Не вдаваясь в подробности теории и методики экспертизы ценности первичных (наряд, наряд-допуск) и сводных документов (табель), рекомендуем обратить внимание на ст. 402 нового Перечня 2019 г. и примечание к ней. Сроки хранения сводных документов, подтверждающих периоды и факты работы в опасных и вредных условиях труда, фактически не изменились. А сроки хранения первичных документов сократились, немного оптимизировались – посмотрите ст. 415 и 416 нового Перечня.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Наряды в делах располагайте по хронологическому принципу – по датам и месяцам (очевидно, такой порядок вами и соблюдается, за год может сформироваться несколько томов). А журнал рекомендуем вести не как «переходящее» дело, а в ежегодном цикле: в конце года заверять его удостоверительной надписью руководителя подразделения или табельщика (а лучше и двумя подписями), и с начала следующего календарного года начинать новый журнал. Если в календарном году произойдут авария или несчастный случай, то весь том дела с соответствующими нарядами и целиком журнал учета их выдачи в этом году вы будете готовить к передаче на долговременное архивное хранение в течение 45 лет.
Изменение сроков хранения влияет и на формирование дел. В номенклатуре дел теперь необходимо будет отразить 3 заголовка дел при раздельном формировании табелей и нарядов и с учетом журнала регистрации нарядов-допусков. Принять решение должна служба делопроизводства, которая отвечает за разработку номенклатуры дел.
Но если табели и наряды в вашей организации формировались и формируются в одно дело (несколько томов), то вполне возможно продолжать вести дело с данным составом документов. Ваша организация – «владелец» собственного документального фонда и самостоятельно определяет его ценность, конечно, при соблюдении требований нормативных правовых актов.
Если в новом Перечне 2019 г. не было бы статьи с вашей категорией документов, то в номенклатуру дел вы переносили бы срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г., а в графе «Примечание» сделали бы ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи 615 старого Перечня.
Но относительно документов, о которых вы спрашиваете, сроки хранения в новом Перечне есть (ст. 402, 415 и 416), при их объединении в единое дело применяется «старший» из нормативных сроков. Ведь увеличивать сроки хранения документов вы имеете право.
Пример. Фрагмент номенклатуры дел
