Протокол совещания: разработка шаблона и контроль исполнения

Почему актуально

Руководство нашей компании, которая относится к предприятиям оборонно-промышленного комплекса, проводит большое количество совещаний, решения которых, как управленческие, так и производственные, должны быть документально оформлены. Для этих целей мы используем форму протокола.

Протоколов у нас действительно много: более 2 тысяч за последний год с ежегодным увеличением на 30%. У исполнителя всего 3 дня для оформления и согласования протокола (если нет указаний от руководства о более сжатом сроке). Протоколы могут содержать большое количество пунктов, поручения могут переходить из протокола в протокол с уточнением сроков и статуса исполнения. Как видите, система не простая. Перед нами была поставлена задача максимально облегчить для исполнителя процесс оформления протокола.

Мы используем только те формы документов, которые прошли унификацию и включены в Альбом унифицированных форм документов нашей организации. Поэтому исполнители уже знают, что для создания какого-либо документа им необходимо зайти на корпоративный портал и в папке «Альбом форм документов» найти нужную форму (а точнее, шаблон).

У нас накоплен большой опыт по унификации форм документов и созданию их шаблонов в MS Word – это пустая форма документа с полями разных типов (дата, текст и др.) и комментариями о том, как следует заполнять каждое поле.

На чем основываемся

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) ¹. Правила оформления самого протокола совещания в этом стандарте не приводятся, но они есть в Методических рекомендациях по его применению.

Более детально оформление протокола рассмотрено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 ². Несмотря на то, что она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве только государственных организаций, мы вполне можем взять ее образец протокола, адаптировав под свои нужды (на что-то ведь опираться надо).

Каким мы сделали шаблон протокола

Предлагаем последовательно рассмотреть правила оформления реквизитов протокола совещания.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления протокола может использоваться бланк. Реквизиты на нем могут располагаться:

• флаговым способом (когда каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) или
• центрованным (когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

В нашей организации для оформления протокола мы используем продольный бланк с центрованным расположением реквизитов:

Согласно Примерной инструкции «заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется». Протоколы каждого подразделения / органа имеют свой отдельный документопоток с индивидуальным индексом, что отражается в регистрационном номере документа. С целью большей информативности мы к реквизиту «заголовок» дополнительно ввели поле темы совещания (см. «1» в Примере 2), разместили иначе реквизиты «регистрационный номер» («2»), «место составления» («3»), к реквизиту «дата» добавили поле «время проведения» («4»). Сравните:

Как видите, мы достаточно вольно обращаемся с расположением реквизитов протокола совещания – используем вариант не из Примерной инструкции, а тот, что у нас давно закрепился на практике. Заголовок к тексту помещаем сразу под словом «ПРОТОКОЛ», как это показано в приложении № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее).

В нашем шаблоне есть преднастроенные поля, которые не требуется заполнять вручную, и есть поля редактируемые –...