Экономика отправки корреспонденции по почте

Деятельность любой организации сопровождается отправкой документов, которая может осуществляться как в электронном виде, так и посредством традиционной почтовой связи. Услуги почтовой отправки предоставляются на платной основе операторами связи, которые обязаны получить лицензию на оказание таких услуг.

Отправкой корреспонденции, как правило, занимается служба ДОУ. Поэтому обычно именно она:

• рассчитывает возможные почтовые расходы;
• предусматривает почтовые расходы в бюджете организации;
• заключает договор на оказание услуг почтовой связи;
• фактически организует отправку корреспонденции и осуществляет ежемесячную приемку оказанных почтовых услуг;
• закрывает договор в конце финансового года.

На каждой из этих задач остановимся подробно, делясь собственным опытом.

Как спланировать почтовые расходы

С чего же начать расчет возможных почтовых расходов? Ни одна организация не в силах предусмотреть точное количество почтовых отправлений, которое необходимо отправить почтовой связью в определенном временном периоде: будь то день, месяц или год, поэтому расчеты количества почтовых отправлений будут предположительные (плановые).

Расчеты почтовых расходов может осуществлять служба ДОУ, экономический отдел, другое подразделение, в чьи функциональные обязанности входит эта работа – данный вопрос должен быть закреплен в положении о структурном подразделении и должностных инструкциях работников.

Во вновь создаваемой организации целесообразно произвести расчет потенциально возможных почтовых отправлений по всем направлениям деятельности в соответствии с требованиями законодательства РФ, публичными обязательствами. Такие расчеты напрямую будут зависеть от вида осуществляемой деятельности организации. Например, организации, предоставляющие государственные и муниципальные услуги, помимо «обычных» почтовых расходов на административно-хозяйственные функции должны предусмотреть расходы, связанные с обязательствами по информированию граждан о ходе и результатах предоставления государственных и муниципальных услуг. Для органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, подобные требования содержатся в нормативных актах – административных регламентах. Для частных организаций необходимо учитывать потенциальный круг клиентов и партнеров (граждане, самозанятые, индивидуальные предприниматели, организации).

При расчете почтовых расходов следует учитывать значительное развитие информационных технологий:

• трансформацию в электронный вид ряда обязательств организаций, предусмотренных законодательством РФ;
• электронный документооборот с другими организациями.

Как правило, пересылка электронной корреспонденции гораздо дешевле, чем бумажной. А простые отправления дешевле, чем заказные. Поэтому отправляемую корреспонденцию там, где это возможно, следует максимально переводить на более дешевые способы отправки.

Давайте выявим, кому организация может направлять корреспонденцию в электронном и бумажном виде (это самый распространенный список, который может быть расширен в зависимости от сферы деятельности конкретной организации):

• Отчетность в налоговые органы. Уже порядка 10 лет функционирует личный кабинет налогоплательщика юридического лица, посредством которого организация осуществляет взаимодействие с налоговыми органами, представляет налоговую отчетность, получает различные справки от ведомства. Для осуществления любых действий в личном кабинете налогоплательщика юридического лица руководителю либо иному доверенному лицу организации необходимо получить усиленную квалицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем аккредитованном центре (получить сертификат ключа) и элементарно иметь доступ в Интернет (платные услуги Интернет-провайдера).
  В налоговую организация не только предоставляет отчетность (что обычно происходит в электронном виде), но и ведет переписку с ней по любым возможным вопросам – вот она может быть как электронной, так и бумажной.
• Отчетность в государственный внебюджетный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. С этим фондом также можно перейти на электронный документооборот:
  • через портал Госуслуг либо
  • через оператора электронного документооборота (ЭДО) – это платный вариант.

Более того, законодательно предусмотрен штраф для организаций с численностью более 11 работников, представивших отчетность в фонд на бумажном носителе (например, через «Почту России» или нарочно). Для отправки отчетности через сервис фонда тоже нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, выпущенная в удостоверяющем центре (большинство юрлиц используют УКЭП, полученную в налоговой, для взаимодействия со всеми госорганами).

• Взаимодействие с контрагентами в рамках договорных обязательств (приемка работ, оказанных услуг, поставка товара), в т.ч. деловая переписка, также может осуществляться в электронном виде в случае наличия технической возможности, УКЭП и при заключении соглашения об электронном взаимодействии.
  Такое взаимодействие / переписка может вестись:
  • через оператора ЭДО (на платной основе) либо
  • с использованием официальных электронных адресов по «общедоступной» электронной почте. В этом случае не следует отправлять письма, содержащие персональные данные граждан, коммерческую и иную тайну, для направления которых должны использоваться защищенные каналы связи с функцией шифрования. Однако следует отметить, что сегодня в условиях функционирования электронных форматов передачи данных, информирование в большей части осуществляется с использованием электронной почты, мессенджеров, смс-сообщений. Такое оперативное информирование, как правило, не заменяет легитимного документа – позже мы часто досылаем подписанный бумажный документ (письмо, договор, акт и т.п.).
• Отдельно выделим документы, образующиеся в результате работы с обращениями граждан, организаций. В рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»¹ организация обязана направлять ответы на обращения граждан и юрлиц тем способом, который выбрал автор обращения и указал его в данном документе. Спрогнозировать примерное количество ответов на обращения можно с использованием отчетных данных прошлого года либо рассчитать удельный вес поступления возможных обращений от общей численности обслуживаемых граждан (клиентов).
• Переписка с клиентами по товарам, услугам, информирование.
• Правовое сопровождение деятельности также требует ведения переписки: в рамках досудебного порядка (претензии, ответы на них) и в рамках судебных разбирательств (исковые заявления, отзывы, пояснения). Такая переписка, как правило, объемная и дорогостоящая: осуществляется заказными письмами весом более 50 гр. либо заказной бандеролью.
• Поздравительные открытки, приглашения, информационные письма можно направлять с официальных электронных почтовых адресов (для этого УКЭП не принципиальна), в бумажном виде через «Почту России» или нарочным. Чтобы запланировать такие представительские почтовые расходы, можно оттолкнуться от данных предыдущих рассылок, скорректировав их на процент убыли или прироста количества корреспондентов, если таковой был. Учтите, что помимо расходов на почтовые услуги для отправки поздравительных открыток, потребуется приобретение самих открыток либо заказ их изготовления. Отправка открыток в электронном виде существенно сокращает эти расходы – электронный дизайн открытки можно разработать самостоятельно или с привлечением дизайнера.
• Отметим, что такой анализ можно провести как во вновь создаваемой организации, так и в действующей. Кроме того, учитывайте, что любая организация развивается, подстраивается под ситуацию в условиях постоянных изменений. Но планировать расходы все-таки надо, поэтому отталкиваемся от того, что есть. Определяем бюджет. А потом следим за его исполнением, чтобы оперативно можно было перестроиться!

Расчет количества документов, подлежащих почтовой отправке, и возможных почтовых расходов лучше проводить в Microsoft Excel с использованием формул. Мы разработали таблицы, которыми теперь постоянно пользуемся. Покажем их далее.

Для начала занесем в Таблицу 1 результаты анализа потоков корреспонденции, подлежащих почтовой отправке:

• направление деятельности;
• количество отправлений за анализируемый период (в приводимых в статье таблицах мы используем данные за год: сначала планируем на год и потом следим за исполнением годового бюджета);
• средний (примерный) вес почтового отправления;
• вид почтового отправления (простое или заказное, может быть ценное с описью вложений, может быть с уведомлением о вручении) зависит от назначения отправляемых документов. Если законодательством РФ данный вопрос не урегулирован, то организация самостоятельно решает его. Но для планирования расходов мы учитываем только основные характеристики (простое или заказное отправление и его вес), остальные характеристики можно вывести за скобки, чтобы упростить расчеты.

Разбивку по вариантам веса почтовых отправлений отражаем в Таблице 2 – просто суммируем данные в строках с одинаковым весом и видом отправлений из Таблицы 1, а результат вычислений заносим в Таблицу 2. Итоговое количество отправлений в Таблицах 1 и 2 должно полностью совпасть.

Далее приступим к предварительному расчету, для которого понадобятся тарифы на почтовые и иные услуги, а также средняя стоимость на разные виды немаркированных конвертов² (Таблицы 3–5).

Применим для расчета стоимости почтовые услуги, предлагаемые региональными отделениями почтовой связи АО «Почта России» (тарифная сетка по всех регионах одинаковая). Выделим 3 основных направления, чтобы сравнить цену отправки (см. Таблицы 6–9):

• универсальные почтовые услуги (с франкированием конвертов) – см. Таблицу 6;
• с использованием сервиса «Электронное заказное письмо». Мы опытным путем выяснили, что в течение года через данный сервис идет 5% отправлений, этот показатель и использован в Таблице 7;
• с использованием государственных знаков почтовой оплаты (ГЗПО), которые в просторечье именуются марками, – см. Таблицу 8.

Сравним результаты проведенных расчетов, сведя их в Таблицу 9. Сразу виден наиболее выгодный с финансовой точки зрения вариант отправки.

Франкировка облагается НДС, а марки нет. В Таблице 9 видно, насколько дороже оказывается отправка с франкированием конвертов на планируемых объемах корреспонденции. Это самый дорогой способ отправки, зато более быстрый, т.к. эта операция выполняется на франкировальной машине. А вот марки клеятся вручную, это всегда занимает больше времени. Если за эту работу дополнительно не придется доплачивать, то можно считать ее бесплатной.

Выгода от использования сервиса «Электронное заказное письмо» (ЭЗП) «Почты России» показана в Таблице 7. Сравнение почтовых расходов необходимо осуществлять в рамках одинаковых видов почтовой отправки. В нашем примере мы сравнили простые и заказные письма весом до 20 гр., отправляемые традиционной «бумажной» почтой и посредством сервиса «Электронное заказное письмо». Хоть сервис ЭЗП и предполагает направление нами писем в электронном виде, но:

• далеко не все письма в результате будут доставлены электронно на портал Госуслуг и в личный кабинет на сайте «Почты России»;
• если гражданин или организация не дали согласия на портале госуслуг получать государственную почту в электронном виде, «Почта России» выводит такие письма на печать, конвертует, франкирует и направляет адресатам на почтовые адреса. По условиям типового договора «Почта России» берет эти расходы на себя.

На письма, направленные адресатам на портал госуслуг или в личный кабинет на сайте «Почты России», распространяется скидка 50% от базового почтового тарифа с НДС. У нас в организации процент отправки писем электронно по сервису «Электронное заказное письмо» в 2023 году составил 5%. Поэтому в произведенных в Таблице 7 расчетах мы применили скидку 50% к 5% почтовых отправлений, доставленных с помощью этого сервиса электронно, от общего количества направленных через него писем. Выгода отправки писем посредством сервиса ЭЗП очевидна:

• мы не расходуем деньги на почтовые конверты и на почтовую услугу «франкирование»;
• весь объем документов, отправляемых посредством сервиса ЭЗП, направляется исключительно в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью, т.е. мы еще экономим на бумаге и картриджах для принтера;
• имеем скидку 50 % на почтовый тариф на письма, доставленные адресатам электронно.

Формирование почтовых расходов в бюджете организации

Практически каждая организация планирует бюджет на очередной финансовый год, мы еще составляем планы на 2 последующих года.

К полученным результатам расчетов в бюджете следует предусмотреть резервные финансовые средства на случай форс-мажорных и иных непредвиденных обстоятельств – примерно 5-10 % от общей получившейся в расчетах суммы.

Кроме того, следует учитывать повышение тарифов на услуги почтовой связи, которое обычно происходит раз в год, иногда дважды. В государственных органах при планировании бюджета учитывают так называемый индекс дефлятора³, на который, как правило, и дорожают услуги / товары.

Для государственных организаций мало предусмотреть расходы на почтовые услуги в бюджете на очередной финансовый год, необходимо еще внести данные в план-график закупок товаров, работ и услуг для нужд организации с указанием:

• кода услуг по виду экономической деятельности по ЭКВЭД;
• цену договора;
• год, в котором планируется произвести закупку (у нас план-график закупок формируется на конкретный финансовый год и плановый период на 2 последующих года).

В госорганизациях закупочная деятельность регулируется специальным законом, что требует соблюдения определенной процедуры.

Заключение договора на оказание услуг почтовой связи

Услуга связи – это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений. Для получения почтовых услуг необходимо провести предварительную работу по заключению договора. Рынок почтовых услуг в каждом регионе РФ может отличаться: помимо отделений почтовой связи в регионе могут осуществлять деятельности и другие операторы почтовой связи.

Необходимо ознакомиться с федеральными законами о связи⁴, почтовой связи⁵. Существуют нормативные требования, предъявляемые к операторам связи. Оператор почтовой связи должен иметь лицензию и сертификаты на средства и услуги почтовой связи, выданные соответствующими федеральными органами. К таковым относится АО «Почта России» и его региональные филиалы, сеть которых присутствует в каждом регионе РФ.

Наряду с услугами почтовой связи выделяют курьерскую доставку, для осуществления которой также требуется лицензирование в рамках федерального закона о связи. Данные услуги «Почта России» тоже оказывает.

Для проведения анализа рынка предложений на оказание услуг почтовой связи необходимо провести тендер. В результате выбираем наиболее выгодное предложение: это может быть 1 организация или несколько. В рамках 1 финансового года организация может заключить не 1 договор, а несколько, даже с 1 организацией почтовой связи.

Для государственных организаций есть 2 варианта выбора потенциального исполнителя для оказания услуг почтовой связи в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»⁶:

• по результатам проведенных конкурсных процедур;
• заключение договора с единственным поставщиком (монополистом).

Следует внимательно отнестись к выбору единственного поставщика, который четко регламентируется 44-ФЗ и подзаконными нормативными актами, устанавливающими условия заключения такого договора.

Без заключения договора на оказание услуг почтовой связи «Почта России» откажет юрлицу в приеме корреспонденции для пересылки в крупных объемах. Именно договор выстраивает гражданско-правовые отношения в рамках оказания услуг, устанавливает предмет договора, объем услуг, договорную цену, порядок оплаты, сроки и порядок предоставления услуг, форс-мажорные обстоятельства, порядок урегулирования споров, права, обязанности и ответственность сторон и др. «Почта России» для подписания предлагает свою типовую форму договора как на оказание универсальных почтовых услуг, так и для использования сервиса «Электронное заказное письмо». Должным образом обосновав, заказчик может предложить внесение корректировок в типовую форму договора.

После заключения договора почтовые услуги подлежат частичному (раз в месяц) либо полному авансированию (в объеме цены договора) – в зависимости от прописанных в договоре условий предоплаты услуг.

Получение почтовых услуг и ежемесячный мониторинг с закрытием актом

После заключения договора и авансирования почтовых услуг приступаем к отправке с использованием личного кабинета на сайте «Почты России», в котором формируются реестры отправки корреспонденции.

Ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным (как правило, по условиям типового договора), «Почтой России» формируется акт оказанных услуг (универсальный передаточный документ), который организация по результатам их приемки подписывает либо отклоняет с пояснением причин. Отметим, что приемку оказанных «Почтой России» услуг организация может осуществлять с использованием электронного документооборота.

Помимо учета почтовых расходов силами бухгалтерии следует вести ежемесячный учет и контроль почтовых расходов в службе ДОУ (либо другом подразделении, ответственном за осуществление почтовой отправки). Это позволяет своевременно, при необходимости, запросить дополнительное финансирование на почтовые услуги – у нас это делается через внесение изменений в бюджет организации на конкретный финансовый год с обоснованием дополнительных расходов. Такой контроль также позволяет определить пиковые нагрузки по отправке корреспонденции, что может применяться в расчетах на будущий год.

Контрольные таблицы удобно формировать в Microsoft Excel. В Таблице 10 показан пример, где отражены фактические расходы на универсальные почтовые услуги по месяцам на 01.05.2024, а также остаток средств и процент исполнения бюджета. Такая таблица заполняется постепенно данными за каждый месяц в течение года. Аналогичные таблицы можно вести и по другим видам отправки корреспонденции / по другим договорам / исполнителям. Например, в Таблице 11 отслеживаем расходы на отправку корреспонденции через сервис «Электронное заказное письмо».

На диаграмме в Схеме 1 хорошо видно состояние расходования средств на почтовые услуги по 2 договорам с «Почтой России»:

• на оказание универсальных услуг (для бумажной корреспонденции) и
• посредством сервиса «Электронное заказное письмо».

Можно еще построить помесячный график расходования средств на почтовые услуги. Формируйте информацию по нужным вам принципам и критериям – в Excel это делать удобно.

Закрытие договора в конце финансового года

Закрытие договора в конце финансового года является обязательным условием в рамках бюджетной дисциплины. Часто бывают ситуации, когда денежные средства, предусмотренные договором, не полностью освоены – в этом случае следует провести сверку взаиморасчетов с «Почтой России», которую осуществляют бухгалтерские отделы двух организаций (заказчика и исполнителя), и заключить соглашение о расторжении договора с указанием фактической суммы израсходованных средств. Тогда «Почта России» обязана осуществить возврат авансированных средств, не израсходованных в рамках этого договора.

Почтовые расходы можно и нужно планировать. Важно проводить периодический контроль расходования средств, чтобы более точно определять размер следующего аванса, не превысить лимиты или, наоборот, не получить большой остаток неизрасходованных средств на конец года. Также следует постоянно оптимизировать почтовые расходы, делая акценты на современных электронных способах отправки, которые снижают общую финансовую нагрузку.