7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1

Срок для представления отчетности (подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже») с типом сведений «Назначение выплат по ОСС»² ни Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»³, ни Порядком не определен. Однако предоставление сведений в срок, рекомендованный на официальном сайте чиновниками СФР, для работодателя минимизирует риск претензий со стороны фонда⁴. Как следует из разъяснений, подать информацию необходимо не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работника заявления о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.

Полагаем, что данное утверждение чиновников основано на применении по аналогии п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ о предоставлении сведений в связи с поступлением к работодателю запроса от работника о назначении ему пенсии.

Как следует из п. 58 Порядка, в графе «Период работы» формы ЕФС-1 при представлении сведений с типом «Назначение выплат по ОСС» заполняются 2 строки:

• в первой ставятся даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
• во второй отражается 1 день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).

Из буквального понимания нормы абз. 3 п. 55 Порядка следует, что рассматриваемый подраздел с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» необходимо подавать на всех лиц, претендующих на назначение пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребенком, независимо от выполнения других условий. Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 1).

Форма ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется в случае ухода работника в отпуск по уходу за ребенком для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил (п. 55 Порядка).

Также отметим, что сведения о страховом стаже, предусмотренные подп. 3 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, представляются, в частности, на лиц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет по окончании календарного года, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Таким образом, мы полагаем, что отдельно уведомлять СФР по форме ЕФС-1 о выходе из отпуска по уходу за ребенком не нужно. Соответствующие сведения будут отражены при сдаче отчета за 2024 год, т. е. до 25.01.2025.

Вместе с тем, если работник выходит из отпуска по уходу за ребенком досрочно на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), то необходимо подать сведения по подразделу 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» ЕФС-1, ведь работник переводится на неполное рабочее время. В таком случае:

• в графе 3 проставляется кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД»;
• графе 6 «Код выполняемой функции» – «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или «НЕПН» (для неполной рабочей недели) (п. 46 Порядка).

Срок подачи такой отчетности – не позднее 25-го числа следующего месяца (подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 24-ФЗ). Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 2).

Полагаем, что в случае постоянного перевода на дистанционную работу сведения по форме ЕФС-1 необходимо предоставить. В п. 46 Порядка сказано, что при приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу оформляется кадровое мероприятие «ПРИЕМ» («ПЕРЕВОД») с указанием в графе «Код выполняемой функции» дополнительно к коду по Общероссийскому классификатору занятий (далее – ОКЗ)⁵ еще и «ДИСТ». Подать отчет следует не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. По мнению специалистов СФР, при установлении работнику режима периодической удаленной работы также необходимо предоставить ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» и с проставлением кода «ДИСТ»⁶. Далее покажем образец заполнения ЕФС-1 в указанной ситуации (см. Пример 3).

В графе 6 подраздела 1.1 «Код выполняемой функции» при приеме на работу или переводе сотрудника (мероприятия «ПРИЕМ» и «ПЕРЕВОД») дополнительно к коду ОКЗ необходимо указать код, который соответствует режиму работы:

• «ДИСТ» – дистанционная работа;
• «НДОМ» – работа на дому;
• «НЕПД» – работа на условиях неполного рабочего дня;
• «НЕПН» – работа на условиях неполной рабочей недели.

Как отметил СФР в письме от 18.06.2024 № 19-20/27389, вписать можно только 1 из указанных кодов в соответствии со следующей приоритетностью: 1) «НЕПД», 2) «НЕПН», 3) «НДОМ», 4) «ДИСТ». То есть приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени. Таким образом, если работник принимается на дистанционную работу на условиях неполного рабочего времени, то в данном случае в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 указывается код «НЕПД» или «НЕПН».

Поскольку структурные подразделения в трудовом договоре работника не указаны и при этом условия трудового договора не меняются, а другое структурное подразделение расположено в той же местности, что и предыдущее, то, по нашему мнению, направление работника в новое подразделение следует квалифицировать как перемещение (ст. 72.1 ТК РФ).

Таким образом, исходя из буквального понимания действующего законодательства, полагаем, что при перемещении сотрудника в другое структурное подразделение у того же работодателя в той же местности подавать сведения по форме ЕФС-1 не требуется.

Из разъяснений специалистов СФР следует, что в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 указываются коды «НЕПД» и «НЕПН» в следующих случаях:

• приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени в трудовом договоре постоянно (ст. 93 ТК РФ);
• установления режима неполного рабочего времени временно в дополнительном соглашении к трудовому договору;
• установления режима неполного рабочего времени по распоряжению работодателя (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

При этом если условия трудового договора меняются с неполного рабочего дня на полный, то необходимо предоставить отчет с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» без указания дополнительных кодов в графе «Код выполняемой функции»⁷.

Исходя из этого, полагаем, что сведения по форме ЕФС-1 подаются в случаях изменения режима рабочего времени:

• либо с полного на неполное,
• либо с неполного на полное без указания продолжительности рабочей недели.

Таким образом, по нашему мнению, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени предоставлять отчет не нужно.

За непредставление в установленный срок, а также представление неполных и/или недостоверных сведений о застрахованных лицах к страхователям применяются следующие меры ответственности:

• штраф на работодателя в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ),
• штраф на должностное лицо работодателя в размере от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Срок давности привлечения работодателя к ответственности:

• по ч. 3 ст. 7 Закона № 27-ФЗ составляет 3 года со дня, когда территориальный орган СФР узнал или должен был узнать о правонарушении, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности (ч. 22 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). При этом, по мнению Верховного Суда РФ, если фонд пропустит срок составления акта о нарушении и выставлении требования об уплате штрафа, то это не будет продлевать срока давности (определение ВС РФ от 13.01.2020 № 309-ЭС19-24792);
• по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ – 1 год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).