Топ-3 рисков при планировании корпоративного праздника

1. Не обеспечиваются разумные меры безопасности на мероприятии

Из-за необеспечения должного уровня безопасности возможны риски причинения ущерба здоровью, имуществу сотрудников и гостей корпоратива и, как следствие, взыскание ущерба, требование компенсации морального вреда с организации-устроителя.

Развлекательные мероприятия бывает сложно контролировать, отслеживать соблюдение техники безопасности, поведение участников и т. п. Потому иногда корпоратив проходит не по сценарию: искры от бенгальского огня могут обжечь сотрудникам глаза, кто-нибудь подвернуть ногу из-за нагромождения оборудования, подготовленного для праздничной части, а коллеги навеселе затеять драку. В любой ситуации независимо от случившегося пострадавший может обратиться в суд с иском к компании-хозяйке корпоратива о компенсации причиненного вреда. А суд удовлетворить иск полностью или частично в зависимости от обстоятельств и степени вины, действий сторон. Например, как в ситуации ниже, когда организатор праздника не подумал проследить за действиями своей охраны.

Сложно судить обо всех причинах и обстоятельствах, послуживших основанием для обращения с указанным выше иском, как и о том, насколько адекватны и достаточны были предпринятые работодателем меры по обеспечению безопасности сотрудников и гостей корпоратива. Однако приведенный пример – ​отличная иллюстрация того, что любое подобное мероприятие требует тщательной подготовки и планирования мер защиты гостей и других участников. Среди них можно порекомендовать следующее:

• скорректировать работу охраны (например, убрать служебных собак с территории свободного доступа участников корпоратива или хотя бы проследить, чтобы они были на поводках, а сотрудники охраны – ​на посту, трезвы и следили за собаками);
• убрать препятствия в проходах, коридорах, кабинетах, залах и т. п.; обеспечить наличие планов эвакуации;

• избегать влажной уборки на скользких половых поверхностях накануне и во время корпоратива;
• до проведения мероприятия, если оно планируется на территории работодателя, осмотреть помещение и прилегающие к нему участки на предмет мест, которые могут стать потенциально опасными, в частности, насколько безопасно будет гостям с учетом возможного распития алкогольных напитков, достаточно ли средств противопожарной защиты и т. п.;
• и, конечно, из праздничной программы лучше исключить развлечения, связанные с повышенной опасностью, особенно те, которые недопустимы по технике безопасности в закрытых помещениях, а в отношении остальных, допустимых, – ​как минимум предпринять повышенные меры защиты. Это позволит снизить риски трагических поворотов.

И хотя ответчик в рассмотренном выше деле – ​развлекательное учреждение, на территории и силами которого проводился корпоратив, этот пример актуален для всех. Ведь подобные развлечения используются и в рамках корпоративов на территории работодателя: огненные шоу и даже фейерверки в закрытых помещениях или на ограниченных пространствах внутренних территорий / дворов чреваты плачевными последствиями. В погоне за красочностью надо всегда помнить о рисках для жизни и здоровья сотрудников и гостей, а также о финансовых последствиях для организации – ​устроителя торжества.

Рекомендуем заранее составлять программу праздника и поручить ответственному лицу, юристу, сотруднику службы безопасности и другим специалистам в соответствии с их компетенцией проверить соответствие развлекательных мероприятий правилам техники безопасности, противопожарным и другим требованиям.

2. Не оформляются документы, подтверждающие расходы на проведение корпоратива

Компания может оказаться не в состоянии подтвердить расходы на проведение праздничных мероприятий и их обоснованность по разным причинам: вследствие отсутствия договора и первичных документов, фиксирующих расходы, либо когда имеющиеся бумаги не позволяют точно установить дату осуществления и конкретный размер расходов. В итоге организация и ее руководитель впоследствии не смогут обосновать реальность произведенных расходов. А это приводит к риску привлечения к ответственности при недоказанности расходов как для самой организации, например со стороны налоговой инспекции (штраф, а также пени и доначисление налогов), так и для ее руководителя – ​в случае последующего банкротства компании и пр.

Например, претензии могут возникнуть у ИФНС во время проверки, если организация уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на новогодний корпоратив, оформит вычет по НДС и не может обосновать право на такое уменьшение и/или подтвердить реальность расходов, правомерность вычетов.

Кроме того, с руководителя организации (в т. ч. бывшего) могут быть взысканы убытки на сумму расходов по проведенным мероприятиям, если суд придет к выводу об их необоснованности, отсутствии доказательств встречного исполнения, подтверждения расходов.

Чтобы избежать или минимизировать подобные риски, надо всегда обращать внимание на документальное оформление расходов на корпоративы:

• все траты должны подтверждаться соответствующими договорами, первичными документами, при необходимости – ​приказами (распоряжениями), служебными (докладными) записками, планами и программами мероприятий, сметами, заявками и т. п.;
• рекомендуем отслеживать заполнение всех необходимых реквизитов документов, особое внимание уделить проставлению дат, наличию подписей и оттисков печати (если она используется в компании), указанию в тексте «оправдательного» документа на цель и суть расходов.

Также можно сохранять фото- и видеохронику праздников, если есть такая возможность.

3. Не учитываются возможности заказчика и условия договоров с организаторами корпоративов

Корпоратив может организовываться как собственными силами, так и силами сторонних организаций. И в случае, если компания передумает проводить корпоратив, то существует большой риск остаться без возврата аванса, внесенного по договору с компанией – ​организатором мероприятия. В последнем случае надо внимательно читать заключаемый договор: нередко условия предусматривают оплату аванса, который при отказе от проведения мероприятия исполнитель может уменьшить на сумму понесенных расходов, и/или неустойки (штрафа) за досрочный отказ от договора. При этом последствия и сумма удержания часто зависят от даты, до которой произошел отказ. В этом случае можно остаться без аванса, мероприятия, да еще понести расходы на судебное разбирательство!

Здесь совет один: заключая договор на проведение корпоратива, надо тщательно анализировать все его условия, потому что обстоятельства могут сложиться как угодно и впоследствии вы можете быть заинтересованы в расторжении договора. Поэтому лучше, чтобы это было сделано на максимально выгодных для вас условиях.

Поспешишь, людей насмешишь

Ко всему сказанному отлично подходит приведенная поговорка. Нередко организации в лице руководителей или конкретных исполнителей сами создают себе проблемы поспешностью в принятии решений и небрежностью в работе с документами. Конечно, с учетом множества дел, загруженности, многозадачности не всегда можно своевременно и в полной мере продумать и организовать все «от и до». Однако в качестве обязательного минимума рекомендуем:

1. До проведения корпоратива на собственной территории постарайтесь продумать, как соблюсти баланс между интересами обеспечения безопасности гостей, соблюдения требований руководства к зрелищности мероприятия и организации празднования. По возможности, подкорректируйте регламент охранных мероприятий (см. приведенный выше пример с собакой, напавшей на участницу корпоратива), проследите за наличием достаточного количества противопожарных средств, указателей с планами на случай экстренной эвакуации, обеспечьте свободный проход по коридорам, холлам и путям эвакуации, исключите из программы опасные развлечения: огненные шоу, фейерверки, «горящие бары», если не получается обеспечить их безопасное проведение. Если в рамках развлекательной программы приглашаются сторонние организации и отдельные специалисты, убедитесь в наличии у них соответствующего опыта, разрешений, ознакомитесь с репутацией, отзывами в Сети, проверьте их на участие в судебных тяжбах и т. п. Наконец, как это ни банально звучит, оформите проведение с сотрудниками инструктажа по технике безопасности и правилам поведения на корпоративе.

2. Позаботьтесь о правильном документальном оформлении мероприятий, связанных с корпоративом:

• издайте соответствующий приказ (распоряжение) о проведении корпоратива и его подготовке;
• назначьте ответственное лицо, а еще лучше – ​создайте ему в помощь комиссию по подготовке и проведению мероприятия;
• утвердите регламент и программу проведения корпоратива, смету расходов на него.

Отследите своевременное и полное оформление всех договоров и первичных учетных документов, чтобы в них отражалась даты, содержание соответствующих фактов хозяйственной жизни, обоснование по ним и т. п. Если к проведению праздничных мероприятий и работ по подготовке к нему привлекаются сторонние лица или сотрудники компании, позаботьтесь, чтобы соответствующие отношения тоже оформлялись документально. Ну и при заключении любых договоров обязательно привлекайте юристов, бухгалтеров, сотрудников службы безопасности и иных профильных специалистов, чтобы отследить «узкие» места и опасные для компании и ее руководства условия.

3. Рассчитывайте траты финансовые и временные для проведения корпоратива заранее. Конечно, не всегда возможно просчитать риски, поэтому желательно сформировать резервы для проведения корпоратива. Внимательно отслеживайте соблюдение условий договоров по организации мероприятия, чтобы не нарваться на штрафные санкции при их досрочном расторжении, избежать судебных споров. Если какие-то условия вас не устраивают, нужно еще на стадии переговоров попробовать их изменить, хотя, конечно, это удается не всегда, т. к. исполнители тоже страхуются от рисков. Но если вы видите, что возможный контрагент настаивает на заключении договора с явным перекосом только в его пользу, то лучше найти кого-то другого. В любом случае внимательное отношение к условиям договора при его заключении помогает правильно спланировать действия по его исполнению, выстроить стратегию дальнейших взаимоотношений с контрагентом.

По возможности, старайтесь не отменять запланированные и обещанные сотрудникам и приглашенным лицам праздничные мероприятия, если нет существенных оснований (таких, как, например, были в пандемию). Дело в том, что отмена ожидаемых корпоративных празднеств может негативно повлиять на климат в рабочем коллективе; не исключено, что сотрудники воспримут это как сигнал о наличии проблем в компании, а действительно ценные специалисты начнут присматриваться к иным работодателям. А вот уменьшение ранее запланированного масштаба мероприятия как раз вполне допустимо. Ведь, в конце концов, важен не сам подарок, а внимание.