На практике периодически возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – в приказ либо утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы избежать путаницы и получить однозначный результат.
Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы с документами. В коммерческой организации он, как правило, фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте (далее – ЛНА).
А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1), и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно, изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые госорганами.
Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным документом (например, в приказ – новым приказом, в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).
Количество изменений, которые можно внести за один раз, не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного документа) – тоже.
Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней
Что можно изменить в документе:
Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:
Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным реквизитом.
Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами: приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.
Если текст документа не превышает 4-5 строк, то заголовок может не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:
Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание на корректируемые разделы, абзацы или пункты.
Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа
Если вносятся не только изменения, но и дополнения, то в заголовке может быть указано «О внесении изменений и дополнений …» или только «О внесении изменений …». На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее время чаще используется последняя из них.
Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько раз. Если же потребуется изменить внесенные в него корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение изменений в основной приказ, а не в изменявший его когда-то документ.
Формулировка заголовка зависит от двух условий:
Если ОДНО изменение вносится в ОДНУ структурную единицу, то слово «изменение» употребляется в единственном числе и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…» (как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен в следующих случаях:
Если вносится НЕСКОЛЬКО изменений в ОДИН приказ или документ, то слово «изменение» указывается в заголовке во множественном числе (как в Примере 3).
Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа
Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)
Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления изменений в силу, то ею считается дата издания приказа (сравните Примеры 2 и 3).
При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного количества изменений и дополнений (в НЕСКОЛЬКО структурных единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми необходимыми распоряжениями относительно регулируемой ситуации, а последним его пунктом отменяется предыдущий приказ, например, так: «Признать утратившим силу приказ Общества... от... №... "Об..."» (см. пункт 4 приказа из Примера 9).
Формулировка заголовка зависит еще от ряда факторов:
Таблица 2. Примеры формулировок заголовков приказов в различных ситуациях
Рассмотрим возможные варианты структуры текста, т.к. чаще всего ошибки допускаются именно при указании «адреса» вносимых изменений.
Распорядительная часть текста может содержать пункты, подпункты и абзацы. Последние не имеют обозначений, т.е. не нумеруются и не обозначаются как-то иначе (например, литерами «а», «б» и т.д.). Крайне нежелательно использовать для элементов списка дефисы и иные знаки, т.к. это потом затрудняет ссылку на них (формулировку их «адреса»). Структуру текста проанализируем на наглядных образцах – посмотрите 7 вариантов в Примере 4.
Обратите внимание! Термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» является последним в предложении из констатирующей части, например, «В связи с... приказываю:». Тогда считать ли его самостоятельным абзацем только из-за того, что он пишется на отдельной строке?
Обратимся к практике составления доверенностей. Когда одно предложение, повествующее кто, кому и что поручает сделать, может быть длиною в несколько десятков строк. Чтобы читателю легче было выхватить главное, порой такое предложение визуально делят на абзацы: в первом пишут – кто, во втором – кому, в третьем – что поручается сделать. Поэтому разрывание предложения на несколько абзацев в документе – не такой уж эксклюзив.
Четкое урегулирование наименований элементов текста распорядительного документа обычной коммерческой организации на государственном уровне отсутствует, поэтому рекомендуем восполнить пробел в Инструкции по делопроизводству организации, чтобы избавить ваших коллег от разночтений. Сделать это можете на примерах, позаимствованных из нашей статьи.
Пример 4. «Адреса» структурных единиц текста приказа
Распорядительная часть приказа в рассматриваемой ситуации обычно начинается со слов: «Внести изменения», «Утвердить прилагаемые изменения» или «Утвердить изменения согласно приложению». Далее указываются реквизиты документа, в который вносятся изменения: вид, дата подписания, регистрационный номер и наименование.
Внести изменения можно двумя способами:
Таблица 3. Примеры формулировок распорядительной части приказа о внесении изменений при перечислении корректировок в самом приказе либо его приложении (ключевые фразы выделены оранжевым цветом)
При существенном объеме вносимых в документ изменений целесообразно их выносить в отдельное приложение. Как на него можно сослаться в тексте приказа, мы показали в Таблице 3 (вариант, помеченный там знаком «!», связан со следующим Примером 5, в котором мы показали оформление отметки о приложении и грифа утверждения по новым более оптимальным правилам, вводимым с 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые должны сменить старый ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению организационно-распорядительных документов).
Пример 5. «Шапка» приложения, содержащего перечень вносимых изменений
В приказ можно внести неограниченное количество изменений. При этом каждый последующий приказ должен содержать ссылку на изменяющие приказы в хронологической последовательности (см. «!» в Таблице 4).
Весь приказ или документ признается утратившим силу в случаях:
Если приказ признается утратившим силу, то таковыми становятся и все изменяющие его ранее приказы.
Возможные варианты формулировок см. в Таблице 4.
Таблица 4. Как признать утратившим силу либо скорректировать ранее измененный приказ (ключевые фразы выделены оранжевым цветом)
Чтобы изменить текст приказа:
Например, в тексте приказа могут заменяться слова, цифры, знаки, сделать это можно следующими конструкциями:
А полные формулировки распорядительного пункта приказа о замене показаны в Таблице 5.
Таблица 5. Как указать «адрес» заменяемых слов (оранжевым выделены формулировки, позволяющие более кратко сформулировать суть замены)
Если необходимость в структурной единице (абзаце, пункте, подпункте и т.д.) отпала и не происходит ее замена новой, то она просто исключается из текста, например, так:
При дополнении текста применяется такая формулировка: « дополнить следующего содержания: ""». См. Таблицу 6.
Обращайте внимание на знаки препинания: если их нужно изменить, то в новом фрагменте текста это отображается.
При введении новых структурных единиц или их исключении из текста возникает необходимость перенумерации оставшихся. В этом случае используется формулировка «считать... соответственно» (см. «1» в Таблице 6).
Если мы просто пишем, что структурную единицу «необходимо дополнить абзацем», то он «автоматически попадает» в ее конец. Поэтому когда необходимо включить абзац между уже имеющимися, приходится излагать в новой редакции всю структурную единицу либо использовать формулировку, отмеченную цифрой «2» в Таблице 6.
Структурная единица (раздел, абзац, пункт, подпункт) обязательно излагается в новой редакции в следующих случаях:
Пример 6. Структурная единица излагается в новой редакции
1. Абзац шестой пункта 14 изложить в следующей редакции:
«о возможностях получения (продолжения) общего образования, среднего профессионального образования и высшего образования, а также профессионального обучения и дополнительного образования;».
Указание порядка следования абзаца может быть как текстовым («первый абзац»), так и буквенным («абзац 1»). Сторонники первого варианта упирают на то, что абзац отличается от пункта приказа как раз отсутствием номера в виде арабской цифры. Сторонники второго варианта считают свою формулировку более легкой в восприятии.
Порой изменения требуется внести в приложения, т.е. в документы, утвержденные приказами (инструкции, регламенты и др.). В свою очередь они могут иметь собственные приложения в виде таблиц, схем, образцов бланков и т.д., в которые также могут вноситься изменения. И вот тут-то нужно быть внимательными, чтобы самим не запутаться и не запутать тех, кто потом будет читать подготовленный вами приказ об изменениях.
Если требуется действующий документ дополнить новым приложением, это осуществляется по тем же правилам, что и дополнение текста приказа любой другой структурной единицей. Примеры формулировок см. в Таблице 7, а также обратите внимание на Пример 8 (см. «!»).
Таблица 6. Как дополнить структурную единицу
Таблица 7. Как внести изменения в приложение (ключевые фразы выделены оранжевым цветом)
Если к приказу есть приложение № 2, которое имеет 5 собственных приложений, и на последнее из них нужно сослаться в тексте, то формулируется это так: «В приложение № 5 приложения № 2 к приказу... от... №... «Об...»...». Упоминаемые здесь реквизиты как раз призваны идентифицировать нужное нам приложение.
Для внесения изменений в таблицу необходимо указать адрес ячейки, которая корректируется. Его обозначить проще, когда строки и графы (столбцы) имеют свою нумерацию. Тогда мы можем использовать соответствующие «координаты», например так: «в графе 1 строки 24 слова «…» заменить словами «…»».
При внесении изменений в таблицу также возможны формулировки:
Причем тогда строка таблицы приводится целиком с разбивкой по всем графам, даже если какие-то из них остаются пустыми.
А что делать, если нумерация строк и граф отсутствует?
У графы вместо номера можно указать ее полное наименование.
Если не пронумерованы строки, то указывается их очередность, например «строка первая». Если необходимо дополнить таблицу новыми строками между уже имеющимися, то лучше всю таблицу изложить в новой редакции.
Если строки таблицы объединены в разделы, то при ссылке их надо указывать, например: «строка первая по разделу "…"».
Часто таблицы имеют несколько ярусов в «шапке», т.е. графа может подразделяться на несколько столбцов. Если все столбцы такой таблицы пронумерованы, то считайте, что вы спасены. Если же нет, то не советуем пытаться сформулировать словами точный адрес ячейки (даже если вы это сделаете правильно, ее все равно будет сложно найти пользователям основного документа). Лучше изложить всю таблицу в новой редакции.
Кстати ее можно оформить отдельным приложением к приказу.
Есть еще одна распространенная ситуация – необходимость изменения состава ранее созданной комиссии. Для этого можете использовать следующие формулировки:
Пример 7. Структура текста приказа об изменении состава постоянно действующей комиссии
<. .>
1. Внести в состав комиссии , утвержденной приказом… от… №…, следующие изменения:
1.1. Включить в состав комиссии следующих лиц:
1.2. Исключить из состава комиссии , .
1.3. Наименование должности изложить в следующей редакции:
1.4. Председателем комиссии назначить .
<. .>
Мы подробно рассмотрели возможные варианты корректировок приказа и его приложений, систематизировав оптимальные формулировки в таблицах. И все это для того, чтобы распутать для вас достаточно запутанные варианты :) А теперь покажем вам образцы целых приказов разной конструкции. Обратите внимание:
Читая Пример 8, вы ощутите, как изобилие правок может усложнить их понимание в отрыве от основного текста. Законодатель пользуется этим приемом, но ведь потом у нас есть возможность в справочно-правовой системе посмотреть измененную редакцию документа. А кто в вашей организации после издания аналогичного приказа будет править Инструкцию по делопроизводству, чтобы она существовала как отдельный файл / текст с припиской «(в редакции приказа... от... №...)»? Если уж такая работа проделана, то легче просто утвердить новый вариант Инструкции взамен старой – этот способ и демонстрируют Примеры 9 и 10.
Т.е. при большом количестве правок лучше не продлевать агонию старому документу, а заменить его новым. Если вы хотите упростить жизнь пользователям – избавить их от выискивания изменений, то можете вносить правки в старый вариант Инструкции в программе MS Word в режиме рецензирования (см. Рисунок 1), тогда она:
Этот чудо-файл (в качестве справочного материала) можно будет выложить на сервер либо разослать для ознакомления по электронной почте в дополнение к официальному приказу об утверждении новой версии Инструкции.
Рисунок 1. Вкладка «Рецензирование» в верхнем меню MS Word 2010
Пример 8. Приказ об изменении ранее утвержденной Инструкции с изложением корректировок в приложении
Пример 9. Утверждение новой Инструкции и отмена старой
Пример 10. Утверждение и введение в действие новой версии ЛНА
Процедура внесения изменений в организационные и распорядительные документы обычно устанавливается в Регламентах издания этих документов организации или в соответствующих разделах ее Инструкции по делопроизводству. Внесение изменений в организационные или распорядительные документы является процедурой их актуализации вплоть до истечения срока действия, отмены или замены новыми. Данная процедура по-разному организуется и оформляется:
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009; в ред. от 15.10.2016) и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; в ред. от 26.04.2016), конечно, регламентируют создание нормативных правовых актов, на что ориентируются и коммерческие организации. Но напрямую в деятельности негосударственных структур это применять не следует, т.к. цели у данных групп авторов разные.
В нормативных правовых основах государства подчеркивается преемственность и взаимосвязь правовых норм, формируются правовые основы общества и государства. Действующее законодательство и подзаконные нормативные правовые акты подлежат обязательному опубликованию, в процессе которого необходимо подчеркивать развитие и преемственность правовых норм. Не случайно после их государственной регистрации и официального опубликования формируется история изменений в справочно-правовых информационных ресурсах «Консультант+», «Гарант» и др.
В коммерческих и негосударственных компаниях организационные и распорядительные документы отражают иные, более конкретные цели деятельности и функции. В них заинтересованы учредители / акционеры, исполнительные органы и все сотрудники. Для поддержания системы управления в актуальном состоянии необходимо в таком же актуальном состоянии поддерживать документы, обеспечивающие управление. Поэтому сформировалась практика:
Утверждать и вводить в действие ЛНА в коммерческой организации рекомендуем приказами ее руководителя, идентифицируя ЛНА:
Если в утвержденные документы вносятся изменения и дополнения, то лучше утверждать новый документ целиком как новую редакцию (версию), а прежнюю версию необходимо признать утратившей силу (см. отметки «3» и «4» в Примере 10). Метод поддержки версионности помогает идентифицировать документ. Номер его версии оформляется вместе с наименованием разновидности документа (см. «3» в Примере 10).
Организационный документ, утверждаемый приказом, в федеральных органах исполнительной власти считают приложением или прилагаемым к приказу. Это проявление устаревшей юридической техники, которая в настоящее время не гармонизируется с концепцией управления документами. Не приказ, а утвержденный им документ будет самостоятельно действовать и применяться, контролироваться и исполняться, по отношению к приказу он приобретает приоритетное значение, он публикуется и тиражируется в качестве самостоятельно действующего ЛНА. Поэтому в коммерческих организациях регистрироваться (идентифицироваться) ЛНА должен в пределах своего документопотока (см. отметку «2» в Примере 10) и иметь свой период «жизни» и применения, т.е. срок действия.
В приказы и иные распорядительные документы лучше вносить изменения и дополнения таким образом, чтобы новая редакция представляла собой новый целостный и конкретный распорядительный документ либо его целый пункт, подпункт. Не советуем «злоупотреблять» корректировкой отдельных слов, чисел, фраз. Ведь документ должен быть понятен всем сотрудникам, нацелен на обязательное исполнение, достижение которого можно проконтролировать благодаря конкретному формулированию пунктов распорядительной части текста. Это в большей степени относится к приказам первого руководителя по организации системы управления, которыми:
Первый руководитель своими приказами имеет право:
Авторы этих распорядительных документов, конечно же, могут и сами отменять или корректировать свои ранее изданные документы (прежние решения).
В теории и практике документирования за текстом приказа закрепились следующие названия его двух структурных частей:
Итак, при внесении изменений и дополнений в ранее закрепленную норму лучшей практикой с позиции управления документами будет закрепление ее целиком в новой редакции (подпункт или пункт) и одновременное признание прежней формулировки данной нормы утратившей силу, т.к. правовая норма и весь приказ должны быть ясными, точными, исполняемыми и контролируемыми.
В подобном приказе пункт: «Контроль за исполнением приказа возложить на...» неуместен. В нем нечего контролировать, уже все сделано – в тексте приказа уже принято решение: «изложить в следующей редакции...», «дополнить следующими словами...» и т.п. При необходимости контроль возлагается за соблюдением измененных требований, правовых норм, правил и решений. И не забывайте о новом опыте: на контроль ставится не приказ как документ, а каждый его поручительский / нормативный пункт.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Спасибо большое за разъяснения
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Что будет, если в приказе о приеме на работу и трудовом договоре записаны разные условия? Какие ошибки суд сочтет техническими (не имеющими негативных последствий для организации), а какие смысловыми, и, скорее всего, встанет на сторону работника? Как поведение сторон трудового спора может повлиять на квалификацию судом ошибок в кадровых документах?
Какой нормативно-методической базой стоит пользоваться. Показываем, как составлять тексты приказов, которые могут неоднократно менять состав комиссии (с «точечными» изменениями или утверждением нового полного состава). Как в действующем локальном нормативном акте приказом можно изменить раздел или пункт, как отменить отдельные пункты. Как утвердить новый вариант ЛНА (в т.ч. с учетом идентификации версионности).
В чем разница между изменением, отменой и аннулированием приказа и трудового договора. Вам пригодятся ссылки на законодательство, позиции чиновников и судов, правильные формулировки в образцах приказов и соглашения. Особенно подробно рассматриваем работу с приказами о приеме на работу и об увольнении.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать? Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?
Мы покажем вам, как правильно заполнить «шапку» и «содержимое» таблицы, в т.ч. при ее делении по высоте (размещении на нескольких страницах) и по ширине; как отразить повторение значений внутри; как ставить знаки препинания и когда использовать заглавные буквы; как указывать числовые значения и единицы измерения. Покажем, как в тексте грамотно ссылаться на таблицу и ее ячейки.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
