Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2023 года) утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и вступили в силу 17.09.2023. Ранее действовавшие Правила 2015 года признаны утратившими силу ¹.

Прежде чем перейти непосредственно к анализу отдельных положений новых Правил 2023 года, отметим, что изменения в подзаконном нормативном правовом регулировании обычно происходят по 2 причинам:

• изменение законодательства, регулирующего соответствующую сферу деятельности;
• изменение организационно-технологического характера.

В сфере архивного дела за период, прошедший с момента утверждения архивных Правил 2015 года, произошло достаточно много изменений именно в нормативном регулировании:

• были внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ²;
• утверждены Правила работы государственных и муниципальных архивов ³;
• Типовые функциональные требования к информационным системам, применяемым в делопроизводстве и архивном деле ⁴;
• Примерные положения об экспертной комиссии и об архиве организации ⁵;
• а также изменения в др. нормативных документах, положения которых необходимо учитывать в работе архивов организаций.

Имеют место и организационно-технологические изменения: все активнее организации переходят на электронный (безбумажный) документооборот и создание документов исключительно в электронной форме, совершенствуется техническая оснащенность архивов. Это требует внесения соответствующих изменений в нормативное регулирование.

Невозможно было пойти по пути внесения изменений в Правила 2015 года, поскольку:

• Минкультуры России, утвердившее в свое время Правила своим приказом, с 2016 г. не имеет таких полномочий, а
• Росархив, получивший право нормативного правового регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства ⁶, не может вносить изменения в документ, который был утвержден другим ведомством.

В сложившейся ситуации единственно возможный путь – разработка и утверждение Росархивом новых Правил для архивов организаций, что и было сделано.

Об их содержании на страницах нашего журнала уже рассказывали разработчики Правил 2023 года – Ударова О.В. и Бороздина А.Г., которые великолепно показали состав значимых с их точки зрения нововведений ⁷. Разработчики Правил отметили, что проявили «здоровый консерватизм», поэтому многие положения ранее действовавших Правил остались без изменений. Речь идет об обеспечении сохранности архивных документов, их учета, порядка комплектования и использования. С этим утверждением можно согласиться, однако при внимательном изучении Правил 2023 года обращает на себя внимание и то, что наряду с сохранением многих ранее введенных норм практически во всех разделах Правил появились новые положения, которые не всегда понятны, а в ряде случаев либо не согласованы, либо прямо противоречат друг другу.

Сейчас рассмотрим Правила 2023 года именно с данной точки зрения. Это важно, ведь они являются нормативным документом, поэтому должны применяться именно так, как «написано», как говорится, без вариантов. Рассматривая Правила 2023 года, остановимся только на самых «интересных» с этой точки зрения положениях. Фактически, мы предупредим вас, какие положения надо применять вдумчиво и с осторожностью.

Структура Правил 2023 года

По сравнению с Правилами 2015 года, в которых было 7 разделов, в Правилах 2023 года их 19. Конечно, количество...