Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

Каков порядок взаимодействия с архивным учреждением при передаче туда документов ликвидируемой организации? Чем в этом случае будет отличаться порядок подготовки дел от общей процедуры (при их передаче из подразделений в архив организации)? И что обязательно нужно уточнить у государственного / муниципального архива, куда вы нацелились, чтобы по нескольку раз не переделывать эту работу? Как оплатить услуги, если расчетный счет уже закрыт? Кому составлять, подписывать и утверждать документы?

Ликвидация (особенно при банкротстве) организации – очень тяжелая процедура во всех отношениях. На специалистов нашей сферы в рамках нее возлагается такая сложная задача, как сдача документов в государственный или муниципальный архив. В прошлом номере мы детально разбирались, какие документы какие организации должны будут передать на дальнейшее архивное хранение, и выяснили, что законодательно закрепленная «теория» в этом вопросе сильно отличается от практики. В результате пришли к выводу, что большинству коммерческих организаций при ликвидации потребуется передать только наиболее ценные кадровые документы. Если ваша организация идет «по пути банкротства», то справку из архива о сдаче туда документов на хранение потребуется представить в арбитражный суд.

В данной статье пойдет речь о подготовке документов небольших коммерческих организаций для сдачи на хранение в архивное учреждение1. Как правило, в структуре таких организаций нет архива, а в штатном расписании – должности архивиста. Кроме того, такие организации не состоят на учете ни в одном архиве и, естественно, у них нет куратора, который помог бы в упорядочении документов. Но документы из года в год создавались и накапливались (порой в бессистемном состоянии). А значит, их необходимо привести в порядок в соответствии с архивными требованиями и передать на хранение в архив.

При ликвидации (банкротстве) организации председатель ликвидационной комиссии (ликвидатора) либо конкурсный управляющий должны определиться, в какой государственный или муниципальный архив они смогут передать документы на хранение. Обычно он определяется «по прописке» организации, т.е. по ее юридическому адресу.

Связанный материал
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?
№ 04 / 2013

См. ответ на вопрос «Что делать службе ДОУ при ликвидации одного из филиалов?» на нашем сайте.

Связанный материал
В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?
№ 05 / 2017

Читайте статью «В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?»

Связанный материал
«Мы живем недалеко, Нас найти совсем легко!»
№ 06 / 2017

О соотношении юридического, фактического, почтового адреса и местонахождения, а также о том, какие адреса теперь нужно указывать в документах и что грозит, если вы ослушаетесь, читайте в статье «Мы живем недалеко, Нас найти совсем легко!»

Связанный материал
Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно
01 июня 2017

См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно»

Итак, порядок действий будет следующим:

  1. Определиться, в какой архив следует сдавать документы.
  2. Изучить требования данного архива к упорядочению документов для передачи на хранение (во многих архивах требования разные, но почти везде достаточно жесткие).
  3. Выбрать «обработчика» документов (председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий, исходя из знаний, опыта и цены за услуги по обработке документов, должны заключить договор на архивные услуги по упорядочению документов. Это может быть какая-то архивная фирма, конкретный специалист или архив, в который планируется передача документов на хранение).
  4. Собрать все имеющиеся документы, внимательно просмотреть их и составить опись или хотя бы реестр (это необходимо сделать перед передачей документов «обработчику» для страховки).
  5. Для составления описи дел, написания исторической справки и предисловия (НСА – научно-справочный аппарат) необходимо предоставить «обработчику» устав организации, учредительный договор (при наличии), выписку из ЕГРЮЛ, штатное расписание за все годы, приказы по основной деятельности. После написания НСА указанные документы вернут председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему. В архив учредительные документы, скорее всего, не примут.
  6. Написать письмо в архив о предстоящей передаче документов по личному составу в связи с ликвидацией (банкротством) организации.
  7. После рассмотрения письма архив назначит своего куратора для координации действий по упорядочению документов. Куратор проверит прежде всего НСА и документы.
  8. Исправить все недочеты после проверки куратора.
  9. После всех исправлений куратор еще раз будет смотреть НСА и документы, но уже более тщательно:
    • систематизацию документов внутри дел,
    • оформление обложек,
    • нумерацию листов,
    • оформление заверительных листов,
    • наличие внутренних описей к определенным видам документов и
    • еще раз опись, предисловие и историческую справку.
  10. После проверки куратором всех документов архив назначает еще одного независимого куратора, который тоже внимательно проверяет весь комплекс.
  11. Далее куратор организации представляет на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива свое заключение и заключение независимого куратора, НСА организации (опись дел, предисловие к описи и историческую справку). Члены ЭПК архива на заседании рассматривают представленные документы и выносят либо положительное, либо отрицательное решение относительно приема-передачи документов ликвидированной организации в архив.
    После положительного решения ЭПК архив предоставляет организации:
    • договор о передаче документов по личному составу на хранение,
    • смету на проведение работ по приему на хранение документов,
    • акт приема-передачи архивных документов на хранение,
    • акт приема-сдачи работ.
    При отрицательном решении необходимо уточнить его причины и стараться оперативно все исправить, потом решить с куратором, когда вновь выходить на рассмотрение документов на заседании ЭПК.
  12. После заполнения и подписания всех документов (договора, актов) необходимо оплатить прием документов согласно смете (в московских архивах не берут плату за хранение документов, только за прием-передачу; как обстоит дело в архивах других регионов – нужно уточнять на местах).
  13. После поступления денег на счет архива по согласованию с хранителем вашего фонда в назначенный день и час документы передаются на хранение в архивохранилище.

Часто возникает вопрос, а как оплачивать услуги архиву за прием-передачу документов, если к моменту всех согласований в организации все счета будут уже закрыты. Пожалуй, самый простой способ – это при заключении договора с «обработчиком» архивных документов внести данные расходы в стоимость договора и возложить эту обязанность на него.

Что входит в упорядочение документов?

Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • уточнение их фондовой принадлежности;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!

Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?

Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:

  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • личные карточки (форма № Т-2);
  • личные дела уволенных работников;
  • трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  • лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
  • акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  • документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

В этом номере журнала мы показываем образцы двух описей дел по личному составу, по которым кадровые документы передаются в архив: для организации с малым числом сотрудников и для крупной компании с хорошо налаженным делопроизводством. На них мы демонстрируем разные варианты систематизации документов. Кроме того, публикуем образцы титульного листа и предисловия к описи с комментариями по их составлению.

Отечественная практика установления требований к срокам хранения документов коммерческих организаций

Прочитав статью, вы поймете, как организована действующая нормативная база, устанавливающая сроки хранения документам. Это поможет ориентироваться в ней и находить сроки хранения, разрешать коллизии между разными требованиями, обращать внимание на момент начала отсчета срока хранения и его окончания. Так как финансовый рынок регулируется жестче всего, большинство примеров взято из законодательства этой сферы. Напомним, что в зону интересов Банка России попадают и все акционерные общества.

«Мы живем недалеко, Нас найти совсем легко!»

В чем разница между юридическим, фактическим, почтовым адресом, а также местом нахождения и адресом в пределах места нахождения организации? Как исторически эти понятия сменяли друг друга? И как сейчас грамотно указывать адрес юрлица в документах? Ведь если у организации в ЕГРЮЛ значится не фактический адрес, то ей грозят весьма негативные последствия (автор не только показал их, но и проранжировал вероятность их наступления). Еще затронут вопрос порядка указания элементов адреса в документах.

Росархив предлагает изменить порядок исчисления сроков хранения документов

В Закон об архивном деле планируется внести очередные корректировки. Ведь появление в нем статьи 22.1 в прошлом году изумило многих практиков: непонятно стало, как в реальности выполнить требование об исчислении сроков хранения всех кадровых документов с даты их создания, а также стоит ли их все хранить 50 либо 75 лет (даже те, у которых срок прежде был гораздо меньше – 5 лет и т.п.). Соответствующий законопроект уже прошел первое чтение – давайте посмотрим, что нас ожидает.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?

В какое архивное учреждение сдавать документы ликвидируемого федерального предприятия, если оно находится далеко от Москвы? Интересно посмотреть, как суды умудрялись найти аргументацию для того, чтобы направить такие документы то в федеральный, то в региональный архив. А еще вы узнаете, на что теперь могут ссылаться региональные архивы, требуя финансирования из федерального бюджета за хранение ими «федеральных» документов.

Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?

Законодательство содержит ответ на этот вопрос (но не в одном документе, потому его еще надо поискать). Однако на практике установленные требования странно толкуются. Как это реально происходит в жизни, мы спросили у специалистов, которые по роду своей деятельности с этим сталкиваются.

Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

В этом номере журнала мы показываем образцы двух описей дел по личному составу, по которым кадровые документы передаются в архив: для организации с малым числом сотрудников и для крупной компании с хорошо налаженным делопроизводством. На них мы демонстрируем разные варианты систематизации документов. Кроме того, публикуем образцы титульного листа и предисловия к описи с комментариями по их составлению.