Статистические данные о работе службы делопроизводства

Статистические данные о работе вашего подразделения помогут понять результативность работы как всего отдела, так и конкретных сотрудников. И это будут уже не ощущаемые тенденции, а математически доказанные. Статистический отчет продемонстрирует вам достоверную информацию о том, сколько в организацию поступает документов, сколько отправляется из нее, какие сотрудники больше всего загружены, а какие простаивают, увеличивается ли объем документооборота от месяца к месяцу или наоборот уменьшается.

Тут уместно вспомнить крылатые фразы Черчилля:

• «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика»;
• «Я доверяю только той статистике, которую собрал сам»;
• «Небывалая толщина этого отчета защищала его от опасности быть прочитанным».

Высказывания, конечно, жесткие. Но этот опытный политик ярко подметил важные аспекты. Какие выводы мы можем сделать?

Во-первых, собирайте статистику сами. Не обязательно проделывать все счетные операции, но аккумулировать данные и делать выводы лучше самому – это те «сливки», ради которых все это затевается. Работая с данными, можно много полезного заметить и больше выводов сделать... а заодно найти подтверждения для «своей картины мира».

Во-вторых, много данных в виде текста и таблиц, это, конечно, хорошо. Но итоговые выводы, которые вы будете демонстрировать руководству организации, должны быть краткими и наглядными. В достижении последней задачи хорошо помогают диаграммы (т.е. важную для вас динамику иллюстрируйте графиками, гистограммами, круговыми диаграммами).

Какие данные будем собирать и отражать

Итак, какие данные стоит отражать в статистическом отчете? У каждой службы ДОУ ¹ свой функционал. Но есть та работа, которую мы все выполняем в обязательном порядке:

• Регистрация и рассылка входящей корреспонденции. Сюда включается прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация документов и рассылка – на резолюцию либо напрямую исполнителю.
• Оформление и регистрация исходящей корреспонденции. Если в вашей организации оформлением исходящих писем ответственные сотрудники занимаются самостоятельно, можно оставить только регистрацию. Если обязанность рассылки электронных писем возложена на службу ДОУ– нужно добавить этот функционал. Тогда формулировка будет такая – «Регистрация и рассылка исходящей корреспонденции».
• Оформление почтовых отправлений внешним контрагентам. Здесь мы считаем письма, которые отправляем с помощью «Почты России». В понятие «оформление» у нас входит:
  • регистрация отправления в журнале отправлений,
  • упаковка письма в конверт,
  • оформление конверта и передача письма либо курьеру «Почты России», либо самостоятельной поездкой.
• Если организация пользуется услугами курьерских служб и оформление отправок возложено на службу ДОУ, этот функционал необходимо выделить в отчете отдельно – «Оформление отправлений посредством курьерской службы».
• Оформление и регистрация приказов, распоряжений. Если оформлением этих документов занимаются исполнители, то переименовываем эту функцию службы ДОУ в «Согласование и регистрация приказов, распоряжений».
• Аналогично отражаем работу с другими видами документов....