания Банка России» (дело № А41-91012/2015 в декабре 2015 г. рассматривал Арбитражный суд Московской области, следующая апелляционная инстанция тоже подтвердила правомерность выписанного ЦБ РФ штрафа).
Кстати, штраф по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ для юрлиц с 500 000 только начинается и может доходить до 700 000 руб. Но это все-таки редкий случай. А вот ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ стоит иметь в виду.
Фрагмент документа
Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» КоАП РФ
Нарушение «правил» хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Фрагмент документа
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» КоАП РФ
1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных «порядка» и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.
4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
