Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

В этом номере журнала мы показываем образцы двух описей дел по личному составу, по которым кадровые документы передаются в архив: для организации с малым числом сотрудников и для крупной компании с хорошо налаженным делопроизводством. На них мы демонстрируем разные варианты систематизации документов. Кроме того, публикуем образцы титульного листа и предисловия к описи с комментариями по их составлению.
Окончание статьи. Начало в № 06 / 2017
Окончание статьи. Начало в № 06 / 2017

Создание научно-справочного аппарата (НСА)

В научно-справочный аппарат (НСА) к документам, подготовленным для передачи на хранение в государственный или муниципальный архив, входят:

  • опись дел с титульным листом;
  • оглавление к описи (необходимо к большим описям организаций со сложной структурой);
  • предисловие к описи;
  • историческая справка к фонду;
  • список сокращенных слов (необходим в случаях большого количества сокращенных слов);
  • указатель (алфавитный, географический, тематический и др.; используется для оперативного поиска в описях, содержащих большое количество дел).

Составление описи дел по личному составу

Дела по личному составу организации систематизируются и включаются в отдельную опись. Распределение дел внутри производится с учетом следующих признаков:

  • структурного,
  • хронологического,
  • номинального.

При составлении описей дел по личному составу1 ликвидированных организаций при большом объеме могут применяться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая систематизация дел.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. А в последующих годах делается отсылка.

Пример 16

Личные карточки уволенных работников за 2013–2015 годы сформированы в одно дело и помещены в описи за первый год, т.е. в 2013 году.

В 2014 и 2015 годах описи делаются отсылки к месту нахождения их документов (см. отметки «!» в описи из Примера 17).

Пример 17. Образец описи дел по личному составу небольшой организации

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

В этом номере журнала мы завершаем разговор о создании научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на хранение в государственный или муниципальный архив (показываем образцы составления исторической справки к фонду, списка сокращенных слов и указателя к описи дел по личному составу), а также резюмируем информацию по алгоритму действий ликвидатора.

В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?

В какое архивное учреждение сдавать документы ликвидируемого федерального предприятия, если оно находится далеко от Москвы? Интересно посмотреть, как суды умудрялись найти аргументацию для того, чтобы направить такие документы то в федеральный, то в региональный архив. А еще вы узнаете, на что теперь могут ссылаться региональные архивы, требуя финансирования из федерального бюджета за хранение ими «федеральных» документов.

Отечественная практика установления требований к срокам хранения документов коммерческих организаций

Прочитав статью, вы поймете, как организована действующая нормативная база, устанавливающая сроки хранения документам. Это поможет ориентироваться в ней и находить сроки хранения, разрешать коллизии между разными требованиями, обращать внимание на момент начала отсчета срока хранения и его окончания. Так как финансовый рынок регулируется жестче всего, большинство примеров взято из законодательства этой сферы. Напомним, что в зону интересов Банка России попадают и все акционерные общества.

Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?

Законодательство содержит ответ на этот вопрос (но не в одном документе, потому его еще надо поискать). Однако на практике установленные требования странно толкуются. Как это реально происходит в жизни, мы спросили у специалистов, которые по роду своей деятельности с этим сталкиваются.

Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?

Законодательство содержит ответ на этот вопрос (но не в одном документе, потому его еще надо поискать). Однако на практике установленные требования странно толкуются. Как это реально происходит в жизни, мы спросили у специалистов, которые по роду своей деятельности с этим сталкиваются.

Отечественная практика установления требований к срокам хранения документов коммерческих организаций

Прочитав статью, вы поймете, как организована действующая нормативная база, устанавливающая сроки хранения документам. Это поможет ориентироваться в ней и находить сроки хранения, разрешать коллизии между разными требованиями, обращать внимание на момент начала отсчета срока хранения и его окончания. Так как финансовый рынок регулируется жестче всего, большинство примеров взято из законодательства этой сферы. Напомним, что в зону интересов Банка России попадают и все акционерные общества.

В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?

В какое архивное учреждение сдавать документы ликвидируемого федерального предприятия, если оно находится далеко от Москвы? Интересно посмотреть, как суды умудрялись найти аргументацию для того, чтобы направить такие документы то в федеральный, то в региональный архив. А еще вы узнаете, на что теперь могут ссылаться региональные архивы, требуя финансирования из федерального бюджета за хранение ими «федеральных» документов.

Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

В этом номере журнала мы завершаем разговор о создании научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на хранение в государственный или муниципальный архив (показываем образцы составления исторической справки к фонду, списка сокращенных слов и указателя к описи дел по личному составу), а также резюмируем информацию по алгоритму действий ликвидатора.