Корпоратив онлайн тоже возможен

В условиях экономии бюджета, перевода части сотрудников на «удаленку», введения ограничений встает вопрос о том, чтобы перенести корпоративные мероприятия в онлайн-формат.

Для начала необходимо определиться с рядом базовых значений корпоратива:

• количество людей;
• сроки на подготовку;
• бюджет;
• наличие внутренних ресурсов (люди, способные быть ведущими, профессионально владеющие определенными навыками);
• желания руководства.

Разумеется, наиболее сложно организовать удаленно корпоративное мероприятие, если руководство хочет, чтобы было на уровне лучших мировых практик, при этом «завтра» и с нулевым бюджетом :) Вам придется деликатно, но твердо объяснить, почему это вряд ли даст хорошие результаты. Даже для самого простого корпоратива в дистанционном формате требуется немало ресурсов.

Это и деньги на оплату площадки, с помощью которой сотрудники будут общаться друг с другом. Если повезет, вы уложитесь в базовый бесплатный тариф. Но некоторые форматы могут потребовать дополнительных затрат (например, если людей очень много, если они будут общаться долго, если им надо будет обсуждать что-то друг с другом в мини-группах). А на придумывание квестов, квизов и прочих видов активности требуется рабочее время. И безусловно – харизматичный ведущий! Возможно, у вас в компании такой человек есть, а если нет – то придется обращаться в ивент-агентство.

Кроме того, необходимо понять, зачем вы хотите проводить это мероприятие. Несколько традиционных мотивов:

• чтобы люди не скучали,
• для сплочения коллектива,
• все так делают,
• мотивировать на дальнейшую работу,
• познакомить сотрудников друг с другом и пр.

Придумываем программу онлайн-корпоратива

В зависимости от бюджета, пожеланий руководства и целей, которых планируется добиться, вы можете выбрать один из наиболее популярных форматов или объединить их в виде небольших кусочков в целую программу:

1. КВН – Клуб веселых и находчивых. Сотрудники объединяются в команды, задача каждой – заготовить «экспромты», придумать небольшой номер, который можно потом представить на всеобщее обозрение. Это может быть диалог, монолог, шутка. Все, как в традиционном формате, только дистанционно.
2. Квиз (с анг. Quiz) – это быстрый, динамичный конкурс, в котором участники отвечают на заранее заготовленные вопросы. Тематика вопросов может быть разной – начиная от формата «Что? Где? Когда?» и заканчивая «Кто хочет стать миллионером?» или подготовленными вопросами по истории компании, о ее продукции, сотрудниках и пр. (важно, чтобы было не скучно не только руководству и владельцам компании, но и рядовым сотрудникам). Необходимо продумать, как сделать так, чтобы отгадывание не свелось к простой работе с поисковыми запросами. Можно ограничить время, ввести баллы за скорость ответа.
3. Музыкальные конкурсы. Музыка очень популярна, и ее можно использовать разными способами, в зависимости от того, что нравится сотрудникам. Например, организовать караоке, когда каждый по очереди исполняет ту или иную песню, конкурс талантов, пригласить диджея, играть вместе на самодельных инструментах и еще много всего. Важно, чтобы большинству участников нравилось то, что происходит. Этого добиться сложно, т.к. в музыке много жанров. Обратите внимание, что из-за особенностей трансляции участники не смогут петь хором (вы не сведете звук воедино), задания должны выполняться по очереди. Вам потребуется человек, виртуозно включающий и отключающий звук у участников трансляции.
4. Художественный мастер-класс. Многие люди любят рисовать или что-то мастерить руками, но боятся, что у них не получится или получится плохо. На самом деле под руководством опытного ведущего с помощью заранее разосланных материалов можно легко и быстро что-то нарисовать или сделать. Главное, чтобы это было тематично и интересно. Есть много популярных техник – декупаж, лепка, валяние игрушек из шерсти, с которыми ваши участники, скорее всего, не знакомы или им жаль тратить на это время в обычной жизни, но которые им могут понравиться.
5. Знакомство. Сотрудникам может быть интересно познакомиться друг с другом ближе. Показать другим свои хобби, детей, животных. Однако необходимо понимать, что не у всех есть возможность и желание водить экскурсии, пусть и виртуальные, по своей квартире. В этом случае людей можно объединить в небольшие команды, которые будут совместно играть в психологические игры, участвовать в квестах и решать головоломки.
6. Дегустация или кулинарный мастер-класс. В зависимости от бюджета и прочих условий можно разослать участникам заранее с помощью курьеров продукты и напитки. Потом можно будет вместе под руководством кого-либо из сотрудников или приглашенного повара приготовить и продегустировать какое-то блюдо, выпить по бокалу вина и пр.
7. Награждение. По итогам года традиционно проводится награждение сотрудников и отделов. Ничто не мешает перенести это в Интернет. Если тех, кого награждают, много, то можно разделить их на потоки, например каждый филиал награждает своих чемпионов, а потом филиалы вместе выходят в общий эфир и начинается уже награждение самих филиалов.
8. Квест. Можно придумать веселый и интересный сценарий, проходя который участники решают задачи, с одной стороны, и лучше узнают друг друга – с другой. Квесты можно найти в готовом виде и переделать с учетом специфики вашей компании и ее сотрудников.
9. Маскарад. На Новый год можно попросить сотрудников проявить творческие способности и придумать себе костюмы. Они могут быть как в общей стилистике мероприятия (например, пираты, пришельцы), так и просто те, которые захотят участники. Причем не надо сохранять масштабность, как в обычных мероприятиях, и предлагать сотрудникам брать костюмы напрокат (тем более в сегодняшних реалиях), можно сделать их самостоятельно из подручных материалов.

В зависимости от возможностей компании выделяется определенный бюджет. Если бюджет нулевой, а у сотрудников много энтузиазма, то придумываем онлайн-мероприятие своими силами. Если же бюджет позволяет, можно пригласить ивент-агентство, нанять ведущего, например, на YouDo.com, разослать участникам сувениры, подарки, материалы для мастер-классов и пр.

Если вы предполагаете призы – они должны радовать тех, кто их получит. В телевизионных играх типа «Кто хочет стать миллионером?» это обычно денежные призы. Если ваш призовой фонд ограничен, это могут быть оплаченные подписки на онлайн-кинотеатры, бизнес-сувениры, наборы косметики для дам или онлайн-сертификаты известных компаний, чтобы человек сам решил, что приобрести на ту или иную сумму.

В некоторых компаниях по итогам года призы бывают значительно более щедрые, вплоть до квартир или поездок на отдых за границу на несколько недель, но обычно это главные призы, за которые борется множество людей из разных городов. Чем крупнее компания, тем солиднее главный и несколько второстепенных призов.

Техническое обеспечение

Очень важно понимать, какое оборудование и программное обеспечение есть у сотрудников, находящихся на «удаленке». Обычно это уже примерно известно. Необходимо заранее провести тестирование, чтобы в намеченное время все прошло быстро и гладко.

Довольно сложно обучить удаленных пользователей быстро освоить новую программу (если, конечно, это не IT-компания). Тщательно пишите инструкции, читайте условия тарифов, делайте предварительные прогоны, чтобы в нужный момент не возникли проблемы со звуком, не выбрасывало из «комнаты» «лишних» людей и пр.

Скорее всего, в офисе компании должны будут находиться несколько IT-специалистов, которые смогут оперативно разрешать проблемы, писать ответы в чатах, помогать тем, у кого техника «засбоила». Чем подробнее и понятнее будут написаны инструкции, которые каждый участник мероприятия получит заранее, тем меньше «неожиданностей» возникнет в процессе мероприятия. Чем больше людей участвует – тем серьезнее должна быть подготовка, т.к. некоторые площадки не справляются с большой нагрузкой и «падают», т.е. перестают работать.

Помогите сотрудникам подготовить фон (если необходимо), звук, свет и прочее. То, что в рабочей обстановке приемлемо, может быть недостаточно для праздника. В идеальном мероприятии мелочей не бывает.

Нежелательно, когда во время корпоративного мероприятия кому-то внезапно звонят клиенты, шеф или коллеги. Это выбивает человека из атмосферы, которую с таким трудом создавали. Поэтому лучше проводить мероприятие в нерабочее время (освободив сотрудников на несколько часов от исполнения своих обязанностей) и оговорить правила, иначе прямо во время выступления кого-либо он может отвлечься на важный звонок и все остальные заскучают.

Не забудьте спросить, понравилось или нет

Обычно обратную связь после мероприятия проводят с помощью анкетирования. Вам необходимо понять степень удовлетворенности участников теми или иными деталями процесса. Что понравилось, что не понравилось, что добавить. Разумеется, вы вряд ли сможете в следующий раз реализовать все «хотелки», но при желании сможете усовершенствоваться.

Большинство корпоративных мероприятий нравятся не всем. Поэтому ориентируйтесь на общий результат. Если 80% участников оценили ваше корпоративное мероприятие минимум на 4 балла из 5 – вы на верном пути.

Старайтесь, чтобы у каждого участника остались от мероприятия в основном позитивные эмоции. Временные трудности и недочеты, если они продолжались недолго и их удалось быстро ликвидировать, обычно забываются. Конец должен быть ярким и впечатляющим!