Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела.
Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике.
Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!
Гражданский кодекс РФ хозяйственными обществами называет акционерные общества (АО) и общества с ограниченной ответственностью (ООО).
В таких обществах высшим органом управления является общее собрание участников. Оно проводится не реже 1 раза в год и является важной вехой в повседневной хозяйственной деятельности любой компании. На годовом собрании подводятся итоги работы общества за предыдущий год и определяются планы и задачи на следующий, в обязательном порядке утверждается бухгалтерская и финансовая отчетность, а также избираются ревизоры и аудитор компании (если они должны быть). Трудно переоценить важность этого события для организации. В данной статье мы поможем вам разобраться с составом необходимых документов для созыва и проведения такого собрания, а также с требованиями законодателя к их хранению.
Кроме обязательного годового, могут быть и внеочередные общие собрания участников, когда для этого возникает важный повод.
Когда проводить собрание?
Порядок определения даты проведения годового общего собрания должен быть закреплен в уставе организации. Законодатель устанавливает только внешние границы такого срока (см. Таблицу 1), но организация вольна их сузить.
Таблица 1. Период проведения общего годового собрания участников в АО и ООО
| Характеристики |
Общества с ограниченной ответственностью |
Акционерные общества |
| Как период определен в профильном законе |
Общее собрание участников общества должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года
(согласно абз. 2 ст. 34 ФЗ «Об ООО») |
Годовое общее собрание акционеров проводится не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания отчетного года, если иные требования к сроку его проведения в пределах указанного срока не установлены уставом общества
(согласно п. 1 ст. 47 ФЗ «Об АО») |
| Финансовый год |
Соответствует календарному году и длится с 1 января по 31 декабря
(согласно ст. 12 Бюджетного кодекса Российской Федерации от 31.07.1998 № 145-ФЗ) |
| Когда должно быть проведено собрание |
С 1 марта по 30 апреля |
С 1 марта по 30 июня |
Дата проведения общего собрания в уставе может быть определена тремя способами:
- указанием на конкретную дату, например: «Общее собрание проводится 10 марта каждого года. Если 10 марта выпадает на выходной день, общее собрание проводится в первый рабочий день после этой даты»;
- указанием способа определения даты – «Ежегодное общее собрание проводится в первую субботу апреля»;
- указанием на интервал, в пределах которого полномочное лицо выбирает наиболее удобную дату (отметим, что это самый распространенный способ): «…не ранее чем… и не позднее чем …». Причем обычно в тексте устава просто дублируют норму закона.
Если годовое общее собрание не провести в рамках установленного законом срока, компания может быть привлечена к административной ответственности. Причем размеры ответственности чувствительны даже для крупных корпораций. «Хомячков» же из малого бизнеса они могут и «на куски разнести». КоАП РФ в ч. 1 и ч. 11 ст. 15.23.1 предусматривает штрафы для юридического лица за несвоевременное проведение годового общего собрания в размере от 500 000 до 700 000 рублей.
Фрагмент документа
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Статья 15.23.1 «Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров, участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью и владельцев инвестиционных паев закрытых паевых инвестиционных фондов»
1. Незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда), а равно незаконный отказ или уклонение от внесения в повестку дня общего собрания акционеров вопросов и (или) предложений о выдвижении кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет), коллегиальный исполнительный орган, ревизионную комиссию (ревизоры) и счетную комиссию акционерного общества либо кандидата на должность единоличного исполнительного органа акционерного общества –
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц – от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц – от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей <. . .>
11. Незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью –
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц – от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей <. . .>
В других частях этой статьи перечислены штрафы за иные нарушения в порядке созыва или проведения таких собраний (например, за нарушение порядка или срока направления сообщения о проведении собрания либо бюллетеня для голосования акционерам, за принятие решения без необходимого кворума штраф тоже составляет от 500 000 до 700 000 рублей).
Что готовить?
К дате проведения общего собрания должна быть сделана большая работа. Не зря ведь закон установил нижнюю границу для его начала – не ранее 1 марта. То есть законодатель однозначно указывает на тот факт, что невозможно подготовиться к такому важному событию, как годовое общее собрание участников в АО или ООО, быстрее чем за 2 месяца. Ведь к дате направления уведомления о проведении общего собрания многое уже должно быть продумано и подготовлено!
Итак, в минимальном «джентельменском» наборе должны быть:
- годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность. Она подлежит утверждению на собрании;
- годовой отчет о деятельности общества;
- при необходимости – аудит годовой отчетности;
- решение о проведении годового общего собрания полномочного органа компании (это может быть генеральный директор или совет директоров в зависимости от того, кто уполномочен уставом);
- документы, которые в рамках повестки дня необходимо предоставить участникам собрания;
- бюллетени для голосования (в необходимых случаях).
Порядок оформления решения о проведении годового общего собрания зависит от того, кто уполномочен на его созыв:
- если это совет директоров, то можно оформить протокол заседания – это обычный способ документирования его решений;
- в отношении генерального директора ситуация немного сложнее. Обычно он издает приказы, адресованные подчиненным ему сотрудникам. Однако приказ в этой ситуации выглядит некорректно, т.к. решение о проведении собрания:
- не является выражением властных полномочий по отношению к подчиненным;
- документ скорее информирует о собрании вышестоящий по отношению к гендиректору орган управления.
Поэтому использование в нем глагола «приказываю» представляется неуместным. Более правильным выглядит нейтральное «решил», и тогда вид документа будет «решение», а не «приказ» (см. Пример 1). Многие компании придерживаются этого подхода.
На основании решения о созыве общего собрания участников впоследствии возможно появление нескольких дополнительных приказов. Например, «О сроках направления уведомлений», «О порядке допуска участников Общества в комнату ознакомления с документами», «О порядке подготовки копий документов для предоставления участникам Общества». Объем работы по подготовке ОСУ довольно большой и требует распоряжений по целому ряду организационных моментов. Как и в каком порядке их оформлять, обычно зависит от степени развития бюрократической культуры компании. Впрочем, отметим, что большинство ООО для этих целей обходится устными распоряжениями.
Пример 1. Решение о проведении общего собрания участников ООО
Уведомления о проведении общего собрания, форме его проведения и повестке дня направляются всем участникам заблаговременно (Пример 2). Закон задает нам достаточно конкретные сроки таких действий и четко фиксирует способы уведомления – эти требования мы свели в Таблицу 2. А в Таблице 3 отметили плюсы и минусы разных способов направления уведомления.
Таблица 2. Когда и как уведомить участников о проведении общего собрания в АО и ООО
| Характеристики |
Общество с ограниченной ответственностью |
Акционерное общество |
| Когда уведомить |
Орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны не позднее чем за 30 дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества. Уставом общества могут быть предусмотрены более короткие сроки
(согласно п. 1 ст. 36 ФЗ «Об ООО») |
Сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть сделано не позднее чем за 21 день, а сообщение о проведении общего собрания акционеров, повестка дня которого содержит вопрос о реорганизации общества, – не позднее чем за 30 дней до даты его проведения
(согласно п. 1 ст. 52 ФЗ «Об АО») |
| Способы уведомления |
Заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества
(согласно п. 1 и 4 ст. 36 ФЗ «Об ООО») |
Путем направления заказных писем или вручением под подпись, если иные способы направления (опубликования) такого сообщения не предусмотрены уставом общества.
Устав общества может предусматривать один или несколько из следующих способов:
1) направление электронного сообщения по адресу электронной почты соответствующего лица, указанному в реестре акционеров общества;
2) направление текстового сообщения, содержащего порядок ознакомления с сообщением о проведении общего собрания акционеров, на номер контактного телефона или по адресу электронной почты, которые указаны в реестре акционеров общества;
3) опубликование в определенном уставом общества печатном издании и размещение на определенном уставом общества сайте общества в интернете либо только на этом сайте
(согласно п. 1.1 и 1.2 ст. 52 ФЗ «Об АО») |
Таблица 3. Сравнение способов направления уведомлений о проведении собрания
| Способ уведомления о проведении собрания |
| Почтой |
Курьером |
Электронной почтой /смс-ммс |
СМИ / на сайте |
При использовании заказных писем позволяет установить даты направления и вручения уведомления.
В соответствии со сложившейся практикой, если не вручено «за истечением срока хранения», лицо считается уведомленным.
Из отрицательных моментов – дорого и очень трудоемко, особенно при большом количестве направляемых уведомлений |
Позволяет достоверно установить факт вручения уведомления.
Из отрицательных моментов – очень дорого. Требует нескольких попыток вручения |
Дешевый. Очень эффективен при организации уведомлений через электронные системы взаимодействия.
Из отрицательных моментов – нетрадиционен и может вызвать затруднения в суде при доказывании факта надлежащего уведомления |
Очень дешевый. Возможен, если предусмотрен законом или ранее согласован всеми будущими участниками собрания.
Из отрицательных моментов – высока вероятность, что адресат не увидит такое уведомление. Как следствие – общество может не набрать кворум для проведения собрания |
Пример 2. Уведомление акционера о проведении годового общего собрания акционеров
Практика оспаривания вопросов о надлежащем уведомлении уже сложилась. В большинстве случаев суд признает, что уведомление состоялось, если ценное письмо о проведении общего собрания было направлено участнику, однако конверт был возвращен в общество с отметкой «за истечением срока хранения». При этом сам акционер или участник несет ответственность за несвоевременность сообщения о смене своего адреса. То есть общество направляет письмо по адресу, содержащемуся в реестре акционеров или в списке участников, и этого становится достаточно.
Судебная практика. Постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.09.2021 № Ф05-22458/2021 по делу № А40-249399/2020 (определением Верховного Суда РФ от 18.01.2022 № 305-ЭС21-24189 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра)
Суды 3 инстанций установили, что на дату составления списка лиц, имеющих право на участие в годовом ОСА МГТС, в системе ведения реестра регистратора в отношении Г. значился именно тот адрес, по которому и были ему направлены сообщения.
С учетом изложенного суды пришли к выводу о том, что требования действующих нормативных правовых актов, касающиеся направления уведомления обществом в адрес Г. как акционера, были соблюдены.
Проведение общего собрания
Порядок проведения общего собрания сильно отличается для ООО и АО. При этом в акционерных обществах он еще различается в зависимости от общего числа акционеров.
Кроме утвержденной процедуры проведения собрания, законодатель ввел понятие «удостоверение решений» – специальную процедуру подтверждения волеизъявления независимым третьим лицом (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). В таком качестве выступают специальные лицензированные организации (регистраторы) и нотариусы.
Таблица 4. Кто должен подтверждать принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения, а также состав присутствовавших при этом
| В публичном АО |
В непубличном АО |
В ООО |
| Специализированный регистратор |
Нотариус либо специализированный регистратор |
Нотариус либо иной способ, определенный уставом (счетная комиссия из состава участников, все участники одновременно, технические средства и пр.) |
Общие собрания акционерных обществ сейчас сопровождаются профессиональными сотрудниками компаний-регистраторов, активно развивается специализированное программное обеспечение, включая возможность электронного голосования.
Регистрация участников – это первый этап любого общего собрания. Впрочем, данным этапом можно полностью пренебречь в обществах с единственным участником / акционером и с известной степенью риска – в обществах с небольшим числом участников. В таких компаниях все знают друг друга, а регистрационный лист заменяется полным перечислением всех присутствующих в протоколе собрания. Если же в компании уставной капитал раздроблен на достаточно большое число бенефициаров, то без детализированной процедуры регистрации и составления регистрационных списков не обойтись. В результате составление листа регистрации становится необходимым для ООО с количеством участников от 8-10 до 50.
Оформление этого документа для ООО мы показали в Примере 4. В АО в табличную часть листа регистрации обычно добавляется еще графа о выдаче бюллетеней для голосования, а также иные специфические сведения (см. Пример 3).
Пример 3. Табличная часть листа регистрации участников общего собрания акционеров в АО
Пример 4. Лист регистрации участников общего собрания владельцев ООО
После регистрации участники годового собрания хозяйственного общества переходят непосредственно к процедуре собрания. Традиционные собрания выглядят обычно как череда докладов и презентаций, которые в небольших компаниях часто делает сам генеральный директор. В больших фирмах выступающие могут предоставлять различные подразделения компании. Выступать также могут и владельцы компании, и приглашенные лица.
После каждого доклада обычно следует обсуждение с выступлениями отдельных участников или без таковых. По результатам таких обсуждений информация заносится в протокол.
Основной вопрос, который обычно возникает, – нужно ли и в каком объеме отражать содержание выступлений докладчиков и насколько детально фиксировать ход прений. На самом деле вопрос если и имеет значение, то только для последующих выяснений личных отношений между участниками. При возникновении любого корпоративного конфликта значение будет иметь не кто что говорил, а кто как проголосовал в итоге и какое было принято решение. Важны тексты тех документов, которые были приняты на таком собрании (они оформляются в качестве приложений к протоколу ОСУ). Поэтому протокол нет смысла перегружать подробностями. Тексты докладов и стенограммы или аудио- и видеозаписи выступлений можно сохранить в качестве приложений к протоколу. Естественно, после того, как к нему будут приложены утвержденные на собрании документы.
Протокол годового общего собрания – это квинтэссенция и итог любого собрания. Содержание протокола:
- определяется на базовом уровне в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ (эти требования касаются ООО и АО) и
- уточняется Положением Банка России от 16.11.2018 № 660-П «Об общих собраниях акционеров» (эти требования распространяются только на АО). Банк России требует от акционерных обществ по итогам собрания составления 2 протоколов, которые всегда хранятся вместе:
-
для самого собрания (подписывается председателем и секретарем, показан в Примере 5) и
-
об итогах голосования (подписывается членами счетной комиссии / представителями регистратора, осуществлявшими подсчет голосов).
Составлением протоколов обычно занимаются юристы или корпоративный секретарь, которые достаточно вольно обращаются с формуляром протокола (как организационно-распорядительного документа), зато трепетно стараются фиксировать сведения, которые важны с юридической точки зрения. В сети выложено множество протоколов собраний крупнейших акционерных обществ, которые вы можете использовать как примеры. Образцы протоколов общего собрания акционеров / участников для АО и ООО мы тоже периодически публикуем в нашем журнале. Далее в Примере 5 покажем протокол годового ОСА с заочной формой голосования.
Обратите внимание: датой протокола должна быть дата собрания, но окончательно он должен быть составлен в течение 3 дней. Если дата составления протокола отличается от даты проведения собрания, то дату составления тоже необходимо указать в данном документе.
Пример 5. Протокол общего собрания акционеров с заочным голосованием
Хранение документов общего собрания
Документы по созыву и проведению годовых ОСУ – одни из наиболее важных корпоративных документов любого хозяйственного общества. Напомним, что штрафы за нарушение корпоративного законодательства весьма весомы – для юридических лиц от 500 000 до 700 000 рублей. Значит, и внимание должно быть максимальным.
Система хранения данного типа документов регламентируется двумя базовыми нормативными правовыми актами:
-
общим – приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и
-
частным – постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее – Положение ФКЦБ). Данное Положение до сих пор действует. АО обязаны соблюдать его требования. ООО могут относиться к нему как к полезной устоявшейся практике.
Для протоколов и документов, связанных с проведением общих собраний, устанавливают постоянный срок хранения. Сокращен он только для бюллетеней для голосования и только в Перечне Росархива! Постановление ФКЦБ предписывает хранить бюллетени постоянно! Поэтому АО обязаны их хранить постоянно. ООО тоже лучше следовать этой логике.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Фрагмент документа
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс)
Закон называет ответственным за хранение документов генерального директора (исполнительный орган). Естественно, он не занимается этим самостоятельно. Данные задачи делегируются службе корпоративного секретаря или отделу делопроизводства, юристу или даже секретарю.
Место хранения документов определено законом:
-
для АО достаточно однозначно: «Решения общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества... Общество хранит... по месту нахождения его исполнительного органа» (ст. 89 ФЗ «Об АО»);
-
для ООО установлено, что протоколы общих собраний участников общества оно обязано хранить (без обозначения места) и предоставлять «в течение 5 рабочих дней... для ознакомления... в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров» (ст. 50 ФЗ «Об ООО»).
Действующее законодательство не предусматривает особых способов формирования дел или специальных способов хранения для корпоративной документации.
Исключение – бюллетени для голосования. В АО все бюллетени для голосования, в т.ч. признанные недействительными, необходимо формировать в отдельные дела по каждому проведенному собранию (а следуя нашему Примеру 9, бюллетени будут собраны в отдельный том внутри дела, посвященного конкретному собранию). После формирования дела/тома с бюллетенями оно должно быть опечатано и храниться в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт (Пример 6), который подлежит в дальнейшем хранению вместе с такими делами (п. 3.7 Положения ФКЦБ). Как видите, законодатель считает, что доступ к бюллетеням должен быть максимально ограничен.
Пример 6. Акт о вскрытии опечатанных бюллетеней для голосования
Отметим, что данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если число участников невелико и, соответственно, бюллетеней немного. В этом случае их часто хранят вместе с протоколом счетной комиссии, который, в свою очередь, хранят вместе с протоколом общего собрания. Впрочем, информации о случаях привлечения компаний к ответственности за данное нарушение автор не встречал.
Итак, все бюллетени должны формироваться в 1 прошитую пачку. На сшив ставится классическое «Прошито листов» (см. Пример 7), после чего сшитая пачка документов упаковывается в картонную коробку, которая, в свою очередь, опломбируется:
- можно наклеить лист с надписью (см. Пример 8) на 2 плоскости коробки так, чтобы нельзя было вскрыть коробку без разрыва этой наклейки;
- можно использовать металлическую проволоку с классической свинцовой пломбой.
Пример 7. Заверение сшива бюллетеней
Пример 8. Опломбирование коробки с бюллетенями
Остальные документы можно хранить без таких изысков. Обычно их рекомендуют формировать в дела по собраниям. То есть в АО одно проведенное общее собрание – одно дело (от решения о проведении общего собрания до протокола с приложениями, см. Пример 9).
Данный вариант наиболее удобен, однако не применим в ООО. Закон требует протоколы всех общих собраний участников ООО подшивать в книгу протоколов. Как минимум это означает, что в обществах с ограниченной ответственностью протоколы всех общих собраний должны храниться в одном деле. Как это можно организовать на практике, см. в Примере 10 (слово «книга» в законе – отголосок устаревшей практики, когда в колхозе каждый протокол вписывали на страницах единой сброшюрованной книги / журнала; конечно, сейчас так уже никто не делает).
Фрагмент документа
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 37 «Порядок проведения общего собрания участников общества»
6. Исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества.
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Не позднее чем в течение десяти дней после составления протокола общего собрания участников общества исполнительный орган общества или иное осуществлявшее ведение указанного протокола лицо обязаны направить копию протокола общего собрания участников общества всем участникам общества в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания участников общества.
При формировании дел надо руководствоваться 2 базовыми делопроизводственными принципами:
- в 1 папке с бумажными документами (в деле или его томе) должно быть не более 250 листов при толщине в пределах 4 см;
- в 1 дело собираем документы с одинаковым сроком хранения (чтобы потом часть из них не искать вручную и не изымать для более быстрого уничтожения, чем оставшиеся в деле документы).
Пример 9. В какие дела подшивать документы по ОСА в АО
Дело с заголовком «Годовое общее собрание акционеров за 2023 год» и постоянным сроком хранения может содержать следующие тома:
- том 1 «Документы по подготовке собрания»,
- том 2 «Протокол общего собрания. Утвержденные на общем собрании документы»,
- том 3 «Бюллетени»,
- том 4 «Доверенности на участие в собрании»
- и т.д.
Когда документов много, их стоит распределить по нескольким томам. Когда документов мало, то в АО их все можно подшить в единственную папку «Годовое общее собрание акционеров за 2023 год» (если она будет менее 250 листов).
Документы по следующему общему собранию акционеров будут подшиваться в другое дело.
Пример 10. В какие дела подшивать документы по ОСУ в ООО
В единое дело с заголовком «Книга протоколов общих собраний участников» должны быть подшиты протоколы всех общих собраний участников со своими приложениями за все года. Когда в папке количество листов перевалит за 250, это дело начинает разбиваться на тома по хронологическому принципу.
Обычно по подготовке и проведению одного общего собрания участников ООО получается небольшой комплекс документов, которые не имеет смысла выделять в отдельный том внутри общего дела. Поэтому начинают следовать давно сложившейся практике документирования коллегиальной деятельности, когда все документы по подготовке и проведению совещания должны быть собраны вместе:
- сначала в папке мы видим протокол последнего общего собрания участников ООО как «главный документ», а за ним идут «сопутствующие документы»:
- утвержденные им (обычно локальные нормативные акты),
- только после этого – документы по подготовке и проведению данного собрания;
- ниже будет протокол предыдущего общего собрания участников ООО, а за ним:
- утвержденные им документы,
- документы по подготовке и проведению данного собрания;
- и т.д.
Обратите внимание:
-
документ, инициирующий подготовку к общему собранию акционеров / участников, – это обычно протокол совета директоров либо решение генерального директора. Подлинник такого документа должен быть подшит в дело с другими аналогичными распорядительными документами этого «автора». А в дело по ОСУ подшивается его заверенная копия (желательно, чтобы отметка о заверении копии сразу содержала печать и указание места хранения подлинника – эти атрибуты включаются, когда копия оформляется для представления во внешнюю среду организации);
-
если итоги голосования фиксируются в отдельном протоколе, то он всегда хранится рядом с протоколом ОСУ, содержащим принятые решения.
Дела постоянного срока хранения подлежат полной архивной обработке: нумерация листов дела, составление листа-заверителя и внутренней описи документов, заполнение всех реквизитов на обложке дела (название организации, заголовок и индекс дела, том (при наличии), крайние даты документов дела, срок хранения). Прошиваются документы дела обычно уже в архиве. А вот сшив листов только что оформленного протокола общего собрания или протокола счетной комиссии – это достаточно распространенное явление.
Постановление ФКЦБ – документ довольно «возрастной». В свежих архивных Правилах 2023 года есть разделы, посвященные работе с электронными документами, но они недостаточно проработаны.
Сейчас активно применяются:
- электронные способы уведомления о проведении собраний;
- электронные приложения к протоколу (видео- и аудиозаписи собрания).
Реже встречаются электронные протоколы собраний, впрочем, с активизацией проведения их в дистанционной форме, и они уже не редкость.
К сожалению, пока единственный полностью безопасный способ, который мы можем посоветовать для важных документов (того же протокола), – это составлять их в бумажном виде.
В заключение хотелось бы отметить, что в каждом хозяйственном обществе – от маленькой ООО’шки и до гигантской акционерной корпорации –целесообразно утвердить ряд внутренних нормативных документов:
- Положение об общем собрании;
- Регламент проведения общего собрания;
- Положение, регламентирующее порядок ознакомления участников / акционеров с документами компании.
Все вопросы о порядке созыва собрания, его проведения и последующего хранения документов, сформированных в ходе этих мероприятий, советуем отразить в них в полной мере. Наличие такой регламентации – один из показателей качества управления.
В следующем номере журнала читайте статью про временные послабления в процедуре проведения годовых общих собраний акционеров и участников, которые действуют в 2024 году.
