Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.
23 марта 2021 г. вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарег. в Минюсте России 12.03.2021 № 62735; далее – Правила НТД, Правила).
Ранее принятые правила, регламентирующие работу с научно-технической документацией:
- 1957 год – Правила работы технических архивов, утвержденные Главным архивным управлением Министерства внутренних дел СССР;
- 1977 год – Правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР;
- 1991 год – Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденные приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71.
При разработке всех вышеперечисленных правил использовалось не только архивное законодательство, но и государственные и отраслевые стандарты, а также опыт работы крупных научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических организаций и предприятий.
Разработка новых правил работы с научно-технической документацией (далее – НТД) вызвана необходимостью приведения данного нормативного акта в соответствие с действующими нормативными правовыми актами:
- был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле);
- вступили в силу новые стандарты семейств «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Система проектной документации для строительства» (СПДС). Были внесены изменения в Градостроительный кодекс Российской Федерации и др.
Прежде всего, хочется обратить внимание на наименование новых правил: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации...» вместо «Правил работы архивов...». Это связано с тем, что Закон об архивном деле (ст. 13) установил обязанность создавать архивы только органам государственной власти и органам местного самоуправления. Все остальные организации имеют право создавать архивы.
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Поэтому в наименовании новых правил вместо слова «архив» указаны основные функции любого архива: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Для кого предназначены Правила
Наименование правил определяет сферу их применения. Они разработаны для органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также для государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.
Правилами НТД установлена обязанность государственных органов и органов местного самоуправления, выступающих государственными или муниципальными заказчиками НТД, осуществлять хранение (если иное не установлено договором) подлинников данной документации в течение установленных сроков.
Второй раздел Правил НТД полностью посвящен организации работы с научно-технической документацией. Он устанавливает, что единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Учет научно-технической документации в архивах органов государственной власти и архивах органов местного самоуправления производится отдельно от других видов документов.
Могут ли негосударственные организации руководствоваться новыми Правилами? Конечно да, это их право, но не обязанность.
Фрагмент документа
Пункт 4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155)
4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.
Далее поясним, какие документы относятся к научно-техническим (этой информации в новых Правилах нет) и перейдем к характеристике содержания Правил.
Что относится к научно-технической документации
Научно-технические документы занимают отдельное место среди других групп документов. Основные группы документов: управленческие документы, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы (аудиовизуальные), картографические, телеметрические документы и пр.
Нормативные правовые акты Российской Федерации не содержат определения «научно-техническая документация» (НТД).
Попробуем понять, что это такое. НТД создается в процессе проведения научных исследований, проектных, изыскательских, топографических и строительных работ, конструировании изделий и машин, организации и регламентирования технологии производства, организации наблюдений (мониторинга), сбора и обобщения информации, автоматизации различных процессов и пр. Она включает в себя различные виды документов, которые могут быть представлены в текстовой, графической, табличной форме, могут быть созданы как на бумажном носителе, так и в электронном виде. НТД имеет длительное практическое значение, также может иметь историческое значение, отражающее этапы развития науки и техники страны в различные временные периоды. Для НТД характерна этапность (стадийность) ее создания.
Условно можно выделить 5 основных видов НТД исходя из процесса ее создания и сферы применения.
1....
