По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации.
Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом.
Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Любая система, которая внедряется или выстраивается в организации, должна быть простой, прозрачной и управляемой, ее должно быть просто контролировать и корректировать при необходимости, в идеале – система должна стать саморегулируемой. А если мы говорим о системе исполнительской дисциплины в организации, то это уже намного больше – это уже корпоративная культура выполнения управленческих решений. Об этом подробно и поговорим в этой статье.
Причины необходимости внедрения системы исполнения поручений
Какие обычно причины приводят к необходимости внедрения системы исполнения поручений в организации? Перечислим основные:
1) выданные руководством поручения не выполняются работниками или результат их выполнения не тот, какой планировался руководителем;
2) информирование о неисполнении поручения происходит уже после окончания срока исполнения;
3) поручения теряются и забываются как работниками, так и руководителем.
Для начала предлагаем разобраться, в чем, собственно, может быть причина возникновения этих проблем как со стороны руководителя, так и работника.
Таблица 1. Проблемы в исполнительской дисциплине и их причины
Проблема |
Причина |
со стороны руководителя |
со стороны работника |
Выданное поручение не выполняется |
1) неопределенная формулировка поручения;
2) не дает возможности обратной связи от работника о реальности исполнения поручения;
3) не контролирует, правильно ли работник понял суть поручения и сроки его исполнения;
4) не находит времени проконтролировать ход исполнения поручения |
1) не знает, что есть поручения к исполнению;
2) фиксирует выданные поручения к себе «в карман»;
3) не считает установленный срок исполнения поручения обязательным (ждет отдельного предупреждения руководителя, что поручение точно нужно выполнить, на которое реагирует: «Так бы сразу и сказали…»);
4) откладывает исполнение поручения на самый последний момент |
Результат выполнения поручения не тот, какой планировался |
1) не понимает, что конкретно и в какие сроки необходимо выполнить;
2) выполняет поручения так, как сам понял и записал;
3) не уточняет, правильно ли понял поручение (вдруг подумают, что он не соответствует должности) |
Информирование о неисполнении поручения происходит уже после окончания срока исполнения |
не находит времени проконтролировать ход исполнения поручения |
не инициирует изменение срока исполнения поручения, если не успевает его исполнить в срок |
Поручения теряются и забываются |
отсутствует единая система обобщения и контроля исполнения выданных поручений |
Как итог, руководитель делает вид, что управляет, а работник делает вид, что исполняет.
Параметры и правила корпоративной культуры выполнения управленческих решений
Бывают случаи, когда с определенным руководителем поручения исполняются в срок, эффективность организации на максимуме. А после увольнения этого руководителя падает и управляемость.
Внедрение корпоративной культуры выполнения управленческих решений подразумевает саморегулируемую систему обязательности выполнения поручений в установленные сроки вне зависимости от того, какой руководитель «стоит у руля». Внедрить такую культуру выполнения реально, если перейти от управления «по понятиям» к управлению «по правилам». Для этого она должна соответствовать следующим параметрам:
1) все поручения всегда вносятся в единую систему, ставятся на контроль и выполняются в срок;
2) текущий статус любого назначенного поручения можно всегда с легкостью посмотреть;
3) все документы и файлы, формируемые по ходу выполнения поручения, регистрируются и хранятся в единой системе, их всегда легко найти;
4) единая система поручений автоматически напоминает руководителям и работникам о сроках исполнения, чтобы не пропустить возникновение просроченных поручений;
5) если работник не может выполнить поручение в срок, он всегда заранее инициирует перенос срока исполнения по согласованию со своим руководителем;
6) помощник, секретарь или контролер регулярно отслеживает выполнение поручений и своевременно информирует руководителя;
7) руководители и работники работают в едином информационном поле и видят, кто что и в какие сроки сделал.
Чтобы управлять «по правилам», эти правила сначала необходимо сформировать: как назначать поручения, как принимать к исполнению поручения, как отчитываться по исполнению поручений и переносить сроки, как контролировать исполнение поручений, каким образом и где обобщать поручения. Как сформировать эти правила, рассмотрим подробнее.
Правила назначения поручений
Задача руководителя – не только выдать поручение, но и получить от работника подтверждение о выполнении этого поручения, о чем руководители забывают довольно часто. Очень распространенная практика, когда на совещании руководители дают поручения, работники фиксируют их в своих ежедневниках, а потом забывают и не выполняют.
Поручение, назначаемое работнику, должно соответствовать принципам SMART:
- конкретика,
- измеримость,
- достижимость,
- адекватность и
- ограниченность во времени.
Руководители сначала экономят секунды, чтобы четко сформулировать поручение и срок, а потом теряют драгоценные дни из-за «не того» результата. Необходимо все же выделять время на делегирование и контроль поручений работникам, а не делать это самим «на коленке».
Поручение должно быть в обязательном порядке зафиксировано в единой системе.
Правила принятия поручений к исполнению
Работник перед принятием к исполнению всегда должен проанализировать выданное ему поручение. Если он понимает, что не может его выполнить из-за нехватки ресурсов, он должен сразу сообщить руководителю о реальных сроках выполнения и причинах, почему нельзя выполнить в срок.
Принятая задача обязательно должна быть зафиксирована сотрудником в единой системе без отдельного напоминания руководителя.
Срок исполнения поручения должен быть нерушимым законом для всех. Это правило должен постоянно транслировать сам руководитель и на личном примере показывать выполнение взятых на себя обязательств.
Правила отчетности по исполнению поручений и переносу сроков
Работник должен регулярно, но не реже раза в неделю актуализировать информацию о статусе выполнения всех своих поручений в единой системе:
- указывать статус исполнения поручения,
- добавлять информацию о ходе его исполнения и
- присоединять необходимые файлы.
Если поручение исполнено, работник должен сообщить об этом руководителю либо лично на планерке, либо направить запрос на снятие поручения с контроля. Поручение выполнено только в случае, если руководитель подтвердил, что оно выполнено на 100%. Но не всегда поручение, которое работник считает исполненным, является выполненным по мнению руководителя. Поэтому руководителю желательно не затягивать с...
