Показываем «+» и «–» нескольких вариантов включения переходящих дел в описи дел: по году заведения дела, по году завершения дела, если дело обнаружено гораздо позже. Примеры оформления комментируем детально, алгоритм действий объясняем пошагово.
В новых Правилах работы архивов организаций, утвержденных Росархивом в 2023 году, ничего не сказано о том, как описывать переходящие дела, и потому возможны вариации. Нам остается ориентироваться на принцип действия, сформулированный в Методических рекомендациях к предыдущим Правилам 2015 года, а еще можно воспользоваться региональными методическими разработками.
Отметим важный момент: между составлением описи (описанием документов) и передачей дел в архив всегда имеется временной зазор. В соответствии с п. 62 Правил для архивов организаций 2023 года 1 дела передаются в архив по описям дел структурных подразделений, которая должна быть утверждена ЭК 2 структурного подразделения (а при отсутствии ЭК структурного подразделения опись может быть утверждена ЭК организации). При этом (п. 20 и п. 23 Правил 2023 года):
- составление описи должно производиться ежегодно,
- а передача дел в архив осуществляется не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
Получается, что временной зазор составляет до 3 лет (а на практике он может быть и больше). В настоящей статье мы рассматриваем в основном ситуации, которые могут возникнуть в такой временной зазор, т.е. до передачи дел в архив.
В соответствии с п. 49 Правил архивов организаций 2023 года в дело группируются документы за 1 календарный год. Из этого общего правила есть ряд исключений, которые упомянуты в подп. «г»:
Фрагмент документа
Пункты 48 и 49 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
49. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
<. . .> г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей; истории болезней; научно-технической документации). <. . .>
В свободном доступе имеется весьма приличное количество методической литературы по составлению описей. И раздел VI Правил для архивов организаций 2023 года тоже достаточно подробен. Однако практически полностью отсутствует информация о том, каким образом отражать в описи переходящие дела.
Единственным документом, где пусть и довольно скромно, но были упомянуты переходящие дела, были Методические рекомендации к Правилам для архивов организаций 2015 года (предшественник аналогичных Правил 2023 года), которые гласили: «Заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел)». Но увы, эти методические рекомендации утратили силу.
Вернемся к подп. «г» п. 49 Правил 2023 года, из которого следует, что кроме переходящих дел есть еще некоторые категории документов, которые группируются в 1 дело за несколько лет. Чтобы понимать разницу, давайте освежим в памяти, что такое переходящее дело. «Переходящими» называют заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение 1 года (как говорили, «дела, незаконченные делопроизводством»). Типичный случай – переписка по определенному вопросу, которая ведется в течение нескольких лет. Например: «Переписка с органами государственной власти города Санкт-Петербурга о приватизации предприятия и передаче имущества на баланс акционерного общества за 2015–2020 годы». Кроме того, к категории переходящих дел относят и журналы регистрации (например, приказов директора).
1. Включаем переходящее дело в опись по году завершения дела
Вряд ли придется ждать кардинальных изменений в подходе к описанию переходящих дел, поэтому вполне возможно включить завершенное переходящее дело в годовой раздел описи по году окончания дела.
Пример 1. Включение завершенного переходящего дела в опись по дате завершения
Обратите внимание:
- в Примере 1 даты у дела, отмеченного «1», указаны в соответствующей графе 4, а не в заголовке, поскольку записи в журнале имеют конкретные, четко установленные даты;
- однако в ряде случаев указание дат дела возможно только в заголовке дела, например «Перспективный план на 2015–2020 годы» (см. также дело с отметкой «2» в Примере 1).
Сразу отметим существенное неудобство этого варианта: чтобы найти журнал регистрации приказов за 2015 год, необходимо будет изучить опись за несколько лет, вплоть до 2020 года, пока не найдется нужное переходящее дело. Это действительно неудобно, поскольку каждый годовой раздел может насчитывать по несколько десятков единиц хранения, т.е. состоять из нескольких листов. Конечно, это все можно детально прописать в предисловии к описи, но и это может оказаться неудобным, особенно при многостраничных...
