Ответы эксперта на вопросы кадровиков о заполнении ЕФС-1: каков порядок и сроки предоставления отчетности с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», если работник уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; нужно ли подавать ЕФС-1 и что в нем указывать при выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, переводе на постоянную дистанционную работу, переводе из подразделения в подразделение, если в трудовом договоре подразделения не указаны, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени; какая ответственность грозит за ошибки при подаче отчета по форме ЕФС-1 и др.
Вопрос в тему
Каковы порядок и сроки предоставления сведений по форме ЕФС-1 «О назначении выплат ОСС», если работница уходит в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребенком?
Срок для представления отчетности (подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже») с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» ни Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», ни Порядком не определен. Однако предоставление сведений в срок, рекомендованный на официальном сайте чиновниками СФР, для работодателя минимизирует риск претензий со стороны фонда. Как следует из разъяснений, подать информацию необходимо не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работника заявления о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
Полагаем, что данное утверждение чиновников основано на применении по аналогии п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ о предоставлении сведений в связи с поступлением к работодателю запроса от работника о назначении ему пенсии.
Как следует из п. 58 Порядка, в графе «Период работы» формы ЕФС-1 при представлении сведений с типом «Назначение выплат по ОСС» заполняются 2 строки:
- в первой ставятся даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
- во второй отражается 1 день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).
Из буквального понимания нормы абз. 3 п. 55 Порядка следует, что рассматриваемый подраздел с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» необходимо подавать на всех лиц, претендующих на назначение пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребенком, независимо от выполнения других условий. Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 1).
Пример 1. Заполнение подраздела 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС»
Вопрос в тему
Нужно ли при выходе работника из отпуска по уходу за ребенком подавать ЕФС-1?
Форма ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется в случае ухода работника в отпуск по уходу за ребенком для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил (п. 55 Порядка).
Также отметим, что сведения о страховом стаже, предусмотренные подп. 3 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, представляются, в частности, на лиц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет по окончании календарного года, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Таким образом, мы полагаем, что отдельно уведомлять СФР по форме ЕФС-1 о выходе из отпуска по уходу за ребенком не нужно. Соответствующие сведения будут отражены при сдаче отчета за 2024 год, т. е. до 25.01.2025.
Вместе с тем, если работник выходит из отпуска по уходу за ребенком досрочно на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), то необходимо подать сведения по подразделу 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» ЕФС-1, ведь работник переводится на неполное рабочее время. В таком случае:
- в графе 3 проставляется кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД»;
- графе 6 «Код выполняемой функции» – «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или «НЕПН» (для неполной рабочей недели) (п. 46 Порядка).
Срок подачи такой отчетности – не позднее 25-го числа следующего месяца (подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 24-ФЗ). Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 2).
Пример 2. Заполнение подраздела 1.1 ЕФС-1 в случае выхода работника из отпуска по уходу за ребенком досрочно на неполный рабочий день
Вопрос в тему
Нужно ли подавать ЕФС-1 при переводе работника на дистанционную работу постоянно?
Полагаем, что в случае постоянного перевода на дистанционную работу сведения по форме ЕФС-1 необходимо предоставить. В п. 46 Порядка сказано, что при приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу оформляется кадровое мероприятие «ПРИЕМ» («ПЕРЕВОД») с указанием в графе «Код выполняемой функции» дополнительно к коду по Общероссийскому классификатору занятий (далее – ОКЗ) еще и «ДИСТ». Подать отчет следует не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. По мнению специалистов СФР, при установлении работнику режима периодической удаленной работы также необходимо предоставить ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» и с проставлением кода «ДИСТ». Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 3).
Пример 3. Заполнение подраздела 1.1 ЕФС-1 в случае перевода работника на дистанционную работу
Вопрос в тему
Дистанционный работник принят на работу на неполное рабочее время. Какой код следует указать в графе 6 подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1: «НЕПД» или «ДИСТ»?
В графе 6 подраздела 1.1 «Код выполняемой функции» при приеме на работу или переводе сотрудника (мероприятия «ПРИЕМ» и «ПЕРЕВОД») дополнительно к коду ОКЗ необходимо указать код, который соответствует режиму работы:
-
«ДИСТ» – дистанционная работа;
-
«НДОМ» – работа на дому;
-
«НЕПД» – работа на условиях неполного рабочего дня;
-
«НЕПН» – работа на условиях неполной рабочей недели.
Как отметил СФР в письме от 18.06.2024 № 19-20/27389, вписать можно только 1 из указанных кодов в соответствии со следующей приоритетностью: 1) «НЕПД», 2) «НЕПН», 3) «НДОМ», 4) «ДИСТ». То есть приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени. Таким образом, если работник принимается на дистанционную работу на условиях неполного рабочего времени, то в данном случае в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 указывается код «НЕПД» или «НЕПН».
Вопрос в тему
Если переводим из подразделения в подразделение, а в трудовом договоре подразделения не указаны, то надо ли направлять ЕФС-1?
Поскольку структурные подразделения в трудовом договоре работника не указаны и при этом условия трудового договора не меняются, а другое структурное подразделение расположено в той же местности, что и предыдущее, то, по нашему мнению, направление работника в новое подразделение следует квалифицировать как перемещение (ст. 72.1 ТК РФ).
Таким образом, исходя из буквального понимания действующего законодательства, полагаем, что при перемещении сотрудника в другое структурное подразделение у того же работодателя в той же местности подавать сведения по форме ЕФС-1 не требуется.
Вопрос в тему
Работник, много лет трудившийся по 20 часов в неделю, написал заявление на изменение режима работы на 12 часов в неделю. Нужно ли подать отчет с мероприятием «Перевод» на неполное рабочее время?
Из разъяснений специалистов СФР следует, что в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 указываются коды «НЕПД» и «НЕПН» в следующих случаях:
- приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени в трудовом договоре постоянно (ст. 93 ТК РФ);
- установления режима неполного рабочего времени временно в дополнительном соглашении к трудовому договору;
- установления режима неполного рабочего времени по распоряжению работодателя (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).
При этом если условия трудового договора меняются с неполного рабочего дня на полный, то необходимо предоставить отчет с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» без указания дополнительных кодов в графе «Код выполняемой функции».
Исходя из этого, полагаем, что сведения по форме ЕФС-1 подаются в случаях изменения режима рабочего времени:
- либо с полного на неполное,
- либо с неполного на полное без указания продолжительности рабочей недели.
Таким образом, по нашему мнению, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени предоставлять отчет не нужно.
Вопрос в тему
Какая ответственность предусмотрена за ошибки при подаче отчета ЕФС-1?
За непредставление в установленный срок, а также представление неполных и/или недостоверных сведений о застрахованных лицах к страхователям применяются следующие меры ответственности:
-
штраф на работодателя в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ),
-
штраф на должностное лицо работодателя в размере от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Срок давности привлечения работодателя к ответственности:
- по ч. 3 ст. 7 Закона № 27-ФЗ составляет 3 года со дня, когда территориальный орган СФР узнал или должен был узнать о правонарушении, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности (ч. 22 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). При этом, по мнению Верховного Суда РФ, если фонд пропустит срок составления акта о нарушении и выставлении требования об уплате штрафа, то это не будет продлевать срока давности (определение ВС РФ от 13.01.2020 № 309-ЭС19-24792);
- по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ – 1 год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
