Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.
Для кого обязательны
20 октября 2020 года прошли регистрацию в Минюсте России Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 1. А значит, мы получили новый нормативный правовой акт. Он обязателен для государственных органов и вступил в силу 01.11.2020.
Означает ли это, что системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД) госорганов уже должны им соответствовать? Закономерен вопрос «А что будет, если применяемая сейчас СЭД / СХЭД госоргана пока не реализует все те возможности, которые предписаны новыми Требованиями?» Отвечает на него п. 1.2 Требований:
- они предназначены «для использования при создании» новых систем,
- а также для «оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития».
Таким образом, разработчики документа понимают, что «не все гладко в нашем королевстве», и просто указывают перспективы, к которым надо стремиться без жестких временных рамок для того, когда это должно свершиться!
Фундаментальное влияние этого документа, скорее, в другом. Разработчики подобных систем стремятся поставлять их в госорганы, а значит, они будут стремиться соответствовать данным Требованиям по мере возможности. Тогда и другие организации со временем смогут приобрести готовые полнофункциональные решения. То есть появился некий «обязательный минимум» возможностей СЭД / СХЭД. И писать техзадание на подобные системы будет легче.
Новые Требования отвечают на вопрос, что должны уметь СЭД / СХЭД, но делают это буквально списком, не раскрывая, как реализовать данные умения (оставляя свободу творчества для разработчиков программного обеспечения, тем более что технологии сейчас развиваются стремительно). Текст новых Требований небольшой. Прочитать его будет легко. А мы в статье поясним вам основные функциональные возможности, которые теперь предписано реализовывать СЭД / СХЭД госорганов.
Истинное назначение – подготовить переход от СЭД к СХЭД
Сейчас на рынке присутствует около 60 различных программных продуктов, обеспечивающих электронный документооборот и созданных на различных платформах. Конкуренция между организациями – разработчиками СЭД помогла выявить наиболее удобные и качественные программные продукты. Государственные органы преимущественно выбирают СЭД ДЕЛО, DIRECTUM, DocsVision, ЕВФРАТ и ряд других, или разрабатывают подобные системы самостоятельно.
Все больше организаций переходят на электронный документооборот и обмен электронными документами через системы электронного взаимодействия (СМЭВ, МЭДО). Преимущества данной системы уже очевидны. Оперативность создания документа, а также процессов, предшествующих его созданию (подготовка проекта, согласование, рецензирование), обмена информацией, получение ответов на запросы, кроме того, сокращение трудозатрат на организацию документооборота при внедрении СЭД, ну и конечно, сокращение документов, созданных на бумаге, – все это оценили пользователи систем. Разработчики СЭД в той или иной степени автоматизировали традиционные процессы делопроизводства. К ним, прежде всего, относятся процессы, позволяющие разделить документопотоки на входящие, исходящие, внутренние. В любом случае документ либо создается в системе, либо включается в нее. При включении документов в систему (как копий, так и подлинников), а также их метаданных автоматизируются следующие процессы: фиксация канала передачи документов, первичная фиксация документа в системе, затем проверка подлинности электронной подписи, оформление уведомления отправителю о получении документа, регистрация документа, оформление его маршрутизации и пр.
Следует отметить, что одной из основных функций СЭД является функция хранения электронных документов. СЭД традиционно хранит документы в течение 5 лет. Однако эти системы не предназначены для долговременного хранения документов (10 2, 25, 45, 50, 75 лет, постоянно). Что же делать дальше с электронными документами, как их сохранить с обеспечением достоверности и юридической значимости? Тут уже требуется создание специализированных информационных систем хранения электронных документов (СХЭД).
В большинстве госорганов есть системы электронного...
