Top.Mail.Ru

Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?

Принципиальные отличия работы с НТД

В работе с научно-технической документацией (далее – НТД) есть принципиальные отличия от управленческой, которые нужно учитывать при подготовке документов для передачи из подразделений в архив ­организации. Мы систематизировали их в Таблице 1.

Какую форму приемо-сдаточной описи использовать?

Передача документации в архив происходит в соответствии с приемо-сдаточными описями. Их готовит передающее структурное подразделение или передающая организация.

Основные правила работы с НТД в организациях и на предприятиях 1991 года предлагают следующую форму акта-описи – см. Пример 1. Она хорошо подходит для передачи 1 документа (комплекта) в архив. Ее несомненный плюс – полистный учет, что особенно важно для чертежей. При этом обратите внимание на Таблицу 2, где приведено ­соответствие графических и текстовых форматов.

Если же передаются документы, сброшюрованные в тома, то лучше использовать другую форму приемо-сдаточной описи, показанную в Примере 2 (она дана в архивных Правилах 2015 года и предназначена для передачи документов в государственный / муниципальный архив, когда на ней еще оформляется согласование с ЦЭК (ЭК) организации и гриф утверждения принимающего документы архивного учреждения; но при передаче ­документов во внутренний архив организации согласование не требуется).

Таблица 1. Разница в подготовке к передаче в архив организации управленческой документации и научно-технической

Как отмечено в Таблице 1, в архив организации должны поступать как минимум 1 подлинник и 1 экземпляр копии НТД для оперативного использования. В настоящее время в качестве копии в архив организации обычно поступает электронная версия документа (или комплекта документов). Электронные носители и электронные документы должны поступать в архив на хранение также по описям. Правила 2015 года регламентируют технологию передачи в архив организации электронных документов и предлагают для этого форму описи, заполнение которой мы показали в Примере 3.

Пример 1. Акт-опись передачи НТД в архив организации

Таблица 2. Основные форматы листа и их обозначения

Пример 2. Приемо-сдаточная опись передачи НТД в архив организации

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Если в подразделении обнаружены ценные «старые» документы

Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.