Сокращаем расходы на отправку документов

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2021

Елена Орлова

руководитель делопроизводственных служб крупных предприятий с 20-летним опытом работы в этой должности

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Кому из нас, уважаемые коллеги, не приходилось решать задачу оптимизации расходов? Актуальности данному вопросу добавляет и нынешняя ситуация. Анализируя на 2 крупных предприятиях процесс отправки документов и связанные с этим расходы, выяснилось, что самый дорогостоящий способ отправки бумажных документов (курьерская доставка через DHL Express, Pony Express и пр.) использовался неоправданно часто. При чем делалось это без веских причин. Поводом часто становилась следующая ситуация:

документы залежались в столе у менеджера и поэтому требовалась срочная отправка, чтобы доставить их к сроку;
такой способ отправки был привычным и не требовал никаких обоснований.

Несмотря на темпы развития цифровизации и юридически значимого электронного документооборота, предприятия имеют ряд документов на бумаге, которыми обмениваются путем отправки 2 основными способами:

через ФГУП «Почта России» и
сторонние курьерские службы.

Практика показала, что при отсутствии выстроенной контролируемой системы отправки документов расходы на данном направлении будут неоправданно завышены. Вместе с тем задача руководителя делопроизводственной службы – обеспечить функционирование этого процесса таким образом, чтобы:

расходы на отправку документов были подконтрольны, целесообразны и оправданны;
основной объем документов подлежал плановой отправке посредством ФГУП «Почта России».

Для достижения этих целей необходимо:

организовать строго централизованную (через делопроизводственную службу) отправку документов;
регламентировать процесс отправки документов и обеспечить его контроль и соблюдение;
четко определить условия для отправки документов курьерской службой. Основной же объем документов отправлять по утвержденному графику через «Почту России»;
ввести процедуру периодического формирования отчетности по данной функции для мониторинга динамики и предоставления информации руководству предприятия (в т.ч. с целью воздействия на нарушителей).

Исследование текущей ситуации

Для начала надо провести анализ текущей ситуации на предприятии. Оптимально анализировать период не менее 3, а лучше 6 месяцев. Предложенный далее алгоритм применялся неоднократно на...