Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Изучая новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155; далее – Правила), я постоянно ловила себя на мысли о том, что:

• не понимаю, почему были выбраны именно такие структура и содержание для этого документа
• и, самое главное, чем так принципиально различаются условия хранения НТД в органах государственной власти и местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II), от условий хранения в государственных и муниципальных организациях (раздел III), что для этого потребовалось писать отдельные разделы.

С моей точки зрения, разница между теми и другими только одна – органы государственной власти обязаны создавать архивы, а вот организации – нет. Но обеспечивать сохранность документов обязаны все.

Среди основных проблем этого документа я бы назвала:

• отсутствие стройности изложения и логической взаимосвязи между разделами. Это приводит к тому, что читатель просто запутывается;
• отсутствие в начальной части документа высокоуровневых положений, четко определяющих задачи, которые необходимо решить в первую очередь при работе с научно-технической документацией. Без понимания, что и зачем делается «по-крупному», труднее разобраться в более низкоуровневых деталях.

Научно-техническая документация уникальна как по своему целевому назначению, так и по особенностям ее жизненного цикла (подробнее об этом поговорим далее). Поэтому в начале Правил должен быть раздел, объясняющий ключевые особенности научно-технической документации, которые необходимо учитывать при работе с ней в организациях любого вида, размера и формы собственности. Поскольку этого в Правилах нет, читателю легко запутаться в том, что к чему относится. Например, прочитав разделы о работе с НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II) и в государственных и муниципальных организациях (раздел III), трудно понять, к каким организациям относятся все остальные разделы Правил.

Специфика НТД:

• для научно-технической документации характерны длительный сложный жизненный цикл, измеряемый десятилетиями и столетиями, и (в отличие от более привычной многим организационно-распорядительной документации, разнообразной отчетности и т.п.) длительный период активного использования, который, например, в атомной отрасли может достигать сотен тысяч лет. В отличие от «классического» архивного хранения, на протяжении всего этого периода состав документов может дополняться и уточняться. «Архивной» в классическом понимании этого термина НТД обычно становится лишь после вывода из эксплуатации, снятия с производства и/или физического уничтожения объекта или изделия;
• большая часть научно-технической документации охватывается специ­фическими процессами, обеспечивающими ее актуальность на протяжении всего жизненного цикла соответствующего объекта или изделия, при этом необходимо обеспечивать сохранность предыдущих версий этой документации;
• НТД чрезвычайно многообразна. Ее состав в зависимости от сферы применения может серьезно различаться, что достаточно часто создает трудности при установлении требований к процедурам ее создания, утверждения и согласования, использования, хранения и уничтожения;
• НТД создается с использованием всего известного человечеству спектра аналоговых и цифровых технологий и может сохраняться на многообразных аналоговых и цифровых носителях информации, многие из которых быстро устаревают, на смену им приходят новые и порой необычные решения. Ввиду этого любые правила работы с НТД, рассчитанные на то, чтобы более-менее сохранить свою актуальность в течение хотя бы 5 лет, должны быть в максимальной степени технологически нейтральными.
  Например, в настоящее время основная часть проектно-конструкторской документации разрабатывается в специализированных электронных информационных системах для автоматизированного проектирования (САПР), что создает дополнительные проблемы, связанные с особенностями и спецификой электронной научно-технической документации, и одновременно открывает для архивистов новые возможности.
  Неэлектронная НТД уже по большей части стала таким же пережитком прошлого, как рукописные документы. Ее много в уже сформированных архивных фондах, но даже с этими фондами уже пора работать по-новому. В частности, необходима срочная эвтаназия для неэлектронного учета архивных документов;
• в нашей стране в советский период была разработана стройная система организации работы с НТД, выстроенная на основе отделения ее в организационном и технологическом плане от остальной документации юрлица. Как правило, в организациях создавались специальные подразделения – службы научно-технической документации в виде отделов, бюро, архивов. Сотрудники этих служб чаще всего имели научное или инженерное образование и практический опыт работы с подобной документацией в деловых и производственных подразделениях. Эта стройная система к настоящему времени по большей части распалась, и научно-техническая документация нередко остается без присмотра, что приводит к ее массовой утрате.
  Печалит и отсутствие современных методических разработок, аналитического обобщения существующего передового опыта, которые бы в первую очередь отражали революционные изменения, связанные с повсеместным внедрением электронно-цифровых технологий, приводящим к изменению деловых процессов и, следовательно, к кардинальному изменению процессов жизненного цикла НТД.
• с НТД связана сложная система прав собственности и авторских прав, а также прав на использование необходимого для работы с ней програм­много и аппаратного обеспечения. С учетом того, что во многих организациях НТД – наиболее ценный в деловом и денежном отношении вид документации, а для электронной НТД имеется масса возможностей для ее повторного использования в коммерческих целях, возникает целый новый «букет» проблем правового характера, которые в существующих нормативно-методических документах пока что не рассмотрены.

Электронная НТД в новых Правилах – отдельная и совсем не радующая слух «песня». Раздел IX «Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы» состоит из 25 пунктов, 3 из которых говорят о хранении съемных носителей, а остальные 22 устанавливают требования к информационной системе, «специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов, СХЭНТД)». Согласитесь, требования к информационной системе и описание организации хранения электронных НТД – совсем не одно и то же. Да и где, скажите на милость, большинству организаций такие системы взять? А ведь никакой иной вариант хранения электронной НТД Правилами не предусмотрен!

* * *

Вот и получается, что вроде бы опубликован новенький нормативный правовой акт, но вопросов меньше не стало, и эти вопросы принципиальные.

Даже такой консервативный документ, как Библия, не рекомендует наливать молодое вино в старые мехи, поскольку в результате мехи порвутся, и вино вытечет. Сколько еще лет потребуется разработчикам отраслевых норм для того, чтобы осознать, что современный мир НТД динамичен, сложен и многоукладен, и попытки «натянуть» на современные реалии «бумажные» правила прошлого века лишь приводят к появлению все новых и новых «мертворожденных» нормативных документов?

Надеюсь, со временем придет понимание, что нужен переход на разработку небольших высокоуровневых нормативных документов, в которых основное внимание уделяется тому, что мы хотим в результате получить и что общество, государство требуют от итогов деятельности по обеспечению сохранности НТД (ответы на вопросы «кто?», «что?» и «зачем?»). Самим же разработчикам это сильно облегчит жизнь. А особенности и хорошую практику обеспечения сохранности различных видов НТД, созданных с использованием различных технологий (ответ на вопрос «как?»), можно при этом отразить – если на это будут силы – в непрерывно пополняющейся серии методических рекомендаций.