Регламентируем сложные моменты контроля исполнения поручений

Контроль исполнения поручений– важнейший инструмент обеспечения успешной деятельности организаций. Он служит основой для поддержания порядка и дисциплины среди сотрудников, позволяя оперативно реагировать на сбои и предотвращать негативные последствия. Несмотря на очевидную важность данного процесса, практика показывает, что большинство компаний сталкиваются с рядом трудностей, препятствующих эффективному исполнению поручений и задач. Рассмотрим наиболее распространенные проблемы, возникающие при реализации этой функции.

Основные 11 проблем, по сути, вытекают из одной большой – недостаточная регламентация процесса. Поэтому после описания каждой проблемы объясним, как ее нивелировать, установив четкие «правила игры» в локальном нормативном акте (ЛНА). Пример соответствующего Положения приведен в конце этой публикации.

Как справиться с основными проблемами

Основные проблемы при работе с контрольными поручениями руководителя компании, с которыми сталкиваются как организаторы со стороны служб ДОУ, так и сами исполнители, следующие:

1. Отсутствие централизованной системы учета.
2. Не понятно, кто в организации, на каком основании, какие именно документы и отдельные поручения ставит на контроль (или какие полномочия у работников, осуществляющих контроль?).
3. Нечеткость формулировок поручений.
4. Кто отвечает за качество исполнения поручений (и отчета об этом).
5. Не понятна иерархия постановки задач (или кто автор поручения?).
6. Несоблюдение сроков исполнения.
7. Можно ли направить отчет в СЭД в 23 ч. 59 мин. датой исполнения, приложив проект исходящего письма, и считать, что все сделано вовремя.
8. Почему нельзя отчитаться, просто написав «Принято в работу».
9. Сложные процедуры согласования с соисполнителями итогового документа (или кто тут главный?).
10. Почему контролеры постоянно что-то напоминают и требуют.
11. Недостаточная мотивация сотрудников.

Рассмотрим все это подробно.

1. Отсутствие централизованной системы учета

Часто информация фиксируется случайным образом: в блокнотах, личных записях, электронных письмах или чатах.

Причины возникновения проблемы:

• использование множества каналов коммуникации без интеграции данных в единую СЭД;
• отсутствие единых стандартов фиксации поручений и отчета об их исполнении;
• низкий уровень автоматизации процессов.

Это ведет к потере важной информации и создает условия для «забывчивости» сотрудников. Так теряется около 30% поручений – из-за отсутствия прописанного механизма учета. Вследствие нарушения сроков выполнения задач страдает репутация как руководителя, так и компании.

Решение: учет в СЭД всех задач и поручений, даже из переписки руководителя в электронной корпоративной почте. Если стоит глобальная цель не потерять ни одной задачи и отработать все поручения руководства, тогда есть несколько путей:

1. Назначение контролеров или ответственных за внесение задач / поручений в СЭД и мониторинг состояния и хода исполнения поручений. Этот классический вариант работы и будет основной темой настоящей статьи.
2. Полный охват и работа всех сотрудников самостоятельно в СЭД, уход от переписки «служебками» в сторону формирования задач / поручений / запросов / заявок / отчетов напрямую в специально созданных в СЭД шаблонах, т.е. переход к цифровизации и формирование полноценного электронного документооборота.

Важно организовать регулярное обучение сотрудников правилам фиксации поручений, а также своевременного создания отчета о ходе и итогах исполнения.

2. Кто в организации, на каком основании, какие именно документы и отдельные поручения ставит на контроль

Очень важно закрепить в ЛНА организации полномочия участников процесса. Это снимет множество вопросов, предварит конфликтные ситуации и оградит стороны от превышения полномочий:

• как со стороны руководителей,
• так и (что довольно часто имеет место) некой доли произвола со стороны контролера / ответственного за постановку документов / поручений на контроль и принятие отчетов исполнителей.

См. п. 2.3 и 2.4 в Положении из Примера...